GDPR i Digital byrå

Registerutdrag

Inget specifikt register går att skriva ut. Önskas registerutdrag ändå, måste detta ske manuellt via skärmdump eller kopiera.

Radera

Det flesta personuppgifter som finns i Digital byrå är kopplade till övriga delar i systemet. Användarna styrs av användar-id, vilket du hittar under företagsnamnet, sedan Administrera användare‍. Likadant hittar du företagsuppgifter från kundregistret under register. För att radera dessa uppgifter, måste det ske i ovan nämnda delar i systemet. All anonymisering där, gör att uppgifterna i Digital byrå också anonymiseras.
För mer information kring anonymisering, klicka här: Anonymisering - Räkenskapsår‍.

Observera att personuppgifter även kan finnas under behandlingshistoriken.
För mer information, klicka här: Radera - Behandlingshistorik‍.

Kunder som hanteras av annan byrå kan fortfarande ha personuppgifter kvar i Digital byrå. Dessa kan raderas av systemadministratör, det är då endast informationen hos den tidigare byrån som raderas. Information kopplade till andra byråer raderas ej.

1. Gå till Klienter
2. Välj fliken Bortkopplade
3. Välj önskad kund och klicka på knappen Radera
4. Bekräfta

För att kunna filtrera fram egna urval i klientlistan går det att märka klienterna med egna sökord. En märkning skulle kunna innehålla en personuppgift. Under Inställningar för Digital byrå går det att se alla märkningar som används och det går där också att radera en märkning.

Det finns möjlighet att sätta eget namn på tjänster och aktiviteter, därav kan även dessa innehålla personuppgifter. Tjänsten och aktiviteten kan raderas genom att trycka på knappen radera. Observera att det även lämnar spår i behandlingshistorik. För att radera i behandlingshistoriken, kontakta Fortnox.

Påminnelse radera kunduppgifter

I Digital byrå finns även en tjänst för att komma ihåg att radera kunduppgifter längre fram i tiden.

1. Skapa en ny tjänst
2. Skapa ett eget uppdrag och döp det till exempelvis “Radera kunduppgifter”
3. Välj datum att utföra uppgiften
4. Spara

Ändra

I Digital byrå finns fritextfält för att kunna skriva kommentarer på tjänster och aktiviteter. Dessa kan innehålla personuppgifter. Fälten kan redigeras direkt av användaren, ändra eller radera direkt i fälten.

För att hitta kommentarer på tjänster som eventuellt innehåller personuppgifter går det i vyn Tjänster lista alla tjänster och även filtrera på enskild klient/kund. Klickar man in på en tjänst ser man även till höger i listan, via en symbol, om det finns kommentarer på tjänstens aktiviteter.

Inne på en klient i Digital byrå finns möjligheten att skriva in fritextinformation om kunden, som kan innehålla personuppgifter. Även dessa kan ändras/raderas direkt i fältet. (Övriga företagsuppgifter hämtas ifrån kundföretag)

Observera att det även loggas i behandlingshistoriken.
Läs mer här: Radera - Behandlingshistorik‍