Skapa medgivanden i Autogiro

Här visar vi hur du i Fortnox Autogiro lägger in medgivanden manuellt och hur det fungerar när kunden själv skickar en begäran om autogiro.

Behörigheter för Autogiro

För att du ska kunna lägga upp nya och redigera medgivanden behöver du ha full behörighet till Autogiro. Läs mer i Behörigheter i Fortnox Autogiro‍ ‍

Skapa nytt medgivande

Klicka på Autogiro i menyn, så kommer du till Medgivanden - Lista. För att skapa ett nytt medgivande, klicka på knappen Skapa ny.

I fältet Betalande kund kan du välja en kund från ditt kundregister. Om du vill lägga till en helt ny kund så klickar du på plustecknet längst upp till höger i listan med kunder.

Väljer du en befintlig kund så hämtas informationen från kundregistret in på medgivandet.

Obligatoriska fält är betalarnummer, org-/personnummer, clearingnummer och kontonummer.

OBS! Har kunden Swedbank, så ska endast de första fyra siffrorna i Swedbanks clearingnummer fyllas i.

Nu kan du välja att skapa ett betalningsuppdrag på kunden direkt, innan du sparar medgivandet, eller så klickar du på Spara för att spara medgivandet och skicka iväg det till banken eller fortsätta med att lägga upp fler medgivanden.

Medgivandet måste dock skickas till banken och bli godkänt innan du kan skicka iväg betalningsuppdraget till banken.
Läs mer här: Skapa och skicka fil i Autogiro‍

För att läsa mer om betalningsuppdrag, klicka här: Koppla betalningsuppdrag till medgivanden i Autogiro‍ 

Koppla flera kunder till ett medgivande

Du kan koppla flera kunder till ett medgivande. Ett exempel skulle kunna vara när medgivandet står utställt på en förälder, men det är barnen som står på själva fakturan för medlemsavgift eller träningsavgift. För att koppla en eller flera kunder till ett medgivande klickar du på Kopplade kunder. Här kan du välja in en befintlig kund från ditt kundregister, eller så kan du skapa en ny kund.
När du har kopplat en kund till ett medgivande kommer du att kunna skapa betalningsuppdrag som då är utställt på den kopplade kunden istället för personen/företaget som står på själva medgivandet.

E-medgivanden - när kunden skickar begäran

Det kan också komma e-medgivanden från kunderna själva in i Fortnox. Ett e-medgivande är när kunden har skickat en begäran om autogiro till företaget från sin internetbank. Dessa e-medgivanden kommer då in via återrapporteringsfilen som Bankgirot skickar till din internetbank. Du skall alltså inte skapa dessa medgivanden på egen hand i Fortnox Autogiro.

När du läser in dessa har du möjlighet att dels skapa en kund utifrån den information som kommer med e-medgivandet, samt välja om du vill avvisa medgivandet. I de fall där kunden redan finns i ditt kundregister kommer Fortnox Autogiro att koppla ihop e-medgivandet med den befintliga kunden i samband med att du läser in återrapporteringsfilen ifrån Bankgirot. När du har läst in återrapporteringen från Bankgirot väljer du att skapa en fil som du i sin tur läser in i din internetbank, och då godkänns medgivandet hos Bankgirot. 

Fördelen med ett e-medgivande från kunden är att risken minimeras att information är felaktig och att filer kommer tillbaka från Bankgirot på grund av fel organisationsnummer/personnummer eller felaktigt kontonummer.  

När kunden skapar en begäran om autogiro som sedan blir ett e-medgivande så kan kunden själv välja betalarnummer. Detta nummer får e-medgivandet i Fortnox Autogiro, och det kan inte ändras.
Vill du att dina kunder ska använda sig av något speciellt betalarnummer när de själva ansöker om autogiro via deras internetbank, behöver du i förväg informera kunderna om det. Detta går inte att göra via programmet.

Medgivandelistan

När du har skapat medgivanden så kommer de att synas under Medgivanden - Lista.

Listan över medgivanden kan sorteras utifrån olika filter.

Dina medgivanden kommer att få olika färger beroende på vilken status de har:

Gula - Nya skapade medgivanden som ännu ej skickats till Bankgirot.

Vita - Medgivanden som har skickats, men som ännu inte blivit återrapporterade. 

Röda - De medgivanden som ej har blivit godkända på grund av fel som till exempel fel org-/personnummer och/eller kontonummer.

Gröna - Medgivande som är godkända och klara.

Mörkgrå - De medgivande som är ivägskickade för makulering till Bankgirot.

Ljusgrå - Medgivanden som har makulerats.

Sökning

I listan med medgivanden kan du göra en sökning för att leta fram ett specifikt medgivande. I sökrutan som finns ovanför din lista kan du söka på betalnummer, namn eller org-/personnummer.

Klickar du på Utökad sökning kan du söka efter en specifik kund som är kopplad till ett medgivande.