Fortnox Enskild firma

Enskild näringsverksamhet är en företagsform där du som privatperson och ensam ägare driver och ansvarar för företaget. Det finns inte någon tydlig gräns mellan dig som ägare och företaget. En annan benämning på enskild näringsverksamhet är Enskild firma.

Egenföretagare kallas en person som driver enskild firma och är personligen ekonomiskt ansvarig för företagets skulder.

Här beskriver vi på en grundläggande nivå vanliga begrepp som förekommer för dig som företagare med enskild firma. 

Kvitto

Ett kvitto är en bekräftelse på att en person eller en organisation har betalat för en vara eller tjänst. Kvittot kan både vara i pappersform och digitalt. Om köparen vill använda sin garanti eller byta varan kan kvittot användas som bevis för köpet. Om du som företagare har gjort ett inköp är kvittot underlaget till bokföringen.

Vad ska ett kvitto innehålla för att vara giltigt?

- Datum när verifikationen upprättades
- Datum när affärshändelsen ägde rum
- Vad avser affärshändelsen 
- Vilket belopp avser köpet
- Vilka köpare och säljare som är inblandade
- Vilka dokument som har legat till grund för affärshändelsen och var originalhandlingarna förvaras (om den inte finns bland verifikationerna)
- Verifikationsnummer eller något annat identifikationstecken 

Fullständig information gällande vilka uppgifter som ett kassakvitto ska innehålla kan du läsa om i Skatteverkets föreskrifter. 

Spara dokument 

Kvittot ska sparas i den form du fick det. Mottogs kvittot i digital form, så ska det sparas i digital form och kvittot kopplas till en verifikation för att styrka att affärshändelser har skett. Ett kvitto i pappersformat fotar/scannar du enklast och kopplar sedan ihop bilden med affärshändelsen i bokföringen. Originalkvittot ska sparas i 3 år och den digitala versionen i 7 år. Originalkvitton sparas enklast i en låda eller pärm där de är sorterade i kronologisk ordning.

Kvittot ska bokföras omgående och om det är kontant betalt så ska kvittot bokföras senast nästa dag.

Så här gör du

Här kan du läsa mer om hur du hanterar dina kvitton i Fortnox: Kom igång med Kvitto & Utlägg‍

Verifikation

En verifikation är den handling som bevisar att en affärshändelse ägt rum. Verifikationer kan bestå av kvitton, fakturor, bankbesked, löneutbetalningar eller annat både fysiskt och elektroniskt dokument.

Nedan visar vi ett exempel på hur bokföringen för ett inköp av kontorsmaterial skulle kunna se ut i Fortnox.

Så här gör du

Läs om hur du skapar en verifikation i Fortnox här: Skapa verifikation‍ 

Hur du digitalt kopplar ett underlag till verifikatet kan du läsa mer om här: Koppla bild till verifikation

Bokföringsmetod

Det finns olika sätt att bokföra på, faktureringsmetoden eller kontantmetoden. Läs mer här om hur du väljer bokföringsmetod för ditt företag: Att välja bokföringsmetod - Faktureringsmetoden eller kontantmetoden?‍ 

Leverantörsfaktura

När du köpt varor eller tjänster av en leverantör eller säljare utfärdar denne en så kallad leverantörsfaktura för att debitera dig för detta. Leverantörsfakturan kan var digital eller i pappersform. Samma regel vad gäller förvaring gäller fakturor som för kvitton.

Nedan visar vi ett exempel på hur bokföringen för uppbokningen av din mobilfaktura skulle kunna se ut. Din månatliga faktura på 425 kr inklusive moms för företagsmobilen (operatörens trafikavgifter) anländer och ska bokföras så här:

Nu har du bokfört din skuld till leverantören, momsfordran till Skatteverket samt kostnaden. När fakturan är betald ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.

Skulden är nu borttagen och pengarna har lämnat företagets bankkonto.

Så här gör du

Läs om hur du skapar en leverantörsfaktura i Fortnox här: Skapa leverantörsfaktura‍ 

Hur du digitalt kopplar ett underlag till din leverantörsfaktura kan du läsa mer om här: Skicka in bilder på leverantörsfakturor ‍

Kundfaktura

En faktura är ett elektroniskt eller fysiskt dokument som innehåller ett skriftligt krav på betalning. När affärer görs mellan privatpersoner kan det räcka med ett kvitto, men alla affärshändelser mellan två företag måste ha en tillhörande, fullständig faktura. Vanligtvis fakturerar man från ett affärssystem, där man även hanterar sin bokföring. 

Nedan visar vi ett exempel på hur bokföringen för uppbokningen av en kundfaktura skulle kunna se ut i Fortnox.

De fakturor du skickar till kund för varor och tjänster bokförs som en fordran på kunden och som en momsskuld till Skatteverket. I vårt exempel har du sålt en skrivare till kunden och även hjälp till att installera den. Du ska därför ha betalt för både skrivaren (varan, 6 000 kr) och installationen (tjänsten, 1 000 kr).

Nu har du bokfört din fordran på kunden och momsskulden till Skatteverket. När kunden betalat fakturan ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.

Så här gör du

Läs om hur du skapar en faktura till dina kunder i Fortnox här: Skapa faktura - kundfaktura‍ 

Sker din försäljning till privatpersoner så är det viktigt att tänka på att ha en prislista/pris inklusive moms och sker försäljningen till företag så har man en prislista/pris exklusive moms.

När din kund har betalat sin faktura så kan du här se hur du hanterar inbetalningen: Registrera betalda kundfakturor‍

Moms

Moms, mervärdesskatt,  är en statlig skatt som betalas vid köp av varor och tjänster. I Sverige varierar momssatsen för olika varor och tjänster. I de flesta fall är momsen 25 procent med det finns även momssatser på 12 och 6 procent. 

Moms delas upp i ingående moms och utgående moms. Utgående moms är moms som företag lägger på varor och tjänster som säljs till kunder. När företag köper in en vara eller tjänst betalar man ingående moms. 

När du startar ditt företag ska du anmäla det till Skatteverket så att du blir momsregistrerad, du får då ett momsregistreringsnummer. Momspliktiga företag ska redovisa moms enligt bokslutsmetoden eller faktureringsmetoden och lämnar momsdeklaration till Skatteverket. Det är skillnaden mellan ut- och ingående moms som antingen ska betalas in eller fås tillbaka. Beroende på företagets omsättning görs momsredovisning månadsvis, kvartalsvis eller en gång per år.

Nedan följer ett exempel på hur ett inköp med utgående moms skulle kunna se ut.

Kvitto på inköp för företag som är momspliktigt, kontorsmaterial 100 kr, papper 80 kr och moms 20 kr:

Är du inte momspliktig så ska du inte bokföra momsen utan hela köpet blir ett inköp och ett betalningssätt. Se exempel:

Kvitto på inköp för företag som är ej momspliktigt kontorsmaterial 100 kr , papper 80 kr och moms 20 kr bokför så här:

Så här gör du

Du kan läsa om hur du hanterar moms i Fortnox här: Skapa momsrapport‍ 

Lön enskild firma - egna uttag

Eftersom din privata ekonomi inte är separerad från företagets i enskild näringsverksamhet kan du aldrig betala ut lön till dig själv på samma sätt som om du haft ett aktiebolag. De pengar du tar ut från företaget kallas istället för egna uttag. Det betyder att du har full frihet att föra över pengar från företagskontot till ditt transaktionskonto eller ta ut kontanter för privata utgifter med firmakortet.

Du bokför alla egna uttag som kapitaluttag och ska inte betala skatt på själva uttagen som om de vore lön. Det du beskattas för – och som är underlag för preliminärskatten – är alltid verksamhetens resultat. Resultatet är intäkter – kostnad och det påverkas inte av dina egna uttag.

Nedan följer ett exempel på hur en bokföringstransaktion för eget uttag skulle kunna se ut i Fortnox: 

Du har tagit ut 10 000 kr från ditt företag:

‍ 

Förutom inkomstskatt betalar enskilda näringsidkare även egenavgifter. Dessa delas upp inom exempelvis sjukförsäkringsavgift, ålderspensionsavgift och föräldraförsäkringsavgift. En allmän löneavgift som går direkt till statskassan ingår också. De olika avgifterna har under åren varierat men sammanlagt har egenavgifterna varit strax under 29% sedan 2016. 

Skattemässigt räknas dessa egenavgifter som en kostnad i din verksamhet, men innan skatteberäkningen är klar är det svårt att avgöra hur stora egenavgifterna blir för beskattningsåret. Du får därför göra ett schablonavdrag för beräknade egenavgifter i din NE-bilaga. För dig som betalar full egenavgift är schablonavdraget 25 %. Är du äldre än 65 är dock både egenavgifterna och schablonavdraget lägre.

Observera att egenavgifter inte ska bokföras, eftersom de inte räknas som skatter som tillhör näringsverksamheten, utan tillhör dina privata inkomstskatter. Om både du och din make ska beskattas för näringsverksamhetens överskott ska avdrag för egenavgifter beräknas för var och en av er.

Du får när du vill som ägare i en enskild firma göra en egen insättning. Du lägger in egna pengar i ditt företag. Pengarna ökar ditt egna kapital och du kan använda pengarna i ditt företag för tex investeringar eller inköp.

En egen insättning i en enskild firma ska bokföras som en affärshändelse. I exemplet nedan så sätts det in 10 000 kr på ert bankkonto.

Övrigt

F-skatt
Bedriver du en enskild näringsverksamhet är du som regel godkänd godkänd för F-skatt. Detta innebär att det är du själv som företagare som ansvarar för att betala in skatter och sociala avgifter (egenavgifter) på ersättning för utfört arbete. 
Ansök om F-skatt här: Starta enskild näringsverksamhet och ansök om F-skatt

FA-skatt
Bedriver du både näringsverksamhet och har anställningsinkomst behöver du godkännas för både F-skatt och A-skatt. Det innebär att du blir godkänd för F-skatt med villkor (så kallad FA-skatt). Läs mer om FA-skatt på Skatteverkets hemsida här: FA-skatt

Försäkring
Se till att ha rätt försäkringar för att skydda dig, ditt företag och dina anställda. Läs mer om de vanligaste försäkringarna här: Försäkringar för ditt företag

Sjukdom
Du som bedriver enskild firma har möjlighet att få sjukpenning. Du kan läsa om vilka krav som finns samt hur du går tillväga hos Försäkringskassan här: Sjukpenning för dig med enskild firma

Karens
Karensdagar är dagar i början av en sjukskrivning då man inte får ersättning. Som egenföretagare har du möjlighet att välja hur många karensdagar du vill ha. Om du inte gör något aktivt val har du automatiskt 7 karensdagar.

Kassaregister
Företag som säljer varor eller tjänster som betalas kontant till ett belopp som överstiger 4 prisbasbelopp per år måste ha ett godkänt kassaregister av skatteverket. Läs mer om kassaregister på Skatteverkets hemsida.

Webbdomän
En webbdomän är som en gatuadress på internet som gör det möjligt att hitta till din hemsida. Exempel på domännamn är “fortnox.se”. Det är viktigt att du syns på internet, läs mer om webbdomäner här: Internetstiftelsen  

Årsbokslut
Som enskild näringsidkare så ska du göra ett förenklat årsbokslut som används som underlag till deklarationens siffror. Läs mer om hur du hanterar detta här: Deklarera enskild näringsverksamhet

NE-bilaga
Det är viktigt att deklarera en NE-bilaga (näringsbilaga enskild firma) tillsammans med din privata inkomstdeklaration. I samband med detta lämnar du även in din momsrapport om du har årsmoms. Läs mer om NE-bilagan här: Instruktion fylla i NE-bilaga