Checklista vid semesterårsavslut april - mars

Den här checklistan ska hjälpa dig att checka av allt som man behöver göra i samband med ett semesterårsavslut för perioden 1 april - 31 mars. Har du semesterår januari-december, läs här: Checklista vid semesterårsavslut januari - december‍

1. Se till att alla registreringar är rapporterade i kalendariet

För att ingen manuell handpåläggning ska behövas så behöver alla registreringar/avvikelser vara rapporterade i kalendariet på respektive anställd, fram till och med 31 mars. Har man bytt program under året kan man fyllt i vissa värden under ingående saldo semester på personalkortet.

2. Skapa lönebeskeden som betalas ut i april

Skapa lönebeskeden som betalas ut i april så att hela avvikelseperioden mars månad finns i ett eller flera lönebesked, beroende på om man har månadslön eller veckolön. Detta för att programmet ska få rätt förutsättning att beräkna semestern korrekt för den anställda.

3. Se över era semesterinställningar

Under Inställningar - Lön - Avtal för arbetare Semester och Avtal för tjänstemän semester kontrollerar du att procentsatser med mera är korrekta utifrån det kollektivavtal eller lagar som ni följer i ert företag. Kontrollera även att inställningarna på semesterfliken på respektive anställd i Register - Personal är korrekta.

4. Skapa en semesterberedning

Skapa semesterberedningen på de anställda som ni ska skapa semesterårsavslut på. Gå till fliken Semesterberedning och klicka på Skapa ny.
Läs mer här: Skapa semesterberedning/semesterårsavslut‍

5. Kontrollera semesterskuldlistan och underlaget

Det är viktigt att göra en bedömning om underlaget och semesterskulden ser rimligt ut. Det är den information som finns inmatad i systemet som används vid beräkningarna. Om du upptäcker några fel kan du använda denna guiden Felsökningsguide - Semesterberedning‍ för att få hjälp med felsökningen.

6. Spara ner semesterskuldlistan/underlaget

Utskriften Underlag med Intjänat visar värden som används vid beräkning av semesterdagar samt värdet på semesterdagarna. Denna utskrift är värdefull att ha om ni stöter på något som verkar orimligt. Semesterskuldlistan är bra att använda som underlag när ni bokar upp detta i er bokföring manuellt.

7. Gör semesterårsavslutet

Markera nu de aktuella anställda och klicka sedan på Semesterårsavslut. Personalkorten uppdateras nu med den nya informationen.

8. Kontrollera semesterfliken på de anställda

Gör en extra kontroll så att de anställda har fått korrekta värden och att dessa ser rimliga ut. Exempelvis, har en anställd tjänat in 25 semesterdagar per 31 mars så ska det vara 25 betalda dagar efter semesterårsavslutet på nya semesteråret från 1 april.

Du är nu klar med ditt semesterårsavslut. Resultatet av semesterårsavslutet visas på kommande lönebesked för den anställde som skapas efter semesterårsavslutet (vanligtvis maj månad).