Kom igång med Kvitto & Resa för administratörer

Som administratör i Fortnox Kvitto & Resa kan du anpassa utläggsprocessen precis så som du och ditt företag vill ha det. Du kan när som helst justera vilka moment som skall ingå i hela utläggsprocessen, hur gränssnitten skall se ut och vilka användare som skall kunna göra vad.

Administratörer i Kvitto & Resa

Är användaren systemadministratör‍ så blir personen per automatik administratör för Kvitto & Resa när den licensen tilldelas. Det går även att justera administratörsbehörigheten i Kvitto & Resa under Användare. Klicka på användarens namn och markera Administratör. 

En administratör har rättigheter att justera inställningar, hantera rapporter samt korrigera behörigheter för andra användare i Kvitto & Resa.
Läs mer här: Licens och behörighet för Kvitto & Resa‍

Växla mellan Administratör och Privat läge

När du kommer in i Kvitto & Resa och är administratör hamnar du i administratörens gränssnitt för er organisation. I menyn till vänster har du möjlighet att växla till Privat läge, där du registrerar dina egna reseräkningar och utlägg för att sedan skicka dem vidare. Detta är endast möjligt för vanliga användare, ej för redovisningskonsulter.

Administrera utläggsprocessen

I Kvitto & Resa använder man rapportmottagare för att skicka information till olika system. Programmet är förinställt mot Fortnox Bokföring, men det går även att växla till Fortnox Lön eller annat system. Likväl kan man använda sig av dubbla rapportmottagare, vilket innebär att det går att skicka in reseräkningarna både till lön och till bokföringen.
Läs mer här om hur du byter till Lön: Rapportmottagare Fortnox Lön i Kvitto & Resa‍‍

Kvitto & Resa har en uppsättning med förvalda inställningar som du kan redigera och anpassa efter företaget under Inställningar. T.ex. finns både inrikes och utrikes traktamente med aktuella regelverk förberedda.
Läs mer här: Traktamente i Fortnox Kvitto & Resa‍

Dessutom finns det vissa möjligheter som alltid finns tillgängliga för alla användare, t.ex. att man förutom att kunna skapa utläggen i SEK även kan göra det i utländsk valuta. Då hämtas valutakursen från open exchange rates och översätts till SEK in i bokföring eller lön.
Läs mer här: Registrera utländska kvitton‍

Min organisation

Under Min organisation i menyn till vänster hanterar du bl.a. attestering och design. Under Design bestämmer du hur tjänsten ska se ut för dina användare.

• Välj vilken ikon som ska visas för användarna i appen och webben. Om det finns en logotyp under Företagsuppgifter i Fortnox kommer den att hämtas automatiskt.
• Välj vilken bakgrundsbild som ska synas i appen och webben.   

Rapporter 

I den här vyn samlas rapporter som användarna har registrerat och sedan valt att skicka vidare till administratör. Administratören kan, beroende på hur man valt att anpassa utläggshanteringen, hantera och skicka in rapporter till bokföring eller lönesystem.
Läs mer här: Hantera utläggsrapporter för administratörer‍ ‍
Djupare förklaring kring rapportvyn: Rapporter i Kvitto & Resa‍

Inställningar
Innan ni börjar använda Kvitto & Resa är det vissa inställningar du som administratör bör gå igenom för att anpassa utläggsprocessen efter era behov. Under Inställningar i menyn till vänster hittar du inställningar för rapporter, utläggskategorier, betalsätt, hantering / flöde, attestering samt kostnadsställen & projekt. Med hjälp av inforutorna och frågetecknen får du mer förklaringar om respektive funktion. Här bör du tänka igenom följande:

• Bestäm hur rapporten skall skickas in till t.ex. bokföringen.
• Bestäm vilka betalsätt användarna ska kunna välja mellan (gäller endast bokföring).
 • Bestäm vilka utläggskategorier som ska finnas.
• Välj bokföringskonton för respektive utläggskategorier för hur utläggen ska konteras.
• Välj om projekt och/eller kostnadsställe ska vara aktiverade.
• Välj om attest‍ ska vara aktiverat eller inte och vem som ska attestera rapporten.
• Välj vilka fält som ska vara synliga respektive obligatoriska.

Hur du går igenom dessa inställningar hittar du här: Inställningar i Kvitto & Resa.

Användare

Under Användare i vänstermenyn visas organisationens samtliga användare med licens för Kvitto & Resa. Under fliken Redovisningskonsulter finns eventuella redovisningskonsulter. Här administrerar du t.ex. anställningsnummer för företagskort, möjlighet att rapportera utlägg åt andra användare, eller vilken avdelning en viss användare tillhör vilken ni kan basera attesteringen på.

Läs mer här: Fliken Användare i Kvitto & Resa‍

Tilläggstjänster

För att automatisera och förenkla utläggshanteringen ytterligare är det möjligt att koppla tjänsten med företagskort, elektroniska körjournaler samt registrera drivmedelsförmåner.

Obs! För att kunna koppla tilläggstjänster krävs licens för Fortnox Kvitto & Resa Plus.

Läs mer här: 

Koppla företagskort till Kvitto & Resa‍ 

Koppla elektroniska körjournaler till Kvitto & Resa‍