Stäm av konto

Det är bra att regelbundet göra kontoavstämning av sina konton för att försäkra sig om att bokföringen är korrekt. Så här gör du i Fortnox Bokföring.

Om du vill stämma av ett konto kan du enkelt göra det under fliken Bokföring - Stäm av konto. Antingen stämmer du av med hjälp av en bankfil, fil från Skatteverket för att stämma av ditt skattekonto, annan semikolonseparerad fil eller så gör du en kontoavstämning genom att bocka i bokföringstransaktionerna manuellt. Börja med att ange ditt ingående banksaldo samt hantera differensen för avstämningen. Här kan du läsa mer om inställningarna: Inställningar - Stäm av konto

Checklista för Stäm av konto

1. Aktivera bankintegrationen för automatisk inläsning av banktransaktioner, eller läs in dessa manuellt. Läs mer här: Hämta kontoutdrag för Stäm av konto‍
2. Fyll i ingående kontosaldo och lägg till antal dagar för max differens under Inställningar - Bokföring - Stäm av konto.
   Läs mer här: Inställningar - Stäm av konto‍
3. Ska du börja med stäm av konto mitt i ett räkenskapsår, använd massavstämning fram till det datumet.
4. Sök fram aktuellt intervall under Stäm av konto och matcha transaktioner.

Kontoavstämning med hjälp av bankfil

Om du tidigare gjort kontoavstämningen manuellt och ska börja med funktionen Stäm av konto i exempelvis april behöver du söka fram de transaktioner som gjorts innan den första april för att kunna göra en så kallad massavstämning fram till och med den sista mars. Genom massavstämningen talar du om för programmet att alla poster fram till ett visst datum, 31 mars i det här fallet, redan är avstämda.
Börja med att söka fram alla transaktioner på kontot du vill stämma av från den 1 januari till den 31 mars och klicka sedan på verktyget Massavstämning uppe till höger. Kontrollera att det är rätt konto och datum och klicka sedan på knappen Stäm av.
Det ingående saldot på bankkontot per den första april ska stämma överens med det utgående saldot för bokföringstransaktionerna per den sista mars.
För att stämma av kontot för april månad söker du sedan fram bokföringstransaktionerna mellan första och sista april. Du anger också för hur lång tid tillbaka som du vill se eventuellt öppna poster.

Nästa steg är att läsa in filen med banktransaktionerna.
Här finns det tre alternativ:

1. Få över banktransaktionerna med automatik från din bank till vyn Stäm av konto.
2. Läsa in filen med banktransaktioner som du hämtar från din internetbank.
3. Kopiera över information gällande banktransaktionerna i en semikolonseparerad fil med med datum, benämning och belopp som är uppställd likadant som exempelfil.
   Exempelfil för hur en sådan fil behöver vara uppställd finner du längst ner i denna artikel

Läs mer här om hur du laddar ner en bankfil från de olika bankerna: Hämta kontoutdrag för Stäm av konto‍


Det finns två sätt att ladda upp bankfilen på. Antingen klickar du på verktyget Läs in fil eller så letar du upp filen på din dator och drar in den över vyn Bokföring - Stäm av konto genom så kallad drag and drop-funktion.

Observera att det ingående värdet för både bokföringstransaktionerna och banktransaktionerna måste stämma överens för att det ska gå att göra avstämningen korrekt.
När du kontrollerat det ingående saldot är det dags att klicka på knappen Matcha transaktioner för att posterna från de båda sidorna ska matchas. De allra flesta transaktioner matchas med automatik men du kan också göra manuella matchningar. Det gör du genom att markera en bokföringspost med motsvarande transaktionspost.

Det viktiga när du gör en avstämning är att observerar om värdet för Summa markerade är detsamma för både bokföringsposterna och banktransaktionsposterna. Om inte dessa belopp överensstämmer så kan det vara något som blivit fel i avstämningen. Om det är några poster som du inte har möjlighet att stämma av just nu kan du skriva en kommentar till den posten, exempelvis Väntar på underlag. Klicka då på pratbubblan längst ut på raden. 

Läsa in filer

Du kan läsa in den fil du hämtar från Skatteverkets tjänst Skattekonto, med ändelsen .skv, för att stämma av ditt skattekonto löpande och automatiskt matcha transaktionerna.
Du kan även läsa in andra semikolonseparerade filer med datum, benämning och belopp som är uppställda likadant.
Exempelfil för hur en sådan fil behöver vara uppställd finner du längst ner i denna artikel.

Automatisk matchning

Den automatiska matchningen görs genom att jämföra det totala beloppet av de betalningar som bokförts en viss dag, med det totala beloppet av de betalningar som inkommit och dragits ifrån ditt bankkonto motsvarande dag. Om betalningen har skett via autogiro eller genom betalning via internetbanken så matchar även programmet på radnivå.

Ångra inläsning av fil

Skulle du ha läst in en felaktig fil kan du ta bort den genom att klicka på verktyget Inläsningshistorik.

Där får du en samlad lista över alla filer som är inlästa med bättre spårbarhet och kan med hjälp av soptunnan du finner längst till höger på raden för aktuell inläsning välja att radera alla senast inlästa transaktioner. Detta gäller endast för den senast inlästa filen.
Skulle du behöva filen, kan du också via Inläsningshistorik ladda hem de filer som har lästs in. Klicka i så fall på ikonen som du finner ute till höger på raden för specifik fil.

Skapa ny verifikation från vyn inlästa kontotransaktioner

För att bokföra från kontoutdraget, kan du klicka på plusikonen längst ut till höger i listan över inlästa kontotransaktioner. När du klickar på plustecknet skapar du en manuell verifikation. Du får med dig information såsom bokföringsdatum, beskrivning och belopp. Är det ett minusbelopp som är inläst blir beloppet med automatik registrerat som ett kreditbelopp.

OBS! Har du skapat kundfaktura eller leverantörsfaktura i Fortnox och inbetalningen eller utbetalningen är kopplad till en sådan post, ska dessa registreras i dessa vyer.

Stäm av konto manuellt

För att stämma av kontot manuellt börjar du på samma sätt som när du stämmer av med bankfil genom att först välja vilket konto och datumintervall du vill stämma av. Du har även möjlighet att välja om du enbart vill att bokföringsposter från en viss serie ska visas.
Klicka sedan på knappen Sök och bocka för de belopp du vill stämma av. Längst ner i listan ser du en summering av de markerade posterna samt det utgående kontosaldot.

Massavstämning

Innan du börjar med funktionen Stäm av konto, bör du göra en så kallad massavstämning för de eller det konto du vill stämma av. I många fall går du från att ha stämt av ett konto manuellt till att stämma av i programmet och då bör du använda programmets funktion Massavstämning för att markera bokföringstransaktionerna till och med ett datum som avstämda.
Markera Massavstämning uppe i högra hörnet och skriv in det datum som du till och med vill markera transaktionerna som avstämda och klicka på knappen Stäm av.
Om du gör fel eller av någon anledning vill börja om med din avstämning för ett konto, fyll i det datum som du vill ångra till och med och klicka sedan på knappen Ångra avstämning.

Avstämningsrapport

I avstämningsrapporten ser du alla poster som inte har blivit avstämda. Du kan välja att få dina kundinbetalningar och leverantörsbetalningar summerade genom att aktivera respektive rad. Om du vill att poster som inte är kundinbetalningar eller leverantörsutbetalningar ska summeras i avstämningen aktiverar du fältet Summera övrigt-poster. Oftast vill man inte att den posten ska summeras eftersom manuella betalningar är specificerade på kontoutdraget från banken. För att kunna stämma av dem på ett smidigt sätt bör de därför vara specificerade i bokföringstransaktionerna.

Kontoanalys

I rapporten kontoanalys kan du se avstämda poster genom att välja datum och vilka poster du vill visa när du tar fram rapporten. De avstämda posterna markeras med en bock.

Ordlista

Ingående kontosaldo - är det ingående värdet på aktuell avstämningsperiod.

Saldo - Det ingående kontosaldot plus alla transaktioner som finns med i aktuell avstämningsperiod

Utgående saldo - Det är summan av ditt ingående kontosaldo plus de transaktioner som har markerats/blivit avstämda.

Exempelfil för annan semikolonseparerad fil

Exempelfil Stäm av konto.txt