Skapa semesterberedning/semesterårsavslut

Skapa semesterberedning

För att göra en semesterberedning klickar du på fliken Semesterberedning och sedan på knappen Skapa ny. Här väljer du vilka anställda du vill ha med samt fram till och vilket datum du vill skapa beredningen. 

Ändra en beredning

Det skapas en lista med de anställda du gjort urval på och klickar du på en anställd kan du kontrollera och eventuellt ändra uppgifterna. Som du ser finns tre olika block för varje anställd. I det första visas den beräknade semestern. I det andra blocket visas de semesterinställningar den anställde hade när beredningen gjordes. I det sista blocket, Underlag, ser du vilka värden som ligger till grund för beredningen.

Vill du ändra någon av uppgifterna klickar du på knappen Ändra nere till höger. Då kommer vissa fält "öppnas" och du kan justera värdet i dem. Du kan inte justera snittlöner då de beräknas genom lön för arbetad tid / Närvarotid i dagar. 

Efter att du gjort manuella ändringar klickar du på knappen Beräkna för att de nya värdena ska räknas ut. Om du har gjort ändringar som är felaktiga klickar du på knappen Återskapa, då hämtas värdena som programmet har räknat fram.

Var inställningarna på personen, avtalet eller lönebeskeden felaktiga, kan du radera din beredning, ändra förutsättningarna och göra en helt ny beredning för den anställda.
Här hittar du mer information om vilka inställningar‍ som påverkar de olika fälten samt hur uträkningarna görs. 

Skriv ut intjänad semester

För att få ut en rapport på de anställdas semesterlön eller antalet semesterdagar de anställda har tjänat in markerar du dem i listan och väljer sedan Intjänad och klickar på Utskrift. I rapporten ser du antalet nya betalda semesterdagar, antalet obetalda dagar, de anställdas lön/dag och lön/sparad dag och eventuell semesterlön om den anställda tar ut semestern i lön istället för i dagar. 

Vill du ta ut ett underlag på hur värdena för den intjänade semestern har beräknats markerar du rutan för Underlag och klickar sedan på knappen Utskrift. Du får då en detaljerad lista för varje anställd över kalendariehändelser och lönearter som påverkat den intjänade semestern.

Semesterårsavslut

Vid ett semesterårsskifte avslutas semesterberedningen med att de uträknade dagarna och eventuellt summor ska uppdateras till personalregistret. Markera de anställda som ska ingå i semesterårsavslutet och klicka på Semesterårsavslut. Vid semesterårsavslut kommer även fältet Semester beräknad t.o.m. och semesterårets startdag att justeras på varje anställds personalkort. 

De värden som finns i personalregistret vid uppdateringen flyttas till semesterhistoriken, som du hittar under verktyget Visa historik längst upp till höger på personalkortet. Eventuellt kvarvarande semesterdagar flyttas till sparade och utbetalda dagar och saldot nollställs.

Ska sparade dagar kunna ha en annan sysselsättningsgrad än årets dagar (enligt många kollektivavtals beräkningar) viktar programmet de sparade dagarna. Sysselsättningsgraden för sparade dagar kommer då att sättas så att t.ex. 5 kvarvarande dagar á 100 % som slås ihop med 5 tidigare sparade dagar á 50 % blir 10 sparade dagar á 75 %.

Återför uppdaterad post från personalregistret

Har du felaktigt gjort ett semesterårsavslut markerar du det i listan och klickar på knappen Återför nere till vänster. För att hindra problem med semesterhistoriken och beräkningar, måste det dock göras i kronologisk ordning, dvs du måste börja med att återföra det senast gjorda semesterårsavslutet. Ligger det en semesterberedning där det inte gjorts något semesterårsavslut, alltså de rader med vit färgmarkering, kommer du behöva radera den beredningen innan du kan börja återföra de gjorda semesterårsavsluten. 

Ska du backa flera år, får du återföra, radera, återföra, radera o.s.v. Varje år du återför, tas bort ifrån semesterhistoriken.

När du har den ”första” beredningen tidsmässigt i vyn, kan du göra ett semesterårsavslut för den, göra en ny beredning för nästa semesterår, uppdatera den o.s.v. och jobba dig framåt i tiden.

Om du väljer att inte använda programmets semesterberedning

För att de anställda inte ska ingå i semesterberedningen behöver du gå in på alla anställda i personalregistret och välja Nej under alternativet Ska ingå i semesterberedningen. Då kommer man inte kunna skapa en semesterberedning på dessa utan kan sköta det manuellt, alternativt betala ut semestern löpande.