Kom igång med Fortnox Fakturering

I Fortnox Faktureringsprogram skapar du enkelt fakturor till dina kunder. I denna guide går vi igenom hur du smidigast kommer igång med att skicka fakturor.

Filmserie: Kom igång med att skapa faktura

Checklista

1. Tilldela programlicens och behörigheter under Administrera användare som du hittar under ditt företagsnamn uppe till höger. 

2. Fyll i dina Företagsuppgifter under ditt företagsnamn uppe till höger.

3. Gör övriga aktuella inställningar för fakturering under kugghjulet uppe till höger. 

4. Lägg till kunder och artiklar under menyn Register. 

5. Skapa faktura genom att klicka på knappen Skapa ny under fliken Kundfakturor.

Vill du veta hur du bokför fakturan som betald, läs mer här: Registrera betalda kundfakturor‍

1. Ge behörighet till användare

Det första du behöver göra är att tilldela licens och ge behörigheter till den/de användare som ska ha tillgång till programmet. För att göra detta måste du vara systemadministratör.
Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger och sedan på Administrera användare. Här tilldelar du programlicenser och ger behörigheter.

Läs mer här: Behörigheter i Fortnox Fakturering‍

2. Gå igenom några viktiga inställningar

Lägg in dina företagsuppgifter

Börja med att klicka på ditt företagsnamn uppe i högra hörnet och välj Företagsuppgifter.

Här anger du företagets kontaktuppgifter, betalningsuppgifter och skatteuppgifter. Genom att skriva in ditt organisationsnummer och klicka på enter så hämtas dina adressuppgifter från Bolagsverkets register och du behöver inte fylla i informationen manuellt.

Det är även här du laddar upp företagets logotyp, som sedan syns på utskrifter, till exempel en faktura. Avsluta med att spara när du fyllt i alla uppgifter. 

Skapa räkenskapsår

Nästa steg är att lägga upp ett räkenskapsår. Ett räkenskapsår måste finnas för att du ska kunna bokföra dina kundfakturor samt registrera dem som betalda. Klicka på kalendern uppe till höger i programmet och välj alternativet Skapa nytt / redigera / radera år. 

Läs mer här: Räkenskapsår‍

Övriga inställningar du bör gå igenom

Inställningarna hittar du under kugghjulet längst uppe till höger. 

Bankinställningar
Lägg in dina bankonton under Register - Bankkonton. De används bland annat till din koppling mot banken, på dina kundfakturor eller vid utbetalning av leverantörsfakturor eller löner.
Läs mer här: Bankinställningar

Nummerserie och OCR
Under Inställningar - Fakturering - Nummerserie och OCR kan du välja startnummer för fakturor, om du exempelvis inte vill att din första faktura ska få nummer 1. Du kan också välja om du vill ha OCR-nummer på dina fakturor.
Läs mer här: Nummerserier och OCR‍

Om du vill skicka E-faktura
Om du vill skicka dina fakturor som e-faktura så måste du aktivera funktionen. Detta gör du under Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde-E-faktura.
Läs mer här: E-faktura 

Om du vill skicka fakturor via e-post
Om du vill kunna maila dina fakturor gör du inställningar för det under Inställningar - Fakturering - E-postdokument.
Läs mer här: E-postdokument‍

3. Lägg till artiklar och kunder

För att det ska bli så smidigt som möjligt för dig att skapa fakturor i Fortnox Fakturering bör du lägga upp dina artiklar och kunder i artikel- respektive kundregistret.

Importera befintliga register

Om du har ett artikel eller kundregister sedan tidigare och från ett annat faktureringsprogram kan du på egen hand importera dessa register i Fortnox.

Läs mer här:
Importera artikelregister‍
Importera kundregister 

Lägg upp artiklar manuellt

Lägg till artiklar genom att gå till Register - Artiklar och klicka på Skapa ny. Fyll i de uppgifter du har om artikeln, tänk på att ju fler uppgifter du lägger in från början, desto mindre behöver du ange varje gång du lägger in artikeln på en faktura.
Läs mer här: Artikelregister‍

Du kan också lägga upp artiklar i samband med att du skapar en kundfaktura. Markera kolumnen Artikelnr och klicka sedan på plustecknet och Skapa ny.

Lägg upp kunder manuellt

För att lägga upp en ny kund går du till Register - Kunder och klickar på Skapa ny. Fyll i de uppgifter du har om kunden. Tänk på att ju fler uppgifter du lägger in från början, desto mindre behöver du ange varje gång du lägger in kunden på en faktura.
Läs mer här: Kundregister‍

Du kan också lägga upp kunder i samband med att du skapar en kundfaktura. Klicka på pilen i fältet Kund och klicka sedan på plustecknet och Skapa ny.

4. Skapa faktura

Nu är det dags att skapa fakturan. Klicka på Fakturering i huvudmenyn och välj Skapa ny.

Längst upp till vänster ser du preliminärt fakturanummer, OCR-nummer och verifikationsnummer.

Börja med att välja kund. De uppgifter du har  lagt upp på kunden i registret fylls automatiskt i på fakturan. 

Kontrollera att du har rätt uppgifter under rubriken Fakturauppgifter och lägg sedan till de artiklar som kunden ska faktureras genom att skriva i artikelnummer eller benämning under Artikelnr. Om du inte vill fakturera en artikel från ditt artikelregister skriver du bara skriva en benämning i benämningsfältet, så att kunden kan se vad som är fakturerat.

Fyll sedan i antal artiklar, á-pris och eventuell rabatt. Priset på artikeln hämtas från den prislista som är kopplad till kunden i kundregistret. Om det inte finns någon prislista kopplad till kunden kommer istället priset från er förvalda prislista att skrivas ut på fakturan.
Läs mer här: Prislistor och prisuppdatering‍

När du fyllt i alla uppgifter på fakturan kan du förhandsgranska den genom att klicka på Förhandsgranska uppe till höger i vyn, då kommer fakturan att visas som en PDF-fil. 

5. Bokför, skriv ut och skicka faktura

När du är klar med din faktura klickar du antingen på Spara eller Bokför. Så länge fakturan bara är sparad kan du ändra uppgifterna på den. När fakturan bokförts kan du inte längre göra några justeringar. Du kan inte bokföra fakturan som betald om den inte är bokförd.

För att skicka fakturan till din kund klickar du på knappen Skicka eller Skicka med Fakturatjänster. Här har du olika valmöjligheter för hur du vill att fakturan skall skickas, antingen via e-post, e-faktura, skriva ut den eller skicka den via Fakturatjänster.
Genom att skicka den via Fakturatjänster tar vi över all administration kring fakturan. Vi ser till att din kund får fakturan på önskat sätt, och hanterar eventuella påminnelser och inkasso om det behövs. När fakturan sedan betalas registreras och bokförs den i Fortnox – helt automatiskt.
Läs mer här: Faktura- & betaltjänster

Utbildning

Du vet väl att du kan gå utbildningar hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner?
Här kan du läsa mer om våra utbildningar.