Inställningar - Nummerserier och OCR

Här kan du göra inställningar för nummerserierna som används för dina olika dokument. Gå till Inställningar, kugghjulet uppe till höger. Välj sedan Fakturering - Nummerserier och OCR. Här fyller du i de nummer du vill att de olika serierna ska börja på.

Ställ in nummerserier 

Observera att du inte kan skriva i ett lägre värde än vad som är använt, om du exempelvis har skapat en faktura med nummer 357 så kan du inte ändra din nummerserie till 100. Du kan alltså bara skriva in ett värde som är högre än det du redan använt. 

Om du byter nummerserie när du skapar ett nytt räkenskapsår så ändras även nummerserien i det föregående året. Tänk alltså på att du bör ha avslutat faktureringen i det föregående året innan du påbörjar faktureringen i det nya.

Kundfaktura / Offert / Order
Välj det nummer du vill att respektive serie ska börja på. Du kanske inte vill att den första ska ha nummer 1, utan kanske istället exempelvis 10001. 

OCR på kundfakturor
Här väljer du om du vill använda OCR-nummer på dina kundfakturor. OCR är ett standardiserat referensnummer som kan användas om du har plusgiro eller bankgiro. 

Leverantörsfaktura
Om du arbetar med Leverantörsfakturor i Fortnox Bokföring kan du här ställa in nummerserie för dem. 

Avtal / Avtalsmall
Om du aktiverat avtalsfaktureringen under Inställningar - Fakturering - Avtalsfakturering så visas här fält för att ange nummerserie för avtal och avtalsmallar. 

Avsluta med att Spara. 

Extern fakturareferens

När du använder dig av t.ex. en webbshop och har en extern betalningsförmedlare som t.ex. Klarna, Dibs eller Payex så får din webbshop tillbaka ett  transaktionsnummer  från varje order som godkänts av betalningsförmedlaren. Detta transaktionsnummer sparas ofta ner tillsammans med ordern i webbshopen.

När en order därefter exporteras till Fortnox som en order eller faktura så kan detta transaktionsnummer följa med och lägga sig på extern fakturareferens 1 eller 2.

Fördelen med att få in transaktionsnumret uppkommer när du senare får avräkningen från betalningsförmedlaren. På avräkningen står oftast endast er webbshops ordernummer och transaktionsnumret. Om ni har fått in transaktionsnumret på fakturan kan ni gå in under Inbetalningar i Fortnox och skriva in transaktionsnumret istället för fakturanummer och programmet kommer då att hitta fakturan.

Det finns även kopplingar som kan läsa in avräkningsfilerna från betalningsförmedlaren och automatiskt matcha vilka fakturor som blivit betalda.