Fortnox Kvitto & Utlägg

Registrera dina kvitton och utlägg i Fortnox Kvitto & Utlägg, som kan användas tillsammans med både Fortnox Lön och Fortnox Bokföring. Licensen för Kvitto & Utlägg är kostnadsfri, du betalar endast 4,90 kr per registrerat kvitto.

Allmänt

• Endast kvitton i Svenska kronor kan registreras.
• För att kunna registrera privata utlägg via Fortnox Kvitto & Utlägg behöver du vara upplagd som anställd i Fortnox Lön och din användare måste vara kopplad mot denna under Administrera användare‍.
• För att kunna registrera företagsköp så måste en verifikationsserie vara satt för Kvitton. Läs mer här: Verifikationsserie för kvitton
• Administratören som hanterar bokföringsförslag från en användare måste ha licensen för Kvitto & Utlägg samt behörighet att bokföra.

Aktivering och behörighet

Fortnox Kvitto & Utlägg beställer du som är administratör‍ genom att klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och sedan Tilläggsbeställning.

Välj sedan Fortnox Kvitto & Utlägg och klicka på Beställ.

När du har beställt Fortnox Kvitto & Utlägg behöver du tilldela behörighet till tjänsten. Detta gör du genom att klicka på ditt företagsnamn längst upp till höger i programmet och väljer Administrera användare‍.

Klicka på ikonen för Kvitto & Utlägg (Ku) i kolumnen Program/behörighet för att tilldela behörigheten. Det är de användare som har behörighet till Kvitto & Utlägg som kan registrera i Fortnox App.

Behörigheter Fortnox Kvitto & Utlägg

För Fortnox Kvitto & Utlägg finns det flera möjligheter att ställa in vilka typer av kvitton du ska få lov att skicka in. 

Registrera utlägg via app innebär att du har betalat med privata pengar och ska ha dessa återbetalda på kommande lön i Fortnox Lön. Kvittot kommer att kopplas till rätt anställd och blir inskickat direkt till kalendariet. 

Registrera företagsköp via app innebär att du har använt företagets pengar för inköpet och att kvittot ska bokföras.
Här får du välja om en användare ska skicka sina kvitton för granskning eller kunna bokföra dem direkt.

Ta emot företagsköp för granskning innebär att du kan ställa in om användare ska kunna granska och bokföra de kvitton som skickas in. Användaren som har denna inställning kommer granska kvittona i Fortnox app eller via webben under Meny - Kvitto. 

Skulle du varken ha licensen Fortnox Kvitto & Utlägg eller någon av inställningarna påslagna så kommer ikonen ändå att visas och fotot på kvittot kommer att skickas till Arkivplatsen så att det blir tillgängligt för manuell utläggshantering i Fortnox Bokföring.

Inställningar för Personligt utlägg

När användaren tagit ett foto på sitt kvitto tolkas det och systemet föreslår en utläggskategori, dessa kategorier hämtas från Fortnox Lön så om någon av dessa behöver korrigeras görs detta under kugghjulet (inställningar) - Lön och alternativet Utlägg. 

Inställningar för Företagsköp

Vid företagsköp efterfrågas om kort eller kontanter använts vid inköpet. Detta är för att det korrekta kostnadskontot ska kunna användas vid bokföringen. Denna inställning görs under kugghjulet (inställningar) - Bokföring och Förvalda konton. Om användaren har bokföringslicens och rättigheten att skapa verifikat så kommer kvittot att bokföras direkt från appen. Skulle användaren inte ha bokföringslicens eller rättighet att skapa verifikat så kommer underlaget att skickas som ett kort på förstasidan av appen till den användare som har dessa rättigheter.  

Använda Fortnox Kvitto & Utlägg

Registreringen av dina kvitton gör du snabbt och enkelt i Fortnox app.

Du hittar tjänsten genom att klicka på ikonen Kvitto när du öppnat menyn i plus-tecknet. Kvitto-ikonen rymmer många funktioner så beroende på vilka licenser du har samt vilka inställningar din användare har kommer du att få olika valmöjligheter. Kontakta administratören av ditt konto så hjälper de dig att få de alternativ du behöver.

Registrera ett kvitto

Innan registreringen börjar behöver du välja vilken typ av dokument du vill rapportera in till Fortnox.

I det här hjälpavsnittet beskriver vi vad som händer när du klickar på Kvitto-ikonen, för att få reda på hur Leverantörsfakturor fungerar, läs mer här: Skicka in bilder på leverantörsfakturor ‍ 
Om du bara vill skicka in ett dokument till Arkivplatsen för att till exempel göra det tillgängligt i Bokföring så använder du alternativet Annat.

När du klickat på Kvitto-ikonen öppnas kameran automatiskt på din telefon, det är viktigt att hela kvittot kommer med på fotot och det är viktigt att säkerställa att ljuset är tillfredsställande för att kvaliteten på fotot blir bra, så att den automatiska kvittotolkningen fungerar.

När du är nöjd med bilden klickar du på knappen Fortsätt alternativt väljer vilken typ av dokument du tagit fotot på.

Beroende på vilka inställningar du har så ser kommande vyer lite olika ut.

Registrera Personligt utlägg till Fortnox Lön

Bilden du tagit på kvittot kommer nu att tolkas automatiskt.

Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering av informationen på kvittot.

Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms. Även kvittots övriga information tolkas och en utläggskategori föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till utlägget innan du skickar in, då detta skickas med till Fortnox Lön och efter lönekörningen är gjord, till bokföringen.

När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen Skicka in. Skulle det krävas någon korrigering så kan du naturligtvis ändra alla uppgifterna som syns på skärmen innan du skickar in.

När du klickat på Skicka in återfinns uppgifterna i kalendariet i Fortnox Lön.

Redigera/se utlägget i Fortnox Lön

Beroende på vilka andra licenser och rättigheter du har i Fortnox så kan antingen du själv eller din administratör se de uppgifter du skickat in via appen i kalendariet i Fortnox Lön. Här kan eventuella ändringar göras. När lönekörningen genomförs betalas ditt utlägg och övriga ersättningar ut på din lön.

I kolumnen Skapad av framgår det om registreringen är gjord via kalendariet i Lön (KAL) eller via Fortnox Kvitto & Utlägg (RES).

Privata utlägg till Lön Mini

För att kunna importera utlägg till Lön Mini så måste användaren ha aktiverat tjänsterna samt finnas upplagd som anställd i Lön Mini. När detta är slutfört kan den anställde skicka in sina privata utlägg i Fortnox App. 

Om den anställde har “person i personalregistret” på sin användare till följd av att den ligger upplagd som anställd i Lön så kommer utläggen som användaren skickar in att gå till Lön och inte Lön Mini. Tas “person i personalregistret” bort och användaren finns upplagd i Lön Mini så kommer utläggen istället att skickas till Lön Mini

När du väljer att importera ett privat utlägg så har du möjlighet att välja kategori. Denna kategori styr hur utlägget kommer bokföras. I Lön Mini bokförs kategorierna enligt nedan:

Registrera Företagsköp till bokföringen

Bilden du tagit på kvittot kommer nu att tolkas automatiskt.

Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering. Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms, även kvittots övriga information tolkas och ett bokföringskonto föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till inköpet innan du skickar in, då detta skickas med till Fortnox Bokföring och hamnar på verifikatet.

Det är även viktigt att du väljer om du använt företagets kort alternativt kontanter eftersom detta kommer att skickas med till bokföringen.

När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen bokför, du kan naturligtvis även ändra alla uppgifterna, inklusive bokföringskonto.

När du klickat på Bokför får du en bekräftelse på att bokföringsverifikatet är skapat.

Administrera inskickade bokföringsförslag

Om det finns användare som gör Företagsköp och registrerar sitt kvitto via appen (om de saknar behörighet att bokföra) så kommer kvittot inklusive bokföringsförslag att skickas till dig som administratör. När användaren skickar in kvittot så kommer det att dyka upp som ett kort på appens förstasida.

När du klickat på kortet kommer du till en lista på de kvitton som behöver hanteras.

På varje rad finns information såsom beskrivning samt tolkade uppgjfter som användaren har godkänt. Det kan även hända att användaren i fråga inte har all information som krävs för att bokföra och då måste den fyllas i innan du kan bokföra. Det framgår även vilken användare det som skickat in bokföringsförslaget.

När du är nöjd med informationen så klickar du på Bokför och får en bekräftelse på att verifikatet är skapat.

Granska kvitton i webbläsaren som en användare skickat in

Om du har behörighet för att granska kvitton kan du antingen granska dem i appen eller i webben under Meny - Kvitto. 

Här kan du klicka fram fliken på kvittot och redigera informationen om du önskar. När allt ser bra ut klickar du på Bokför. 

Registrera Företagsköp om du inte har behörighet att bokföra 

Bilden du tagit på kvittot kommer att tolkas automatiskt.

Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering. Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms. Även kvittots övriga information tolkas och ett bokföringskonto föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till inköpet innan du skickar in, då detta skickas med till den som ska bokföra.

Det är även viktigt att du väljer om du använt företagets kort alternativt kontanter eftersom detta kommer att skickas med till bokföringen.

När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen Skicka in. Du kan naturligtvis även ändra alla uppgifterna, inklusive bokföringskonto.

Projekt och / eller kostnadsställe

Om projekt och kostnadsställen är aktiverade och finns upplagda så kan de läggas till när kvittot bokförs eller skickas till Lön. I kontoplanen går det att ställa in föreslagna projekt eller kostnadsställen knutna till ett bokföringskonto, projektet eller kostnadsstället visas då direkt efter tolkningen, naturligtvis går det bra att ändra detta till ett mer passande projekt eller kostnadsställe vid behov.

Dela kvitton till Fortnox app

Om du får dina kvitton digitalt till exempel till en digital brevlåda så kan du enkelt ladda ner en kopia från brevlådan och dela kopian med Kvitto & Utlägg i Fortnox app. Öppna pdf:en med Fortnox app. Detta kan se lite olika ut på olika telefoner, men om du klickar på pdf:en brukar du kunna välja “Öppna med”, “Dela en kopia” eller liknande. Välj Fortnox så kommer PDF:en att läsas in och tolkas när du följer instruktionerna på skärmen.

Om valet att öppna med Fortnox inte dyker upp när du klickar på pdf:en i mailet, kan detta bero på en inställning du har i din telefon att alltid använda ett visst program för att öppna pdf:er. När pdf:en har öppnats brukar det finnas ett val någonstans i programmet att öppna eller dela pdf:en med ett annat program, och där kan du då välja Fortnox. Du väljer sedan vilken typ av dokument du laddar upp. Kvittot tolkas och du har sedan möjlighet att korrigera samt exempelvis lägga till mer information om anledningen till inköpet.

Kvitto & Utlägg i Arkivplats

Om du även har licens för Arkivplats kommer du att hitta en ny mapp under inbox som heter Kvitto & Utlägg. I denna mapp ligger utläggskvitton i väntan på att nästa lönekörning ska göras. Det är även här en bild hamnar om den kopplas loss från ett verifikat, för att koppla bilden till ett annat verifikat (manuellt) så behöver den flyttas till inbox.verifikationer så blir den tillgänglig i Bokföring.

Eventuella felmeddelanden och lösningar

Det finns inga utläggskategorier upplagda.
Utläggskategorierna sätts upp i inställningarna för Fortnox Lön (kugghjulet uppe till höger på skärmen). Kategorierna används för att användaren ska få en bättre benämning som överensstämmer med typen av inköp. Denna benämning kopplas mot ett bokföringskonto när lönekörningen görs. 

Undvik gärna att sätta upp flera kategorier med samma bokföringskonto då tolkningen inte vet vilken kategori som passar bäst.

Verifikationsserie för kvitton saknas.
För att det ska gå att bokföra ett kvitto måste en verifikationsserie för kvitton ställas in. Detta görs i inställningarna för Fortnox Bokföring (kugghjulet uppe till höger på skärmen). Längst ner till höger finns Kvitton och där väljs den serie som önskas. Observera, verifikationsserierna gäller per räkenskapsår så denna inställning kan behöva göras årligen om kontoplanen inte kopieras i samband med nyskapande. 

Räkenskapsår saknas för valt datum.
För att kunna bokföra, oavsett om det gäller kvitton eller andra händelser så krävs ett räkenskapsår. För mer information om hur ett nytt år skapas, klicka här: Skapa räkenskapsår‍ 

Valt bokföringskonto är inaktivt.
Eftersom kvittotolkningen endast föreslår aktiva konton uppstår detta fel om någon inaktiverar bokföringskontot efter tolkningen har skett. Denna inställning görs i Register - Kontoplan där du väljer respektive bokföringskonto och Aktivera. Ett annat sätt att komma runt problemet är att helt enkelt välja ett annat konto.

Valt datum är i en låst period.
För att undvika sena ändringar i bokföringen kan man sätta antingen en personlig eller en företagsövergripande låsperiod. Här finns mer information om dessa inställningar: Inställningar - Låsning av period‍ 

Valt bokföringskonto kräver transaktionsinformation.
Valt bokföringskonto kräver projekt.
Valt bokföringskonto kräver kostnadsställe.
Ovanstående felmeddelanden härrör från kontoplanens inställningar där respektive bokföringskonto kan ställas in att kräva, tillåta eller ej tillåta projekt, kostnadsställe samt transaktionsinformation.  

Kvittot har raderats, vänligen välj ett annat kvitto från listan.
samt
Kvittot hanteras av någon annan, vänligen välj ett annat kvitto från listan. 
Dessa felmeddelanden visas för dig som är administratör för Bokföring och det innebär att någon annan har hanterat det kvitto du vill bokföra. Gå tillbaka till startsidan i appen och välj ett annat kvitto. För att inget kvitto ska lämnas ohanterat låses hanteringen när en annan användare är inne och tittar på det.

QR-koder för att ladda ner appen

Öppna mobilkameran och håll över QR-koden för att ladda ner appen.

App Store	Google Play