Kom igång med att betala direkt med Fortnox Betalservice

Obs! Denna funktion är ny och har ännu flera initiala avgränsningar som du kan läsa mer om nedan. Med Fortnox betalservice automatiseras följande:

• Betalningen av din leverantörsfaktura
• Bokföring av din leverantörsfakturas betalning
• Vid behov, dragning av pengar från ditt kopplade bankkonto
• Utbetalning och bokföring av pengar från Fakturatjänsterna

Med betaltjänsten kan du skapa betalningar direkt via Fortnox - utan att gå via banken, kan du välja vad som ska betalas och signera med BankID så sköter vi resten. Du slipper all administration kring betalningen, när utbetalningen genomförts registrerar och bokför vi fakturan som betald åt dig!

Får du in pengar via Fakturatjänsterna används de pengarna, annars hämtas pengar från det bankkonto du väljer att koppla och som eventuellt överskott automatiskt betalas ut till.

Till en början är det endast leverantörsfakturor som kommer kunna betalas på detta sätt, men vi kommer successivt att lägga till så att du kan göra fler typer av betalningar.

Passar tjänsten mig med nuvarande avgränsningar?

För leverantörsfakturor kan du nu få ett helt digitalt flöde, t.ex. genom att kombinera betalningarna med Fakturatolkning med bokföringsförslag‍‍. Då kan du ta en bild på fakturan eller be leverantören att e-posta den direkt in i programmet, och sedan är det bara att godkänna tolknings- och bokföringsförslag. Fakturan bokförs då och du väljer sedan att betala den på förfallodatum, därefter är du klar.

Initialt har betaltjänsten via Fortnox några avgränsningar som är viktiga att känna till:

• Det går ej att göra utlandsbetalningar, endast SEK stöds.
• Det går ej att inkludera kreditfakturor för leverantörsbetalningar.
• Funktionen finns endast i appen och ännu ej på webben.
• Vissa delar finns det inte stöd för i appen men kan göras på webben, t.ex. att ändra förfallodatum på en bokförd leverantörsfaktura.

Aktivera betalningar via Fortnox

För att kunna göra betalningarna via Fortnox behöver du ha licens för Bokföring med rättigheten Betalfil. Ert företag behöver också ha licensen Fakturering med godkänt avtal och kundkännedom för Faktura- och betaltjänster. Kontrollera att du fyllt i kontonummer och clearingnummer på ert kopplade bankkonto under Register - Transaktionskonton.
För att aktivera Betalservice behöver ni sedan lämna ett medgivande för autogiro under Register - Transaktionskonton.

Kontrollera först att ni har det clearing- och kontonummer inlagt på ert bankkonto kopplat till Fortnox faktura- och betaltjänster, det är detta bankkonto som vid behov kommer användas för dragningar med autogiro.

Därefter genomför ni medgivandet med aktiveringsknappen inne på kontot för betaltjänsten från Fortnox. Det är också på detta konto som ni när som helst kan justera bokföringskonto, t.ex. om 1938 används för annat syfte.

Autogiromedgivandet kan ta några dagar men redan nu är tjänsten igång och ni kan börja skapa betalningar men tänk på att vi genomför betalningar på förfallodatum först när vi kunnat få in tillräckligt saldo.

Användare som ska kunna betala behöver även kunna signera betalningsuppdrag med BankID. Om du inte redan gjort det, lägg därför till personnummer på användaren under Inloggningsuppgifter i Fortnox på webben. Slutligen behöver användaren ha laddat ner appen på sin telefon.

Här följer detta i form av en checklista:

• Licens Bokföring på din användare
• Rättigheten Betalfil på din användares licens Bokföring
• Personnummer på din användare
• Minst en licens för Fakturering på en användare eller konsult (behövs för onboarding och kontoutdrag)
• Godkänt avtal och kundkännedom för Faktura- och betaltjänster på ert företag
• Medgivande för autogiro på ert företags kopplade bankkonto med ifyllt kontonummer och clearingnummer.
• Laddat ner appen Fortnox

1. Välj fakturor att betala

Klicka på kortet Fakturor att betala.

Välj till vänster vilka fakturor som ska betalas och klicka på Fortsätt.

2. Kontrollera sammanställningen

Kontrollera att sammanställningen över betalningar är korrekt 

Betalningarna kommer göras från transaktionskontot hos Fortnox. Skulle du även ha en av de automatiska bankkopplingar som finns i appen så kan du här välja ett annat konto som betalningarna ska göras från, läs mer om det här: Betala leverantörsfakturor i Fortnox app‍‍. 

Om det krävs en autogirodragning för betalningarna framgår det ovanför Betala, denna summa behöver du ha i saldo på ditt kopplade bankkonto två dagar innan fakturans förfallodatum. Skulle du innan dess t.ex. sälja en faktura kommer autogirodragningen ej längre behöva göras, istället tas den bort eller justeras ner till det minskade beloppet.

3. Signera med BankID

Signera betalningsuppdraget med mobilt BankID.

Så fungerar betalningarna

I första hand använder vi pengar som du får in via fakturatjänster för att utföra dina betalningar.
Skulle vi behöva göra autogirodragning för att kunna utföra dina betalningar gör vi det två dagar innan fakturans förfallodatum. Då passar vi även på att vid behov dra för de betalningsuppdrag som ligger upp till fjorton dagar efter detta första förfallodatum. Om du har skapat betalningsuppdrag med förfallodatum längre fram än 31 dagar så kommer vi inte att hålla några pengar från inbetalningar utan betala ut dem till ditt kopplade bankkonto. Istället kommer vi göra en eventuell autogirodragning när det är dags att betala din faktura.
Vi kommer även göra autogirodragningar för att se till att du lyckas betala eventuella avgifter du har kopplat till de fakturatjänster du använder för att få betalt.

Du kan följa vad som händer steg för steg på kontoutdraget under Faktura- och betaltjänster i menyn (se Kontoutdrag‍).