Import av leverantörsregister

Har du arbetat i ett annat bokföringsprogram och har ett befintligt leverantörsregister så kan du importera detta leverantörsregister till Fortnox.

Klicka på ditt företagsnamn längst upp i programmet och väljer sedan alternativet import.

Välj register

Den första fliken du kommer till är SIE-import. För att göra en registerimport klickar du på fliken Registerimport. Här har du möjlighet att välja vilket register det är du vill importera. Klicka på Välj register, välj Leverantörer och klicka därefter på Nästa.

Nu ska du läsa in filen som innehåller ditt leverantörsregister. Du kan antingen dra in filen och släppa den i rutan eller klicka på Välj fil och leta upp filen på din dator. 

Du kan importera filer i följande format: CSV, TXT, TSV, TAB, XLSX (Excel 2007) och XLS (Excel 2003). Det finns en begränsning på maximalt 10 000 rader per fil.

Välj fil

När filen har laddats upp så kommer du att se den i rutan för själva importen och kan då antingen välja att byta fil, om du skulle ha valt fel, eller att klicka på Nästa längst ner till höger för att gå vidare med importen.

Koppla fält

Nästa steg är att koppla ihop de olika kolumnerna i filen mot rätt respektive fält i Fortnox. Du flyttar kolumnerna från vänsterkanten till rätt respektive fält genom att ta tag i kolumnen och dra den till rätt motsvarande fält i Fortnox. 

Behöver du göra någon inställning i avgränsningen (TAB, Semikolon, komma) så klickar du på blocket Inställningar. Där finns möjligheter att ändra detta, samt att ställa in om du ska använda första raden som rubrikrad eller ej. Dessa inställningar gäller enbart för filer i formaten TAB, TXT, CSV, ej för filer från Excel då all information är klart definierat i kolumner redan.

När det gäller importen av leverantörer så är de olika fälten i Fortnox uppdelade i olika sektioner. Grunduppgifter, Betalinformation, Besöksadress, Referens, Anteckningar samt redovisning och annan information.
Det är Grunduppgifter som är den sektion som är öppen som standard när du kommer till detta steg i importen. För att öppna upp de andra sektionerna klickar du på överskrifterna så fälls den sektionen ut och du får fram de fält som finns möjliga att koppla kolumner till under varje sektion.

Inställningar på fält - Standardvärde

Vid vissa av fälten finns ett kugghjul. Detta innebär att du kan välja in ett standardvärde som kommer att fyllas i för alla dina leverantörer som saknar ett värde för just detta fält. Till exempel om du har valt att dra över kolumnen land från filens vänstra kolumn till rätt fält till höger, men någon av dina leverantörer saknar värde i den kolumnen så kommer den eller de leverantörer som saknar värde att då få det standardvärde som du valt in via kugghjulet. 

Inställningar - Statiska värden

Förutom standardvärden har du också möjlighet i vissa fält att välja statiska värden. Precis som med standardvärden väljs de statiska värdena via kugghjulet vid höger sida om fältet. Statiska värden innebär att du kopplar redan befintliga värden i Fortnox mot värden ifrån filen som ska importeras. Detta görs automatiskt ifall motsvarande värde finns i Fortnox. Skulle ett värde saknas i Fortnox så har du möjlighet att koppla ditt värde i filen mot ett annat i Fortnox.

För varje kolumn som du flyttar över till rätt fält så får du en grön bock vid den kolumnen som indikerar att kolumnen nu är kopplad till ett fält i Fortnox. När du har gått igenom alla kolumner ifrån din fil i vänsterspalten och flyttat och kopplat dessa till rätt fält i Fortnox till höger är du redo att gå vidare med importen.

Innan du går vidare med importen och genomför den får du två val som berör själva importen. Bredvid den gröna knappen Import längst ner till höger på sidan så kan du välja om du enbart vill lägga till nya leverantörer eller om du vill lägga till nya och uppdatera existerande leverantörer. Välj vilket alternativ som passar för dig i den aktuella importen och gå sedan vidare genom att klicka på Import.

Skapa mall för framtida rapporter

När du klickat på knappen Import kommer du att mötas av en ny ruta där du kan bestämma om du vill att de inställningar som du gjort ska sparas som en mall för framtida importer. Väljer du att spara kommer du att kunna välja denna mallen nästa gång du importerar ett register med tillgångar och på så sätt behöver du inte göra samma kopplingar och inställningar igen. 

Därefter kommer importen att utföras. Hur lång tid det tar beror på hur mycket information som ska läsas in. Importen kommer att köas och när den är genomförd kommer du att få en notis om detta i programmet. 

När du klickat på knappen Import och fått indikation på att den har startats kommer du till fliken Historik. 

Historik

Under fliken Historik ser du att statusen på din import är Pågående så länge den är köad. 

Här finns olika filter.

Alla (Vit) - Du ser alla eventuella fel och varningar samlade på samma sida.

Fel (Röd) - Alla eventuella fel i importen summeras med beskrivning.

Varningar (Gul) - Alla fel som inte är kopplade till obligatoriska fält summeras med beskrivning.

När importen genomförts kommer du att få en notis om detta längst upp i programmet. 

Notisen är klickbar och leder dig till fliken Historik där du får en sammanfattning av den import som har gjorts.

Sammanfattningen visar datum, klockslag, vilket register det är som har importerats samt vilken användare som genomfört importen. Du får också en sammanfattning om antalet uppdaterade, exkluderade, importerade och misslyckade.

I ovanstående import av ett leverantörsregister lyckades alla leverantörer importeras med ett antal varningar. Varningar stoppar inget i importen utan leverantören i detta avseendet blir importerad, dock indikerar den att något fält för leverantören inte kunde importeras eller föras över till leverantörsregistret i Fortnox. Fel däremot indikerar att då har leverantören i det här fallet inte importerats utan har stoppats av av någon anledning. Varningar och fel listas i historiken med en förklarande text till vad som är anledningen.