Fakturering Mini

I Fakturering Mini kan du jobba både på webben och i appen. Fakturorna skickas alltid med Fakturaservice med automatiska påminnelser.

Vi hjälper dig att pricka av och bokföra betalningen när din kund betalar fakturan. Läs mer om hur Fakturaservice fungerar här: Faktura- & Betaltjänster.

Du som har samarbete med en byrå kan läsa om det längst ner i avsnittet.

Aktivering och behörighet

För att kunna använda Fortnox Fakturering Mini behöver du först beställa Fakturering Mini. För att beställa Fakturering Mini behöver du vara systemadministratör ‍och du kan inte redan ha en KF-licens på ditt abonnemang. 

• Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och välj sedan Tilläggsbeställning.
• Välj sedan Fakturering Mini och klicka på Beställ.

När du har beställt Fakturering Mini behöver du tilldela behörighet till tjänsten. 

• Klicka på ditt företagsnamn längst upp till höger i programmet och välja Administrera användare.
• Klicka på ikonen för Fakturering Mini i kolumnen Program/behörighet för att tilldela behörigheten. Det är den användare som har behörighet till Fakturering Mini och som kan skapa fakturor.

Kom igång

För att kunna börja arbeta i produkten behöver du gå igenom en enklare guide som du når genom att logga in på Fortnox.se på webben. 

• Klicka på Fakturering Mini i menyn för att komma åt guiden.
• Klicka på den gröna knappen Kom igång för att starta guiden.
• När du har genomfört guiden kan du antingen ladda ner appen eller använda webbvyerna för Fakturering Mini.

Fakturering Mini på webben

Kunder

1. Tryck på Kunder för att komma till ditt kundregister.

2. För att lägga till en ny kund i ditt register klickar du på den gröna knappen Skapa kund.

3. Välj om kunden är en privatkund eller företagskund.

4. Fyll i de uppgifter som du önskar. Fyller du i organisationsnummer på en företagskund hämtas företagsnamn och adressuppgifterna upp automatiskt. När du är färdig klickar du på Skapa kund.

Redigera kund

För att redigera inställningar på en kund väljer du aktuell kund i kundregistret, ändrar de inställningar du önskar och trycker på Spara. 

Artiklar

1. Välj Artiklar, så kommer du till ditt artikelregister.

2. För att lägga till en ny artikel i ditt register klickar du på den gröna knappen Skapa artikel.

3. Välj om din artikel är en vara eller tjänst.

4. Fyll sedan i en benämning på din artikel, pris exklusive moms samt enhet.

Om din artikel är av typen vara har du möjlighet att markera den som lagervara och fylla i antal du har på lager. Observera att ifall du även har en aktiv lagerlicens så kan antal inte justeras manuellt, utan behöver göras via en inleverans eller inventering.

Redigera artikel

För att redigera inställningar på en artikel väljer du aktuell artikel i artikelregistret, ändrar de inställningar du önskar och trycker på Spara.

Hantera faktura

Nedan beskrivs de åtgärder som kan göras i webben för fakturor skickade via Fakturaservice.

Registrera betalning

Har du fått betalt på ett annat sätt än vad som anges i fakturan kan du registrera betalningen manuellt.

1. Öppna den faktura du vill registrera betalningen för och klicka på Hantera.

2. Klicka på Registrera inbetalning.

3. Registrera en del- eller slutbetalning.

4. Om det tillkommit avgifter behöver du välja om du ska betala dem själv eller om kunden ska stå för avgifterna (isåfall skickas en extra faktura ut).

Kreditera faktura

Du kan helkreditera en faktura som är obetald. I samband med att du väljer att klicka på Skicka, skapas och skickas automatiskt en kreditfaktura som kvittas mot debetfakturan och båda sätts som slutbetalda.

1. Öppna den faktura du vill kreditera och klicka på Hantera.

2. Klicka på Skapa kreditfaktura.

3. Klicka på Skicka.

Pausa fakturan

Om du vill pausa hanteringen av en faktura kan du göra det upp till 60 dagar, så länge fakturan är pausad kommer inga nya krav att skickas till din kund. Du kan inte avbryta en pågående paus, däremot är det möjligt att förlänga pausen.

1. Öppna den faktura du vill pausa och klicka på Hantera.

2. Klicka på Pausa faktura.

3. Välj vilket datum du vill pausa fakturan till.

4. Klicka på Pausa.

Skicka om faktura

Om du behöver skicka om din faktura kan du göra det en gång.

1. Öppna den faktura du vill skicka om och klicka på Hantera.

2. Klicka på Skicka om faktura.

3. Klicka på Skicka om.

Årsomföra faktura

Om du använder kontantmetoden som faktureringsmetod så har du möjlighet att årsomföra obetalda fakturor vid bokslut.

1. Öppna den faktura du vill årsomföra

2. Klicka på Årsomför.

Fakturering Mini i appen

Här kan du läsa mer om hur appen fungerar generellt: Fortnox App

Observera att Fakturering Mini har begränsningar som du behöver ha i åtanke. Du kan läsa om det längre ner under rubriken Begränsningar.

Hantera faktura

Nedan beskrivs de åtgärder som kan hanteras i appen för fakturor skickade via Fakturaservice.

Registrera betalning

1. Öppna den faktura du vill registrera betalningen för och klicka på Hantera.

2. Klicka på Registrera inbetalning

3. Registrera en del- eller slutbetalning.

4. Om det har tillkommit avgifter behöver du välja om du ska betala dem själv eller om kunden ska stå för avgifterna (isåfall skickas en extra faktura ut).

Pausa faktura

Om du vill pausa hanteringen av en faktura kan du göra det upp till 60 dagar, så länge fakturan är pausad kommer inga nya krav att skickas till din kund. Du kan inte avbryta en pågående paus, däremot är det möjligt att förlänga pausen.

1. Öppna den faktura du vill pausa och klicka på Hantera

2. Klicka på Pausa faktura

3. Välj vilket datum du vill pausa fakturan till

Kreditera faktura

Du kan helkreditera en faktura som är obetald. I samband med att du väljer att klicka på Skicka kreditfaktura skapas och skickas automatiskt en kreditfaktura som kvittas mot debetfakturan och båda sätts som slutbetalda.

1. Öppna den faktura du vill kreditera och klicka på Hantera

2. Klicka på Skapa kreditfaktura

3. Klicka på Skicka kreditfaktura

Skicka om faktura

Om du av någon anledning behöver skicka om din faktura kan du göra det en gång via appen.

1. Öppna den faktura du vill skicka om och klicka på Hantera

2. Klicka på Skicka om

3. Klicka på Skicka faktura

Årsomföra faktura

Om du använder kontantmetoden som faktureringsmetod så har du möjlighet att årsomföra obetalda fakturor vid bokslut.

1. Öppna den faktura du vill årsomföra.

2. Klicka på Årsomför.

Begränsningar

I Fortnox Fakturering Mini finns följande begränsningar:

• Endast stöd för momstyp SE
• Endast stöd för SEK
• Endast stöd för momssatserna 0, 6,12 och 25%.
• Endast stöd för helkreditering.
• Endast stöd för att kreditera en befintlig faktura. 
• Endast stöd för distributionssätt e-post. Har du ett byråsamarbete så kan byrån aktivera även e-faktura.
• Inget stöd för husarbete
• Inget stöd för fakturaköp 

Fakturering Mini vid byråsamarbete

Om du som använder Fortnox Fakturering Mini har ett samarbete med en byrå så har byrån tillgång till all funktionalitet som ingår i Fortnox Fakturering och kan ändra på inställningar som det inte finns stöd för i Fortnox Fakturering Mini. 

Det finns ett par saker att ha i åtanke vad det gäller inställningar och hantering av fakturor som är skapade eller redigerade i Fortnox Fakturering och som öppnas upp i Fortnox Fakturering Mini.

Inställningar i kundregister

Att tänka på gällande ändrade inställningar på kund i Fortnox Fakturering:

• Förvalt försäljningskonto på kund används inte då faktura skapas från Fortnox Fakturering Mini
• Förvald frakt- och/eller fakturaavgift på kund används inte då faktura skapas från Fortnox Fakturering Mini
• Förvald prislista på kund används i Fortnox Fakturering Mini även om inställningen endast kan ändras i Fortnox Fakturering. Notera att om en artikel har ett annat pris på en faktura än vad som visas i artikelregistret i Fortnox Fakturering Mini så är det för att priset på artiklarna i artikelregistret i Fortnox Fakturering Mini baseras på förvald prislista i “allmänna inställningar” och fakturan hämtar pris från förvald prislista på kunden i kundregistret i Fortnox Fakturering.   

Allmänna inställningar

Att tänka på gällande ändrade allmänna inställningar i Fortnox Fakturering:

• Förvald frakt- och/eller fakturaavgift i Inställningar i Fortnox Fakturering används inte då faktura skapas från Fortnox Fakturering Mini
• Om förenklad momshantering inte är aktiverad i Fortnox Fakturering så går det bara att välja den momssats som är förvald i inställningar i Fortnox Fakturering. Läs mer här om hur du aktiverar förenklad momshantering

Fakturautkast

Att tänka på gällande fakturautkast som är skapade/redigerade i Fortnox Fakturering:

I ett fakturautkast som är skapat/redigerat i Fortnox Fakturering och som sen öppnas upp i Fortnox Fakturering Mini på webben så går det ej att ändra kund, rabatt eller artikelrader. Resterande inställningar och åtgärder fungerar likadant som om fakturan hade skapats i Fortnox Fakturering Mini.

I ett fakturautkast som är skapat/redigerat i Fortnox Fakturering och som sen öppnas i Fortnox Fakturering Mini i appen är det endast summeringsvyn som visas. De inställningar och åtgärder som finns där fungerar likadant  som om fakturan hade skapats i Fortnox Fakturering Mini.

Undantag 

Utkast av följande typ av fakturor, som öppnas upp i webbvyerna eller i appen för Fortnox Fakturering Mini, går varken att redigera eller utföra åtgärder på:

• Kreditfakturor
• Kontantfakturor
• Fakturor med husarbete
• Fakturor med annan valuta än SEK
• Fakturor med annan momstyp än SE
• Fakturor med annan moms än 0, 6, 12, 25% på artikelraderna

Obetalda/delbetalda fakturor

Att tänka på gällande obetalda/delbetalda fakturor som är skapade/redigerade i Fortnox Fakturering:

För obetalda/delbetalda fakturor som är skapade/redigerade i Fortnox Fakturering och som sen öppnas upp i appen eller i webbvyerna för Fortnox Fakturering Mini, gäller dessa begränsningar:

• Det går inte att skapa kreditfaktura
• Fakturor med husarbete är helt låsta
• Fakturor som är bokförda, men inte skickade, går inte att skicka från webbvyerna/appen