Semesterberedning - förklaringar och uträkningar

Har du gjort en semesterberedning i programmet och undrar vart de olika värdena hämtas ifrån kan du läsa i nedanstående lista. Här förklarar vi alla fält i semesterberedningen samt vilken inställning eller uträkning som används för de olika uppgifterna i beredningen. 

I följande hjälpavsnitt visar vi förklaringar och uträkningar som används specifikt vid sammalöneregeln och procentregeln:

Semesterberedning - Förklaringar och uträkningar vid Sammalöneregeln‍ 

Semesterberedning - Förklaringar och uträkningar vid Procentregeln‍ 

Fortnox använder sig enbart utav nettosemester. Det innebär att anställda som arbetar färre än 5 dagar i veckan får färre semesterdagar men däremot anpassas värdet på semesterlönen efter antalet dagar så de anställda förlorar inga pengar.

Beräknad semester

Den första avsnittet i semesterberedningen visar information om den beräknade semestern, hämtat från underlag och inställningar.

Antal betalda dagar

Semesterdagar beräknas alltid på samma sätt oavsett avtal och hämtas från underlag i semesterberedningen och inställningar på anställd i personalkortet under avsnitt semester. Beräkningsformeln är enligt följande och avrundas alltid uppåt:

Beräkningsformeln hänvisar till fälten i avsnitt 3 som heter Underlag samt avsnitt 2 som heter Inställningar vid beredningstillfället där den hämtar semesterrätten.
Ett exempel på hur du räknar ut antalet betalda semesterdagar:
Enligt bilden nedan:
Anställningstid i dagar: 365 dagar
Ej semestergrundande kalenderdagar: 81 dagar (OBS! hela dagar som påverkar antalet semesterdagar).
Den anställde har en semesterrätt på 25 betalda dagar.
Uträkningen ser då ut såhär: 365-81= 284 (284/365) *25= 19,45
Den anställde får 20 betalda semesterdagar eftersom semesterdagar avrundas uppåt.

Intermittent deltidsanställda

Har du deltidsanställda som inte arbetar alla arbetsdagar, så kallade intermittent deltidsanställda, innebär det att de får mindre antal semesterdagar. Däremot anpassas värdet på semesterlönen efter antalet dagar så de anställda förlorar inga pengar. Den totala summan av de färre semesterdagarna som en intermittent får är densamma som om personen arbetat 5 dagar i veckan och fått full semesterrätt.
För att räkna ut antalet semesterdagar för en intermittent anställd används följande beräkningsformel:

För att kunna räkna ut antalet betalda semesterdagar för en intermittent deltidsanställd behöver du alltså först veta hur många betalda semesterdagar den anställde skulle haft om de hade arbetat 5 dagar i veckan (semesterrätten).

Arbetsdagar hämtas från schemat i personalregistret:

Exempel på en intermittent anställd som arbetar 4 dagar i veckan:
( 4/5 ) * 25 = 20 semesterdagar

Vid heltid eller deltid där den anställde arbetar 5 dagar per vecka så har de en uttagsfaktor på 1, vid intermittent deltid görs en beräkning för att få fram faktorn som används vid uttag av en semesterdag. 

Beräkningsformeln är:
Arbetsdagar heltid/Arbetsdagar enligt schema. En anställd som till exempel jobbar 4 dagar i veckan har en faktor på 1.25 och den beräknats så här 5 / 4 = 1.25.

Semesterlön per dag

Beräkning görs enligt de avtal du valt för de anställda. Nedan finner du exempel på hur semesterdaglönen beräknas enligt sammalöneregeln och procentregeln.

Beräkningsformel enligt sammalöneregeln, Heltid/deltid:

Beräkningsformel enligt sammalöneregeln, Intermittent:

Arbetsdagar hämtas från schemat i personalregistret för att beräkna faktor uttag:

Har du anställda som arbetar fler än 5 arbetsdagar per vecka, enligt schema, innebär det att de får fler antal semesterdagar. För att räkna ut antalet semesterdagar för en anställd används följande beräkningsformel:

Exempel på en anställd som arbetar 6 dagar i veckan:
Arbetsdagar hämtas från schemat i personalregistret för att beräkna faktor uttag:

( 6/5 ) * 25 = 30 semesterdagar

Procentregeln

Procentregeln hämtas i första hand ifrån inställningarna för ert avtal. Programmet tittar på vad semesterersättningen är i %.
Semesterberedningen tittar på de löneutbetalningar som gjorts under det aktuella semesteråret. Har man t.ex. semesterår mellan april och mars, så tittar semesterberedningen på löneutbetalningar som skett mellan 1 april och 31 mars det året. Så registreringar som gjorts i mars månad, betalas ut i april och hamnar då på nästkommande semesterår och beräknas på så vis INTE in i det aktuella semesteråret.

Beräkningsformel enligt procentregeln om du tjänar in semesterdagar: 

Har ni en anställd som ska få sin semester utbetald i en klumpsumma och inga dagar (vanligast vid extraanställning, sommarjobb o.s.v.). Då gör du först inställningen inne i personalkortet under avsnittet Semester och Inställningar till semesterberedningen.
Här bockar du i rutan Beräkna endast summa inga dagar.

Beräkningsformel enligt procentregeln om du tjänar in semester i summa och inga dagar:
(Lön totalt + (beräknad snittlön per timme * semestergrundande frånvaro i timmar)) * semesterersättning i %

Har man enligt avtal att semestern ska betalas ut i summa istället för semesterdagar, så betalar man oftast ut detta på lönebeskedet innan semesterperioden börjar. När den anställde sedan registrerar sin semester i kalendariet, så blir det då obetalda dagar. Detta för att summan ni betalat ut ska täcka frånvaron.

Beräkningsformel enligt procentregeln med minimidaglön:
Om ovan beräkning för procentregeln hamnar under minimidaglönen så görs beräkningen om enligt minimilönen.
Minimidaglönen för heltid * sysselsättningsgraden som finns i avsnitt 1. Det blir då värdet för varje semesterdag.

Semestertillägg per dag
Beräknas för alla med månadslön men används bara för de som har sammalöneregeln. Beräkningsformel:

Månadslön för heltid * Sysselsättningsgrad i % * 0.43 (vanligast 0,8) * Faktor uttag.

Rörligt tillägg

Rörligt tillägg totalt
Beräknas enligt inställningarna Semestergrundande lön rörligt tillägg * rörligt tillägg i %.

Använder inte företaget sig av rörligt tillägg, så skriver man 0 i rutan rörligt tillägg i % under Register - Avtal för löner.

Rörligt tillägg per dag
Beräknas enligt: ((Semesterrätt dagar per år*semestergrundande lön rörligt tillägg)*Rörligt tillägg i %)/Antal betalda dagar

Sysselsättningsgrad

Beräknad sysselsättningsgrad under intjänandeåret, med hänsyn till schemaändringar och ej semestergrundande frånvaro del av dag. Exempel på beräkning för anställd som jobbat 75 % i 9 månader (275 dagar) och 50% i 3 månader (90 dagar). (275 * 75 %) + (90 * 50 %) / 365(366)= 0.69= 69 %.

Läs mer här: Beräkning av sysselsättningsgrad i semesterberedningen‍

Antal obetalda dagar
En heltidsanställd har rätt till 25 semesterdagar, men det är inte säkert att alla dagar blir betalda semesterdagar. Det kan alltså bli ett antal obetalda dagar. Har ni några intermittenta kommer programmet själv hålla reda på antalet betalda och obetalda semesterdagar den anställde har rätt till. En intermittent som fått 20 betalda semesterdagar kommer inte att få 5 obetalda dagar då den anställde redan fått de semesterdagar som hen ska få. 

Semesterlön sparad dag

Programmet räknar fram en semesterlön för sparade dagar beroende på om man tillämpar sammalöneregeln eller procentregeln och om denna beräkning ska ta hänsyn till sysselsättningsgraden. Om du under Register - Avtal för löner - Semester väljer JA i rutan Följer semesterlagen för sparade dagar på avtalet. 

Då kommer de sparade dagarna få samma sysselsättningsgrad och värde som de betalda dagarna.
Sätter man inställningen på NEJ, så kan man ha olika sysselsättningsgrad på betalda och sparade dagar. De som går enligt procentregeln kan då ha olika värden per dag om det är betald eller sparad dag.

Programmet räknar fram värdet på de sparade dagarna enligt följande formel från semesterberedningen:
Lön totalt + semestergrundande frånvaro * ( beräknad snittlön per dag + Beräknad rörlig per dag) * semesterersättningen i % / betalda semesterdagar.

Faktor uttag

Fortnox Lön använder nettosemester vilket betyder att en anställd som arbetar 1 dag i veckan och har en semesterrätt på 25 semesterdagar har i så fall 5 betalda semesterdagar på ett semesterår för att kunna ta ut 5 veckors ledighet. Värdet per semesterdag blir högre per dag eftersom den anställde har färre antal betalda dagar. Om arbetsdagar per vecka ändras under semesteråret behöver den anställdes antal betalda dagar beräknas om manuellt och ändras under Register - Personal - Semester i Antal dagar på Betalda dagar. 

Antal arbetsdagar som används för att beräkna Faktor uttaget hittar du under Register - Personal - Anställning och styrs utifrån det schema ni har valt på den anställde.

Vid heltid eller deltid är siffran 1, vid intermittent deltid finns en beräkningsfaktor. Beräkningsformeln är:

Arbetsdagar heltid/Arbetsdagar enligt schema. T.e.x. om en anställd jobbar 3 dagar i veckan, faktorn blir då 5 / 3 = 1.67.

Inställningar vid beredningstillfället

Det andra avsnittet i semesterberedningen visar information om vilka inställningar som gällde vid beredningstillfället. Ändrar du inställningarna för att du upptäcker att det är fel, så måste du efter att du ändrat inställningarna skapa beredningen på nytt. 

Månadslön heltid
Hämtas från personalregistret.

Semesterrätt dagar per år
Hämtas från personalkortet i personalregistret under avsnittet semester och rutan semesterrätt.

Semesterersättning %
Hämtas från inställningarna för ert avtal. Register - Avtal för löner.

Semestertillägg %
Hämtas från inställningarna för ert avtal. Register - Avtal för löner.

Rörligt tillägg %
Hämtas från inställningarna för ert avtal. Register - Avtal för löner.

Följer semesterlagen
Hämtas från inställningarna för ert avtal. Register - Avtal för löner.

“Enligt semesterlagen är värdet på sparade semesterdagar samma som årets betalda semesterdagar. Någon hänsyn tas inte till sysselsättningsgraden för intjänandeåret. Enligt kollektivavtal kan det finnas andra regler.”

Timlön
Hämtas från personalkortet i personalregistret, under avsnittet Löneuppgifter.

Faktor uttag
Hämtas från personalkortet i personalregistret. Vid heltid eller deltid är siffran 1, vid intermittent deltid finns en beräkningsfaktor. Beräkningsformeln är:
Arbetsdagar heltid/Arbetsdagar enligt schema. T.e.x. om en anställd jobbar 3 dagar i veckan, faktorn blir då 5/3= 1.67.
Arbetar en anställd 6 dagar i veckan, blir faktorn 5/6 = 0,83.

Daglön % av månadslön
Hämtas från inställningarna för ert avtal. Register - Avtal för löner.

Minimidaglön per dag
Hämtas i första hand ifrån inställningarna för ert avtal. Register - Avtal för löner.
Om en anställd har en avvikande minimidaglön angiven i personalregistret hämtas uppgifterna där, under Inställningar till semesterberedning och rutan Minimidaglön, heltid.
Minimidaglönen vid heltid multipliceras med sysselsättningsgraden på semesterberedningen.

Intjänandeår semester
Hämtas från inställningarna för ert avtal. Register - Avtal för löner.

Procentregeln
Procentregeln hämtas i första hand ifrån inställningarna för ert avtal. Register - Avtal för löner.

Om en anställd har en avvikande inställning i personalregistret på fliken semester hämtas istället uppgiften om procentregeln ifrån den anställdes personalkort, avsnittet Inställningar till semesterberedningen. 

Underlag

Det tredje avsnittet i semesterberedningen innehåller information om vilket underlag beredningen är gjord på.

Semestergrundande lön

Värdet som redovisas i Semestergrundande lön hämtas från de lönearter som är semestergrundande och finns med på den anställdes lönebesked. Fortnox semesterhantering baseras på utbetalningsdatumet vilket innebär att det är lönebesked som har utbetalningdatum inom den period som semesterberedningen är skapad för som är med i underlaget för semestergrundande lön. 


Lön totalt
Totalt utbetald semestergrundande lön. Beloppet i Lön totalt behöver inte stämma med total bruttolön. T.ex. är inte sjuklön semestergrundande lön, men semesterlönegrundande tid. Beloppet i Varav lön rörligt tillägg är inräknat i Lön totalt. 

Används vid Procentregeln för att beräkna:

• Semesterdaglön (för semesterdagar)
• Semesterersättning (t.ex vid utbetalning tillsammans med timlön)

Varav lön rörligt tillägg
Semestergrundande rörliga tillägg t.ex. bonus, provision med mera.

Används vid Sammalöneregeln för att beräkna:

• Rörligt tillägg totalt 
• Rörligt tillägg per dag

Lön för arbetad tid
Semesterlönegrundande lön för den tid arbete utförts, här ingår inte sjuklön, bonus eller andra rörliga tillägg.

Används vid Procentregeln för anställda som har semestergrundande frånvaro för att beräkna: 

• Snittlön per dag
• Snittlön per timme 
• 
  

Semestergrundande närvaro

Anställningstid i dagar

Hur många kalenderdagar man varit anställd under intjänandeåret, baseras på det datum som angetts i fältet "Anställd" på respektive personalkort. Är anställningsdatumet tidigare än det aktuella semesteråret så beräknas dagarna från det aktuella intjänande årets startdatum. 

Används för både Procentregeln och Sammalöneregeln för att beräkna:

• Antal semesterdagar som den anställde tjänat in. 

Närvarotid i dagar
Beräknar hur många dagar den anställde har arbetat. Närvaron hämtas från kalendariet inom samma datum som man skapat beredningen på men uppdateras till semesterberedningen först när lönebesked med utbetalningsdatum inom samma period har skapats. Programmet räknar dagar som det finns schematid på eller dagar som det finns Närvaro registrerad på. 

• En anställd som har heltidsschema så räknas det upp en hel dag för varje dag som det finns schematid på i kalendariet. Om perioden innehåller 31 kalenderdagar men det är schematid på 21 av dessa dagar så är det 21 dagar som räknas upp i Närvarotid i dagar. 
• En anställd som inte har någon schematid i kalendariet så blir Närvarotid i dagar 0 (noll), här krävs att det finns Närvaro registrerad i kalendariet för att det ska räknas upp Närvarotid i dagar. Registrerar du 1 timmes närvaro på en dag som inte har schema så blir det 1 dag i Närvarotid i dagar. 
• Registrerar du Närvaro i kalendariet på en dag som inte har schematid  så räknas det upp en hel dag i Närvarotid i dagar. I en period som innehåller 21 dagar med schematid och 1 dag med närvaroregistrering blir 22 dagar i Närvarotid i dagar. 
• Registrerar du Frånvaro som motsvarar 100% av schematiden för den dagen så räknas det bort en hel dag i Närvarotid i dagar. I en period med 21 dagars schematid blir det 20 dagar i Närvarotid i dagar. 
• Registrerar du 50 % Frånvaro på en dag  som det finns schematid på så räknas Närvarotid i dagar ner med en halv dag. I en period med 21 dagars schematid i så fall bli 20.5 dagar i Närvarotid i dagar. 

Närvarotid i timmar
Visar hur många timmar den anställde arbetat. Timmarna hämtas från kalendariet inom samma datum som man skapat beredningen på men uppdateras till semesterberedningen först när lönebesked med utbetalningsdatum inom samma period har skapats. Programmet räknar timmar från den schematid som finns per dag och tar hänsyn till Närvaro- och Frånvarotid som är registrerad i kalendariet. 

• En anställd som har heltidsschema så räknas det upp det antal timmar som det finns schematid på i kalendariet. Om perioden innehåller 31 kalenderdagar men det är schematid med 8 timmar per dag på 21 av dessa dagar så är det 168 timmar som räknas upp i Närvarotid i timmar. 
• En anställd som inte har någon schematid i kalendariet så blir Närvarotid i timmar 0 (noll), här krävs att det finns Närvaro registrerad i kalendariet för att det ska räknas upp Närvarotid i timmar. Registrerar du 1 timmes närvaro på en dag som inte har schema så blir det 1 timme i Närvarotid i timmar. 
• Registrerar du Närvaro i form av till exempel övertid i kalendariet på en dag som inte har schematid  så räknas det upp lika många timmar som du registrerar i Närvarotid i timmar. I en period som innehåller 21 dagar med 8 timmars schematid per dag och 4 timmars övertid registrerat via Närvaro i kalendariet så blir det  172 timmar i Närvaro i timmar. 
• Registrerar du Frånvaro i kalendariet så räknas det bort det antal frånvarotimmar som du har registrerat i Närvarotid i dagar. I en period med 21 dagars schematid med 8 timmar per dag med en dags frånvaro på 8 timmar blir det 160 timmar i Närvarotid i timmar. 

Frånvaro arbetsdagar: 

Hämtas från lönebeskeden som är utbetalda inom samma period som man skapat beredningen för och baseras på de frånvaroregistreringar som gjorts via Frånvaro i kalendariet.

Semesterlönegrundande
Semestergrundande frånvaro registrerad i kalendariet sammanräknat till hela arbetsdagar, här räknas t.ex. Sjuk dag 1 till 180, Vård av barn, Föräldraledig upp till 120/180 dagar.

Används vid beräkning av:

• Rörligt tillägg totalt vid Sammalöneregeln
• Semesterlön sparad dag när det är Nej inställt på  Följer semesterlagen för sparade dagar på avtalet, gäller både Sammalöneregeln och Procentregeln.
• Semesterdaglön vid Procentregeln

Frånvarodagarna räknas upp på följande sätt:

• 100% frånvaro räknas upp som 1 dag 
• 50% frånvaro räknas som en halv dag 
• Två dagar med 50% frånvaro räknas upp som 1 hel dag. 

Ej semesterlönegrundande
Ej semesterlönegrundande är det antal arbetsdagar som inte ligger till grund för de anställdas semesterlön, t.ex. Sjuk dag 181 och framåt eller om den anställde varit tjänstledig. Har den anställde Ej semestergrundande frånvaro i arbetsdagar och företaget har Nej på Följer semesterlagen för sparade dagar så används detta värdet i beräkningen av värdet för de sparade dagarna.

• 100% frånvaro räknas upp som 1 dag 
• 50% frånvaro räknas som en halv dag 
• Två dagar med 50% frånvaro räknas upp som 1 hel dag. 

Frånvaro i timmar

Hämtas från lönebeskeden som är utbetalda inom samma period som man skapat beredningen för och baseras på de frånvaroregistreringar som gjorts via Frånvaro i kalendariet. 

Semesterlönegrundande
Antal timmar som är semesterlönegrundande frånvaro, t.ex. Sjuk dag 1-180.

Används vid beräkning av:

• Semesterersättning i pengar vid Procentregeln där du inte tjänar in dagar, till exempel vid timanställd som får semesterersättning utbetald vid varje lönetillfälle. 

Ej semesterlönegrundande
Antal timmar som inte är semesterlönegrundande, t.ex. Sjuk dag 181 och framåt.

Snittlöner per dag

Snittlön per dag används enbart på anställda där semestern beräknas enligt procentregeln. Har den anställde semestergrundande frånvaro så ska värdet av denna frånvaron vara med i beräkningen av semesterdaglönen för semesterdagarna. Används när den anställde har Nej på inställningen Beräkna endast summa inga dagar på personalkortet. 

Beräknad snittlön per dag
Beräkningsformel: Lön för arbetad tid / Närvarotid i dagar.
Används vid beräkning av semesterlönegrundande frånvaro.

Beräknad rörlig per dag
Beräkningsformel: Lön rörligt tillägg / Närvarotid i dagar

Snittlön per timme

Snittlön per dag används enbart på anställda där semestern beräknas enligt procentregeln. Har den anställde semestergrundande frånvaro samtidigt som semesterersättningen betalas ut vid ett och samma tillfälle så ska värdet av denna frånvaron vara med i beräkningen av semesterdaglönen. Används när den anställde har Ja på inställningen Beräkna endast summa inga dagar på personalkortet.

Beräknad snittlön per timme
Beräkningsformel: Lön för arbetad tid / Närvaro i timmar

Beräknad rörlig per timme
Beräkningsformel: Beräknad rörlig per dag / 8

Ej semestergrundande kalenderdagar

När man beräknar antal semesterdagar som den anställde tjänar in tar man hänsyn till om det finns någon Ej semestergrundande frånvaro i hela dagar.  Detta kan i så fall påverka antalet semesterdagar som den anställde har tjänat in. Om den anställda däremot har Ej semestergrundande deltidsfrånvaro så påverkar det inte antalet intjänade semesterdagar utan värdet på dessa dagarna. 

Hämtas från kalendariet inom samma period som man skapat beredningen för och baseras på de frånvaroregistreringar som gjorts via Frånvaro i kalendariet och som är ej semestergrundande frånvaro. 

OBS! Här behöver inte lönebesked skapas för att dessa värden ska uppdateras till beredningen. 

Hela dagar som påverkar anställningstid och antal semesterdagar
Antal dagar som påverkar hur många betalda semesterdagar den anställda kommer att få, t.ex. Tjänstledig, Sjuk fr.o.m. dag 181 och framåt.

• 100% frånvaro räknas upp som 1 dag 

Del av dagar som påverkar sysselsättningsgraden
Antal dagar som anställd varit frånvarande del av dag, t.e.x. Tjänstledig halva dagar eller deltidssjukskriven fr.o.m. dag 181 och framåt. Justerar sysselsättningsgraden för den anställde i semesterberedningen och påverkar värdet på semesterdagen. 

• 50% frånvaro räknas som en halv dag 
• Två dagar med 50% frånvaro räknas upp som 1 hel dag. 

Semestergrundande kalenderdagar

Hela dagar som inte påverkar antal semesterdagar

Hämtas från kalendariet på samma period som man skapat beredningen för. Ingår inte i någon beräkning utan kan användas för att stämma av hur många semestergrundande frånvarodagar den anställde har haft vid till exempel Sjuk, föräldraledighet och Vård av barn.

Utskrift Intjänad+Underlag

Vill du veta mer om varför underlaget visas som det gör kan du i listan markera den anställdas beredning, välja utskrift intjänad+underlag - Skriv ut. Då ser du poster som påverkat underlaget. Djupare felsökning kan du läsa mer om här: 

Felsökningsguide - Semesterberedning