Import av anläggningstillgångar

Om du arbetar med Fortnox Anläggningsregister och tidigare har arbetat med ett annat program eller har fört register över dina tillgångar på annat sätt så har du möjlighet att importera detta tillgångsregister till Fortnox Anläggningsregister. Du börjar med att klicka på ditt företagsnamn längst upp i programmet och väljer alternativet Import. Du kommer då till nedanstående vy.

1. Välj register

Det första flik du kommer till är SIE-import. För att göra en registerimport klickar du på fliken Registerimport. Klicka på Välj register i mitten av sidan och välj att det är ett tillgångsregister du vill importera. OBS! Antal tecken i fältet Benämning är begränsat till max 50 st. 

2. Välj fil

Nästa steg är att välja vilken fil som innehåller ditt register och som ska importeras. Antingen väljer du att dra in filen i rutan via en så kallad drag and drop funktion eller så klickar du på Välj fil och få då själv peka ut vart filen är sparad på din dator.

Du kan importera filer i följande format: CSV, TXT, TSV, TAB, XLSX (Excel 2007) och XLS (Excel 2003). Det finns en begränsning på maximalt 10 000 rader per fil.

När filen har laddats upp så kommer du att se din fil i rutan för själva importen och kan då antingen välja att byta fil, om du skulle ha valt fel, eller välja att klicka på nästa längst ner till höger för att gå vidare med din import.

Inställningar

Om du behöver göra någon inställning i avgränsningen (TAB, Semikolon, komma) innan du startar din import kan du göra detta genom att klicka på den översta raden Inställningar. Där finns möjligheter att ändra detta, samt att ställa in om du ska använda första raden som rubrikrad eller ej. Dessa inställningar gäller enbart för filer i  formaten TAB, TXT, CSV, ej för filer från Excel då alla informationen är klart definierat i kolumner redan.

3. Koppla fält

I importens sista steg ska innehållet i filen kopplas mot rätt fält i programmet Fortnox Anläggningsregister. Till vänster syns de kolumner som hämtats från den fil du valt att importera. Dessa fält ska kopplas mot rätt fält i programmet som du finner på höger sida. För att koppla dina kolumner med rätt fält tar du tag i en kolumn från vänster sida och drar den till respektive fält på höger sida. När en kolumn från filen är flyttad till rätt fält kommer kolumnen på vänster sida att få en grön bock som indikerar att den är klar. 

Viktigt att tänka på:

Alla datum i filen ska anges med bindestreck i formatet YYYY-MM-DD, annars kommer importen att misslyckas.

Fältet ny avskrivningsstart baserar sig på och kommer att räkna ut det nya avskrivningsdatumet utifrån det datum/kolumn som hämtas från filen och läggs in i fältet avskriven t o m. Detta kommer då att göras och räknas ut för alla tillgångar om man inte har något värde för detta i filen eller om fältet lämnas blankt i importen.

Fälten för återstående nyttjandeperiod i år och månader är obligatoriska fält som måste komma från kolumner i filen. Om du inte har uppgifter om den återstående nyttjandeperioden i filen behöver du räkna ut detta och komplettera filen med den informationen innan du kommer kunna importera ditt register.

Om fältet tillgångsnummer lämnas blankt eller om man inte kopplar någon kolumn till den så kommer importen att skapa upp tillgångarna ifrån filen som nya tillgångar i anläggningsregistret med nya tillgångsnummer baserat på nummerserien som följs i anläggningsregistret. 

Standardvärden

I ett par av fälten på höger sida, det vill säga de som tillhör grunduppgifterna i Fortnox Anläggningsregister finns det en möjlighet att ställa in standardvärden som kommer ligga som grundvärden i alla de tillgångar som importeras. Dessa fält är de som har det svarta kugghjulet till höger om fältet. Klickar du på kugghjulet så har du möjlighet att ställa in dessa standardvärden för varje fält.

Statiska värden

Förutom standardvärden har du också möjlighet i vissa fält att välja statiska värden. Precis som med standardvärden väljs de statiska värdena via kugghjulet vid höger sida om fältet. Statiska värden innebär att du kopplar redan befintliga värden i Fortnox mot värden ifrån filen som ska importeras. Detta görs automatiskt ifall motsvarande värde finns i Fortnox. Skulle ett värde saknas i Fortnox så har du möjlighet att koppla ditt värde i filen mot ett annat i Fortnox.

Under grunduppgifterna finner du ytterligare fält för fler uppgifter. Dessa fält kan innehålla ytterligare information om dina tillgångar förutsatt att dessa uppgifter finns med i din fil som ska importeras. Det kan röra sig om till exempel, tillverkare/märke, försäkringsnummer, placering med mera. Dessa fält läses endast in via importen om de är kopplade mot någon kolumn i din fil. Finns det inget kopplat så ignoreras dessa fält i importen. Fältet Anteckningar kan innehålla upp till nio stycken kolumner. Dessa olika kolumner som dras in i fältet för anteckningar kommer då att importeras till anteckningsfältet på din tillgång och kommer semikolon separeras.

När du har kopplat alla kolumner i din fil till rätt fält i Fortnox är du redo att genomföra själva importen. Innan du klickar på den gröna knappen Import längst nere till höger har du ytterligare en inställning som du kan göra. Det finns två olika sätt att importera dina tillgångar. I den vita rutan som ligger till vänster om Importknappen har du möjlighet att ställa in: Lägg enbart till nya eller Lägg till nya och uppdatera existerande.

Spara mall för framtida importer

Efter att du har gjort ditt val klickar du på den gröna knappen Import. Du kommer då att mötas av en ny ruta där du kan bestämma om du vill att de inställningar som du gjort ska sparas som en mall för framtida importer. Väljer du att spara kommer du att kunna välja denna mallen nästa gång du importerar ett register med tillgångar och på så sätt behöver du inte göra samma kopplingar och inställningar igen. 

Därefter kommer din import att utföras. Hur lång tid det tar beror på hur mycket information som ska läsas in. Importen kommer att köas och när importen är genomförd kommer du att få en notis om detta i programmet.  

Historik

När du klickat på knappen Import och fått indikation på att den har startats kommer du att komma till fliken Historik.  

Eftersom importen köas direkt kommer du att få information om detta genom att historikfliken indikerar att statusen på din import är pågående. 

Historikfliken kommer att vara uppdelad i olika filter.
Alla (Vit) - Där du ser alla eventuella fel och varningar samlade på samma sida.
Fel (Röd) - Där alla fel i importen summeras med beskrivning.
Varningar (Gul) - Där alla fel som ej är kopplade till obligatoriska fält summeras med beskrivning. 

När din import har genomförts kommer du få en notis om detta längst upp i programmet. Notisen är klickbar och leder dig till fliken historik där du får en sammanfattning av den import som har gjorts.

Sammanfattningen visar datum, klockslag och vilket register det är som har importerats. Du får också en sammanfattning om antalet uppdaterade, exkluderade, importerade och misslyckade. I denna import fick vi ett fel och kommentaren beskriver vilken rad i din fil som inte importerades och en beskrivning av felet.

Får du en varning så har tillgången importerats men något värde som tillhör den aktuella tillgången kunde inte läsas in.

Importera redan avskrivna tillgångar

Ska du importera en tillgång som redan är helt avskriven finns det några kriterier som du behöver tänka på.
I fältet Manuellt IB-värde ska det redan avskrivna beloppet anges, i det här fallet samma värde som anskaffningsvärdet, Bokfört värde ska vara 0. I fältet Återstående nyttjandeperiod ska det vara 0 angivet då tillgången är helt avskriven, och det ska inte vara något angivet i fältet Ny avskrivningsstart.
I nedan bild finns ett exempel på hur en rad i ett excel-ark kan se ut om man vill importera in den i Fortnox.

OBS! Alla datum i filen ska anges med bindestreck i formatet YYYY-MM-DD, annars kommer importen att misslyckas.

Här kan du läsa mer om mallar och se exempelfiler på tillgångsregister.

Här kan du läsa mer om hur du export ditt anläggningsregister‍ från ett företag i Fortnox.

Här kan du läsa mer om import eller export av filer, och hur de hanteras i Excel: Office - Importera eller exportera textfiler, txt eller csv