Uppdrag och aktiviteter i Fortnox Digital byrå

Konceptet Digital byrå har utvecklats av Fortnox för att underlätta och spara tid för Sveriges redovisningskonsulter. I Fortnox Digital byrå har du total överblick över dina kunder. Tack vare fördefinierade och automatiska tjänster får du påminnelser och notiser, utan omvägen med onödiga klick!

I översikten ser du aktuell status för varje klient och notiser om händelser som måste behandlas, till exempel inkomna leverantörsfakturor. Arbetsprocessen blir betydligt smidigare och effektivare tack vare direktkopplingen till kundernas program, som gör att du enkelt kommer direkt till det aktuella ärendet, utan omvägar och extra klick.

Börja med att logga in i Fortnox och klicka på Digital byrå i huvudmenyn. Du kommer då till listan över dina uppdrag. 

Alla uppdrag

Under Alla uppdrag visas byråns uppdrag sorterade på prioritet. Sidan innehåller möjlighet att filtrera på datumintervall, klient, handläggare och uppdrag. Datumfiltreringen är dynamisk och visar vid start aktiviteter som ligger 10 dagar bakåt i tid och 20 dagar framåt från dagens datum. Utöver datumfiltrering går det även att filtrera på en enskild klient samt på byråns handläggare. När sidan öppnas är innehållet filtrerat på inloggad handläggare.

Om det skulle finnas aktiviteter som ej är klara och som ligger mer än tio dagar bakåt visas en varning överst på sidan. Denna varning innehåller en länk som ändrar datumurvalet för att visa alla aktiviteter bakåt i tid som ej är klara.  

Översikt

I översikten sorteras och grupperas byråns aktiviteter i kategorier på klientnivå där klienten med mest brådskande aktiviteter hamnar överst i listan. Aktiviteterna grupperas i kategorier med hjälp av kolumner där färg visar status. I slutet på varje rad finns en länk för att enkelt logga in på klienten.

Genom att klicka på fält visas en lista med aktiviteterna som grupperats i fältet, för att enkelt navigera till vald aktivitet klickar du bara på aktiviteten, som i sin tur länkar in dig direkt.

Listan visar information om aktivitet, handläggare leveransdatum och status. Ikonen längst till höger öppnar upp klientens program där man ska utföra aktiviteten samt information om eventuell kommentar.
Genom att klicka på pratbubblan kan du se, uppdatera och redigera eventuella kommentarer, direkt i översiktslistan. Pratbubblan är ifylld om en kommentar är inlagd och tom om ingen kommentar är lagd.

Aktivitetslista

Genom att växla till aktivitetslistan visas alla aktiviteter för datumintervallet som rader sorterade efter prioritet som bestäms av aktivitetens leveransdatum tillsammans med inställningar för påminnelse och varning. På samma sätt som på fliken Alla uppdrag visas det även längst upp i aktivitetslistan en varning om det finns aktiviteter som ej är klara och som ligger mer än tio dagar bakåt i tiden.

Aktivitetslistan visar information om aktivitet, klient, handläggare, leveransdatum och status. För att navigera sig till aktiviteten klickar du bara på aktivitetsnamnet. I slutet på raden kan du även se information om eventuella kommentarer samt möjlighet att logga in i klientens program. Genom att klicka på statusvärdet för aktiviteten kan du uppdatera detta direkt från listvyn. 

Längst till höger på raden finner du en länk till aktiviteten samt information om eventuell kommentarer från aktiviteten eller tjänsten. Alla klarmarkerade aktiviteter visas i en egen tabell i slutet av aktivitetslistan.

På samma sätt som i översiktslistan kan du genom att klicka på pratbubblan för eventuella kommentarer se, uppdatera och redigera eventuella kommentarer, direkt i översiktslistan. Pratbubblan är ifylld om en kommentar är inlagd och tom om ingen kommentar är lagd.

Massuppdatera aktiviteters status

I Aktivitetslistan har du även möjlighet att uppdatera en eller flera aktiviteters status via massuppdatering. Markera de aktiviteter du vill uppdatera via bockrutan längst till vänster och klicka sedan på Ändra status.
Obs! Det är ej möjligt att markera digitala tjänster.

Tjänster

Under fliken Tjänster får du en samlad bild av byråns tjänster. Fliken Tjänster kan, precis som alla övriga flikar, filtreras på Klient, Handläggare och Uppdragskategori.

Här kan du också massbearbeta tjänster. Markera aktuella tjänster och klicka på knapparna längst ned. 

För att ersätta en handläggare läggs först en ny handläggare till och därefter tas den som ska ersättas bort, detta för att det inte helt får saknas handläggare på tjänsten. 

Precis som när en handläggare uppdateras på endast en tjänst är det aktiviteterna från dagens datum och framåt som ändras.

Momsuppdrag

Momsuppdrag har fått en egen flik för att förenkla hantering av momsinlämning. Fliken grupperar klientens momsaktiviteter med tillhörande bokföringsaktiviteter så det enkelt går att stämma av att arbetet inför en momsinlämning klart. Momsaktiviteterna filtreras på inlämningsmånad och grupperar moms med tillhörande bokföringsaktiviteter, vilka beror på valt momsintervall. Vid exempelvis årsvis intervall visas samtliga bokföringsaktiviteter för året oavsett vilket intervall bokföringen utförs.   

Tjänsten Momsunderlag har också ett val som gör det möjligt att klarmarkera tjänstens aktivitet automatiskt när klientens momsrapport godkänns.

Aktivitet

En aktivitets prioritet visas med hjälp av följande färg och märkning:  

• Tillgänglig - En aktivitet är blå, för tillgänglig, till dess att den når sitt inställda påminnelse eller varningsdatum.
• Påminnelse - När det börjar bli dags att utföra en aktivitet ändrar den färg från blå till gul.
• Varning - När en aktivitet är nära eller har passerat leveransdatum byter den färg till röd.
• Klient - För att visa att en aktivitet kräver material från klienten märks den med ett K tills dess att material inkommit och arbete går att utföra

För information om hur du konfigurera påminnelse och varning klicka här‍‍.

Visa och ändra aktivitet

Alla aktiviteter är synliga som rader i översikten och aktivitetslistan. För att ändra eller visa mer information om en aktivitet klickar du på kugghjulet längst ut till höger på raden.

Inne på en aktivitet är det möjligt att byta status, skriva kommentar, se information från tjänst och historik samt ändra aktivitetens leveransdatum i de fall aktiviteten inte har ett fast inlämningsdatum, som exempelvis en momsdeklaration. Det går även att ändra handläggare inne på aktiviteter som inte tillhör digitala tjänster. Ändras handläggare på en tjänst ersätts eventuella handläggarförändringar som gjorts på tjänstens aktiviteter. När en kommentar har sparats på en aktivitet visas detta i slutet på aktivitetens rad.