Checklista vid semesterårsavslut april - mars

Den här checklistan ska hjälpa dig att checka av allt som man behöver göra i samband med ett semesterårsavslut för perioden 1 april - 31 mars. Har du semesterår januari-december, läs här: Checklista vid semesterårsavslut januari - december‍ 

Semesterhanteringen i Fortnox lön följer kontantregeln, så har du semesterår 1 april – 31 mars så är det löner som är utbetalda under den perioden som tas med i beräkningen, oavsett när de är intjänade. Det innebär att du kan göra semesterårsavslutet så fort du är klar med alla utbetalningar fram till den 31 mars. 

Den enda skillnaden som blir beroende på om du gör semesterberäkning före eller efter den kommande aprillönen är om du har procentregeln och semesteruttag i mars som ska betalas ut i april. Har du gjort semesterårsavslut före lönekörningen så får du nya årets värden på de semesterdagarna, har du inte gjort semesterårsavslutet så får du det gamla värdet på dessa semesterdagarna. Dagarna hämtas i båda fallen från rätt semesterår, så det är bara värdet på dem som kan skilja. 

Läs mer här om hur det fungerar om det finns semesterdagar registrerade i kalendern på det kommande semesteråret innan ni har gjort semesterårsavslutet: 
Preliminära semesterdagar‍ 

 Vill du veta mer om hur semestern fungerar i fortnox så kan du se vår informationsfilm här: Studio Fortnox - Vi pratar om semester och semesterårsavslut

1. Se till att alla registreringar är rapporterade i kalendern och att alla löner med utbetalningsdatum fram till 31 mars är utbetalda

För att ingen manuell handpåläggning ska behövas så behöver alla registreringar/avvikelser vara rapporterade i kalendern på respektive anställd, fram till och med 31 mars. Har man bytt program under året kan man fyllt i vissa värden under ingående saldo semester på personalkortet. Semesterhanteringen följer kontantregeln, därför behöver alla lönebesked med utbetalningsdatum fram till 31 mars vara utbetalda för att dessa ska tas med i semesterberäkningen, oavsett när lönen är intjänad. 

2. Se över era semesterinställningar

På era avtal under Register - avtal för löner kontrollerar du att procentsatser med mera är korrekta utifrån det kollektivavtal eller lagar som ni följer i ert företag. Kontrollera även att inställningarna på semesterfliken på respektive anställd i Register - Personal är korrekta.

(Obs! Uppdaterad film är på väg - Inställningar - Lön - Avtal är flyttade till Register - Avtal för löner.)

3. Skapa en semesterberäkning

Skapa semesterberäkningen på de anställda som ni ska skapa semesterårsavslut på. Gå till fliken Semesterberäkning och klicka på Skapa ny.
Läs mer här: Skapa semesterberäkning/semesterårsavslut‍

4. Kontrollera semesterskuldlistan och underlaget

Det är viktigt att göra en bedömning om underlaget och semesterskulden ser rimligt ut. Det är den information som finns inmatad i systemet som används vid beräkningarna. Om du upptäcker några fel kan du använda denna guiden Felsökningsguide - Semesterberäkning‍ för att få hjälp med felsökningen.

5. Spara ner semesterskuldlistan/underlaget

Utskriften Underlag med Intjänat visar värden som används vid beräkning av semesterdagar samt värdet på semesterdagarna. Denna utskrift är värdefull att ha om ni stöter på något som verkar orimligt. Semesterskuldlistan är bra att använda som underlag när ni bokar upp detta i er bokföring manuellt.

För dig som använder den automatiska bokföringen av semesterskulden: 
Innan du gör steg "6. Gör semesterårsavslutet" behöver du säkerställa att du har gjort den automatiska bokföringen av semesterskulden via lönekörningen för mars månad. 

6. Gör semesterårsavslutet

Markera nu de aktuella anställda och klicka sedan på Semesterårsavslut. Personalkorten uppdateras nu med den nya informationen.

7. Kontrollera semesterfliken på de anställda

Gör en extra kontroll så att de anställda har fått korrekta värden och att dessa ser rimliga ut. Exempelvis, har en anställd tjänat in 25 semesterdagar per 31 mars så ska det vara 25 betalda dagar efter semesterårsavslutet på nya semesteråret från 1 april.

Du är nu klar med ditt semesterårsavslut. Resultatet av semesterårsavslutet visas på kommande lönebesked för den anställde som skapas efter semesterårsavslutet (vanligtvis maj månad).