US English (US)
SE Swedish
  • Gå till fortnox.se
Swedish
US English (US)
SE Swedish
  • Hem
  • Fortnox Kvitto & Utlägg

Fortnox Kvitto & Utlägg

Updated at April 25th, 2022

Contact us

If you still have questions or prefer to get help directly from an agent, please submit a request.
We’ll get back to you as soon as possible.

Please fill out the contact form below and we will reply as soon as possible.

  • Fortnox Bokföring
    Bokföring Bokföring Attest & Läs Verifikationer Moms Kontoplan Periodisering SIE-filer Projekt Rapporter & behandlingshistorik Leverantörsfakturor Dagskassa Leverantörsregister Leverantörsfakturaattest Övrigt Inställningar
  • Fortnox Fakturering
    Hantering Fortnox app E-faktura Husarbete Inbetalning Register Import & Export Utskriftsmallar Rapporter Inställningar Övrigt
  • Fortnox Lön
    Systemdokumentation Ny i Lön Arbetsgivarintyg Lön Personlig Lön Mini Lönekörning Attest Personal Semesterhantering Kalendarium Inställningar Arbetsgivaravgift och arbetsgivardeklaration Bokföringsunderlag Import & Export Lönearter och beräkningar Fora Collectum Korrekt skatteavdrag Rapporter Statistikrapportering Övrigt Frågor & svar Fortnox Lön Avtal
  • Fortnox Offert & Order
    Offert Order Gemensamt Inställningar
  • Fortnox Digital byrå
    Uppdrag och Aktiviteter Tjänster Klienter Inställningar Meddelande Bokslut & Skatt Frågor och Svar Bokslut & Skatt
  • Fortnox Tid
    Fakturera tid Registrera tid Inställningar Kopplingen Tid-Lön Övrigt Fortnox App
  • Kvitto & Resa
    Kom igång Inställningar Administratör Administratör Anställd Kvitto & Resa Plus Felsökning Systemdokumentation Övrigt
  • Fortnox Lager
    Inställningar & Rapporter Inköp Leveranser & inventering Strukturartiklar Övrigt
  • Fortnox Anläggningsregister
    Tillgångar Avskrivning Inställningar Övrigt
  • Fortnox Arkivplats
    Hantering Filhantering Inställningar Övrigt
  • Fortnox Autogiro
    Medgivanden Betalningsuppdrag Filhantering Inställningar
  • Fortnox Bolagshanterare
  • Fortnox Klienthanterare
    Klienter Konsulter
  • Fortnox Skolstöd
    Hantering Inloggning
  • Mitt abonnemang och avtal
    Administration Inloggning FAQ
  • Fortnox Administration
    Felmeddelanden Meddelanden Behörigheter i Fortnox program Brexit GDPR Administration Tekniskt Inloggning Övrigt
  • Bankkopplingar
    Kom igång Generellt Utbetalningar Kontoavstämning Inbetalningar Löneutbetalningar Autogiro
  • Kopplingar och blanketter
    Digitala kopplingar Manuella kopplingar
  • Byt till Fortnox
    Byt till Fortnox Hjälp för att ta ut rätt information
  • Faktura- & betaltjänster
    Sälja fakturor Fakturaservice Betalservice Kontoutdrag Inställningar Påminnelseservice PSD2
  • FAQ - Vanligaste frågorna
    Fortnox Bokföring Fortnox Fakturering Fortnox Offert & Order Fortnox Lön Fortnox Bankkopplingar Fortnox Faktura- & betaltjänster Fortnox Digital byrå Fortnox Klienthanterare Fortnox Skolstöd Fortnox Arkivplats Fortnox Autogiro Fortnox Anläggningsregister
  • Felsökningsguider
    Hjälp till felsökning - Bokföring Hjälp till felsökning - Lön Hjälp till felsökning - Fakturering Hjälp till felsökning - Administration Hjälp till felsökning - Bank
  • Kom igång-guider
    Kom igång Guide - Program Kom igång Guide - Tjänster Arbeta effektivare med leverantörsfakturor
  • Kontantmetoden i Fortnox
    Kundfakturor Leverantörsfakturor Gemensamt
  • Nyheter i Fortnox
    2021 2020 2022
  • Fortnox Ordlista
    Fakturering Bokföring Övrigt
  • Fortnox Tips & Trix
    Bokföring Fakturering Lön Övrigt
  • Fortnox Resa
  • Webbläsare
  • Fortnox Kvitto & Utlägg
  • Fortnox Lagerbolag
  • Fortnox Enskild firma
  • Fortnox Bokslut & Skatt
+ Fler

Registrera dina kvitton och utlägg i Fortnox Kvitto & Utlägg, som kan användas tillsammans med både Fortnox Lön och Fortnox Bokföring. Licensen för Kvitto & Utlägg är kostnadsfri, du betalar endast 4,90 kr per registrerat kvitto.

Allmänt

  • Endast kvitton i Svenska kronor kan registreras.
  • För att kunna använda utläggsdelen av Fortnox Kvitto & Utlägg behöver du vara upplagd som anställd i Fortnox Lön och din användare måste vara kopplad mot denna under Administrera användare‍.
  • För att kunna använda företagsköp så måste en verifikationsserie vara satt för Kvitton. Läs mer här: Verifikationsserie för kvitton
  • Administratören som hanterar bokföringsförslag från en användare måste ha licensen för Kvitto & Utlägg samt behörighet att bokföra.

Aktivering och behörighet

Fortnox Kvitto & Utlägg beställer du som är administratör‍ genom att klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och sedan Tilläggsbeställning.

Välj sedan Fortnox Kvitto & Utlägg och klicka på Beställ.

När du har beställt Fortnox Kvitto & Utlägg behöver du tilldela behörighet till tjänsten. Detta gör du genom att klicka på ditt företagsnamn längst upp till höger i programmet och väljer Administrera användare‍.

Klicka på ikonen för Kvitto & Utlägg (Ku) i kolumnen Program/behörighet för att tilldela behörigheten. Det är de användare som har behörighet till Kvitto & Utlägg som kan registrera i Fortnox App.


Administrera Fortnox Kvitto & Utlägg

För Fortnox Kvitto & Utlägg finns det flera möjligheter att ställa in vilka typer av kvitton du ska få lov att skicka in. Registrera utlägg via app innebär att du har betalat med privata pengar och ska ha dessa återbetalda på kommande lön i Fortnox Lön.

Alternativet Registrera företagsköp via app innebär att du har använt företagets pengar för inköpet och att kvittot ska bokföras. 

Skulle du varken ha Fortnox Kvitto & Utlägg licensen eller någon av inställningarna påslagna så kommer ikonen ändå att visas och fotot på kvittot kommer att skickas till Arkivplatsen så att det blir tillgängligt för manuell utläggshantering i Fortnox Bokföring.


Inställningar för Personligt utlägg

När användaren tagit ett foto på sitt kvitto tolkas det och systemet föreslår en utläggskategori, dessa kategorier hämtas från Fortnox Lön så om någon av dessa behöver korrigeras görs detta under kugghjulet (Inställningar) - Lön och alternativet Utlägg. 

Inställningar för Företagsköp

Vid företagsköp efterfrågas om kort eller kontanter använts vid inköpet. Detta är för att det korrekta kostnadskontot ska kunna användas vid bokföringen. Denna inställning görs under kugghjulet - Bokföring och Förvalda konton. Om användaren har bokföringslicens och rättigheten att skapa verifikat så kommer kvittot att bokföras direkt från appen. Skulle användaren inte ha bokföringslicens eller rättighet att skapa verifikat så kommer underlaget att skickas som ett kort på förstasidan av appen till den användare som har dessa rättigheter.  



Använda Fortnox Kvitto & Utlägg

Registreringen av dina kvitton gör du snabbt och enkelt i Fortnox app.

Du hittar tjänsten genom att klicka på ikonen Kvitto när du öppnat menyn i plus-tecknet. Kvitto-ikonen rymmer många funktioner så beroende på vilka licenser du har samt vilka inställningar din användare har kommer du att få olika valmöjligheter. Kontakta administratören av ditt konto så hjälper de dig att få de alternativ du behöver.

Registrera ett kvitto

Innan registreringen börjar behöver du välja vilken typ av dokument du vill rapportera in till Fortnox.

I det här hjälpavsnittet beskriver vi vad som händer när du klickar på Kvitto-ikonen, för att få reda på hur Leverantörsfakturor fungerar, läs mer här: Skicka in bilder på leverantörsfakturor ‍ 
Om du bara vill skicka in ett dokument till Arkivplatsen för att till exempel göra det tillgängligt i Bokföring så använder du alternativet Annat.

När du klickat på Kvitto-ikonen öppnas kameran automatiskt på din telefon, det är viktigt att hela kvittot kommer med på fotot och det är viktigt att säkerställa att ljuset är tillfredsställande för att kvaliteten på fotot blir bra, så att den automatiska kvittotolkningen fungerar.

När du är nöjd med bilden klickar du på knappen Fortsätt alternativt väljer vilken typ av dokument du tagit fotot på.

Beroende på vilka inställningar du har så ser kommande vyer lite olika ut.

Registrera Personligt utlägg

Bilden du tagit på kvittot kommer nu att tolkas automatiskt.

Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering av informationen på kvittot.

Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms, även kvittots övriga information tolkas och en utläggskategori föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till utlägget innan du skickar in, då detta skickas med till Fortnox Lön och efter lönekörningen är gjord, till bokföringen.

När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen Skicka in, du kan naturligtvis även ändra alla uppgifterna som syns på skärmen. 

När du klickat på Skicka in återfinns uppgifterna i kalendariet i Fortnox Lön.


Redigera/se utlägget i Fortnox Lön

Beroende på vilka andra licenser och rättigheter du har i Fortnox så kan antingen du själv eller din administratör se de uppgifter du skickat in via appen i kalendariet i Fortnox Lön. Här kan eventuella ändringar göras. När lönekörningen genomförs betalas ditt utlägg och övriga ersättningar ut på din lön.

I kolumnen Skapad av framgår det om registreringen är gjord via kalendariet i Lön (KAL) eller via Fortnox Kvitto & Utlägg (RES).


Registrera Företagsköp via app

Bilden du tagit på kvittot kommer nu att tolkas automatiskt.

Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering. Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms, även kvittots övriga information tolkas och ett bokföringskonto föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till inköpet innan du skickar in, då detta skickas med till Fortnox Bokföring och hamnar på verifikatet.

Det är även viktigt att du väljer om du använt företagets kort alternativt kontanter eftersom detta kommer att skickas med till bokföringen.

När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen bokför, du kan naturligtvis även ändra alla uppgifterna, inklusive bokföringskonto.


När du klickat på Bokför får du en bekräftelse på att bokföringsverifikatet är skapat.

Administrera inskickade bokföringsförslag

Om det finns användare som gör Företagsköp och registrerar sitt kvitto via appen (om de saknar behörighet att bokföra) så kommer kvittot inklusive bokföringsförslag att skickas till dig som administratör. När användaren skickar in kvittot så kommer det att dyka upp som ett kort på appens förstasida.

När du klickat på kortet kommer du till en lista på de kvitton som behöver hanteras.

På varje rad finns information såsom beskrivning samt tolkade uppgjfter som användaren har godkänt. Det kan även hända att användaren i fråga inte har all information som krävs för att bokföra och då måste den fyllas i innan du kan bokföra. Det framgår även vilken användare det som skickat in bokföringsförslaget.

När du är nöjd med informationen så klickar du på Bokför och får en bekräftelse på att verifikatet är skapat.


Registrera Företagsköp via app om du inte har behörighet att bokföra 

Bilden du tagit på kvittot kommer att tolkas automatiskt.

Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering. Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms, även kvittots övriga information tolkas och ett bokföringskonto föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till inköpet innan du skickar in, då detta skickas med till den som ska bokföra.

Det är även viktigt att du väljer om du använt företagets kort alternativt kontanter eftersom detta kommer att skickas med till bokföringen.

När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen skicka in, du kan naturligtvis även ändra alla uppgifterna, inklusive bokföringskonto.


Projekt och / eller kostnadsställe

Om projekt och kostnadsställen är aktiverade och finns upplagda så kan de läggas till när kvittot bokförs eller skickas till Lön. I kontoplanen går det att ställa in föreslagna projekt eller kostnadsställen knutna till ett bokföringskonto, projektet eller kostnadsstället visas då direkt efter tolkningen, naturligtvis går det bra att ändra detta till ett mer passande projekt eller kostnadsställe vid behov.



Dela kvitton till Fortnox app

Om du får dina kvitton digitalt till exempel till en digital brevlåda så kan du enkelt ladda ner en kopia från brevlådan och dela kopian med Kvitto & Utlägg i Fortnox app. Öppna pdf:en med Fortnox app. Detta kan se lite olika ut på olika telefoner, men om du klickar på pdf:en brukar du kunna välja “Öppna med”, “Dela en kopia” eller liknande. Välj Fortnox så kommer PDF:en att läsas in och tolkas när du följer instruktionerna på skärmen.

Om valet att öppna med Fortnox inte dyker upp när du klickar på pdf:en i mailet, kan detta bero på en inställning du har i din telefon att alltid använda ett visst program för att öppna pdf:er. När pdf:en har öppnats brukar det finnas ett val någonstans i programmet att öppna eller dela pdf:en med ett annat program, och där kan du då välja Fortnox. Du väljer sedan vilken typ av dokument du laddar upp, kvittot tolkas och du har möjlighet att korrigera samt exempelvis lägga till mer information om anledningen till inköpet.


Kvitto & Utlägg i Arkivplats

Om du även har licens för Arkivplats kommer du att hitta en ny mapp under inbox som heter Kvitto & Utlägg. I denna mapp ligger utläggskvitton i väntan på att nästa lönekörning ska göras. Det är även här en bild hamnar om den kopplas loss från ett verifikat, för att koppla bilden till ett annat verifikat (manuellt) så behöver den flyttas till inbox.verifikationer så blir den tillgänglig i Bokföring.


Eventuella felmeddelanden och lösningar

Det finns inga utläggskategorier upplagda.
Utläggskategorierna sätts upp i inställningarna för Fortnox Lön (kugghjulet uppe till höger på skärmen). Kategorierna används för att användaren ska få en bättre benämning som överensstämmer med typen av inköp. Denna benämning kopplas mot ett bokföringskonto när lönekörningen görs. Undvik helst att sätta upp flera kategorier med samma bokföringskonto då tolkningen inte vet vilken kategori som passar bäst.


Verifikationsserie för kvitton saknas.
För att det ska gå att bokföra ett kvitto måste en verifikationsserie för kvitton ställas in. Detta görs i inställningarna för Fortnox Bokföring (kugghjulet uppe till höger på skärmen). Längst ner till höger finns Kvitton och där väljs den serie som önskas. Observera, verifikationsserierna gäller per räkenskapsår så denna inställning kan behöva göras årligen om kontoplanen inte kopieras i samband med nyskapande. 


Räkenskapsår saknas för valt datum.
För att kunna bokföra, oavsett om det gäller kvitton eller andra händelser så krävs ett räkenskapsår. För mer information om hur ett nytt år skapas, klicka här: Skapa räkenskapsår‍ 


Valt bokföringskonto är inaktivt.
Eftersom kvittotolkningen endast föreslår aktiva konton uppstår detta fel om någon inaktiverar bokföringskontot efter tolkningen har skett. Denna inställning görs i Register - Kontoplan där du väljer respektive bokföringskonto och Aktivera. Ett annat sätt att komma runt problemet är att helt enkelt välja ett annat konto.


Valt datum är i en låst period.
För att undvika sena ändringar i bokföringen kan man sätta antingen en personlig eller en företagsövergripande låsperiod. Här finns mer information om dessa inställningar: Inställningar - Låsning av period‍ 


Valt bokföringskonto kräver transaktionsinformation.
Valt bokföringskonto kräver projekt.
Valt bokföringskonto kräver kostnadsställe.

Ovanstående felmeddelanden härrör från kontoplanens inställningar där respektive bokföringskonto kan ställas in att kräva, tillåta eller ej tillåta projekt, kostnadsställe samt transaktionsinformation.  


Kvittot har raderats, vänligen välj ett annat kvitto från listan.
samt
Kvittot hanteras av någon annan, vänligen välj ett annat kvitto från listan. 
Dessa felmeddelanden visas för dig som är administratör för Bokföring och det innebär att någon annan har hanterat det kvitto du vill bokföra. Gå tillbaka till startsidan i appen och välj ett annat kvitto. För att inget kvitto ska lämnas ohanterat låses hanteringen när en annan användare är inne och tittar på det.


QR-koder för att ladda ner appen

Öppna mobilkameran och håll över QR-koden för att ladda ner appen.

App Store Google Play

 

utlägg kvitto inköp bokföra kvitto tolka tolkning företagsköp

Fick du den hjälp du sökte?

Ja
Nej
Fortnox Blogg

I vår blogg ger vi dig nya perspektiv, inspiration, ny kunskap och tips och råd inom digitalisering och företagande.

Fortnox Utbildningar

Här hittar du alla våra utbildningar, som hjälper dig att komma igång och jobba så effektivt som möjligt i Fortnox.

Relaterade artiklar

  • Ta bort eller ändra felaktig verifikation

Definition by Author

0
0
Expand