Koppla mot faktura

Arbetar du med Bokföring från kontoutdrag‍ och transaktionen på banken avser en faktura som antingen blivit betald av din kund, eller som du betalat till en leverantör, så ska transaktionen kopplas till denna faktura i Fortnox. När du kopplar samman transaktionen med en faktura skapas ett betalverifikat, och saldot på fakturan minskar. Om fakturans saldo blir 0 kommer fakturan markeras som slutbetald i Fortnox. För att koppla en faktura till en transaktion klickar du på Koppla mot faktura. 

När du klickar på Koppla mot faktura kommer du till en vy som ser ut så här:

Högst upp till höger finns en ruta som visar all information som banken skickat till Fortnox. Här kan du exempelvis se transaktionens belopp, betaldatum, vilket konto betalningen inkommit till, samt vilka referenser banken har skickat med.

Till vänster visar vi dina obetalda fakturor. I exemplet ovan har vi hittat tre olika fakturor som har matchande referenser med transaktionen. De fält som är markerade är de fält som har kunnat matchas med informationen som banken skickat med transaktionen. Om inga referenser skulle matcha visar vi alla obetalda fakturor som har ett fakturadatum tidigare än transaktionens betaldatum. Du har då möjlighet att söka fram fakturor på Fakturanummer, Kund/Leverantör eller OCR. 

När du hittat fakturan att matcha transaktionen mot klickar du på den. Fakturan visas då under transaktionen på högersidan. Därefter klickar du på Bokför. Ett verifikat skapas då, saldot på fakturan uppdateras och transaktionen hamnar under fliken Historik. Du kan koppla en transaktion till flera fakturor, om en kund exempelvis betalat två fakturor som en totalsumma.

Hantera resterande

Skulle det vara så att det utbetalda/inbetalda beloppet är högre eller lägre än fakturans saldo, t.ex. om du har betalat en avgift, så klickar du på Hantera resterande. Du gör det genom att klicka på ikonen med den lilla pennan (till höger om vald faktura). 

En mindre ruta öppnas och du har möjlighet att välja vilket bokföringskonto som du vill bokföra resterande belopp mot. 

När du har hanterat det resterande beloppet visas det enligt bilden, och du kan sedan bokföra transaktionen. Om du skulle ha behov av att dela upp det resterande beloppet på flera olika konton går det bra att klicka på Hantera resterande flera gånger. 

Slutbetala en delbetald faktura

Om en faktura som du valt att bokföra transaktionen mot kommer att delbetalas, visas följande blå informationstext:

Om du vill att fakturan ska slutbetalas trots att en liten del av saldot kvarstår, så klickar du på det blå plustecknet. Då öppnas en ruta där du kan välja vilket konto du vill lägga differensen på. 

Koppla in- eller utbetalning mot kreditfaktura på motsatt sida

Skulle du få in en inbetalning som avser kreditering av en leverantörsfaktura, så har du möjlighet att koppla transaktionen mot en leverantörsfaktura med ett minussaldo. Du klickar då på Visa leverantörsfakturor och kopplar sedan transaktionen mot kreditfakturan. På samma sätt kan du koppla en utbetalning mot en kundfaktura med ett minussaldo.