Retroaktiv lön - manuell hantering

Retroaktiv lön är en ersättning som skall betalas ut till anställda efter det att löneförhandlingar är klara och när det i löneförhandlingarna har avtalats att vissa löneökningar skall gälla retroaktivt för redan utbetalda löner.

Retroaktiv lön kan även bli aktuellt när det har visat sig att en anställd under en period tillbaka i tiden skulle ha haft rätt till viss ersättning eller att den anställde under tidigare perioder fått för låg ersättning för det arbete som utförts.

När retroaktiva löner ska beräknas måste den löneansvarige titta tillbaka på gamla lönebesked och beräkna hur mycket månadslön, timlön, sjuklön och övertidsersättning med mera som de anställda skulle ha haft enligt den nya förhandlade lönenivån och betala ut eller dra av mellanskillnaden.

För retroaktiv lön finns det speciella lönearter upplagda för att du ska kunna skilja denna typen av ersättning från annan ersättning och för att du skall kunna registrera retroaktiva lönearter automatiskt på lönebesked.

Lönearter för retroaktiv lön

144     Retroaktiv lön semestergrundande

1442   Retroaktiv lön ej semesterlönegrundande

1443   Retroaktiv lön rörlig del semestergrundande

Retroaktiva löner ska registreras och betalas ut i den ordinarie löneutbetalning som närmast följer efter det att de nya lönenivåerna har blivit kända och de retroaktiva lönerna har beräknats.

Retroaktiv lön beräknas som kontant bruttolön och betalas ut med engångsbelopp varför avdrag för preliminärskatt ska göras med engångsskatt. Retroaktiv lön kan vara semesterlönegrundande lön beroende på vilken löneart den avser att justera men utgör aldrig semesterlönegrundande arbetstid eftersom arbetstiden redan har registrerats under tidigare perioder.

Exempel: Retroaktiv lön för tjänsteman

Jenny har fått en löneökning på 800 kronor i årets löneförhandling. Den nya lönen ska börja gälla från och med 1 april. Hennes lön blir då 20 800 kronor. Då avtalen för de anställda inte var fastställda vid löneutbetalningen i maj kommer de anställda att få en retroaktiv lön på nästa löneutbetalning.
Lönen för juni kommer då istället att bli 20 800 kronor + de 1 600 kronorna som inte
betalades ut med lönen i april och maj. Lägg manuellt till löneart 144 på lönebeskedet och ange Från datum, Till datum samt Summa.

Skulle Jenny haft någon frånvaro eller övertid som behöver räknas om enligt den nya lönen gör du det enligt de olika formler som gäller för de lönearter som ingår i tjänstemannaavtalet.‍

 

Exempel: Retroaktiv lön samt sjukfrånvaro för tjänsteman

Jenny var sjuk två dagar i april och fick då sjukavdrag enligt sin lön på 20 000 kronor. På hennes lönebesked för maj såg det då ut enligt bilden nedan:

Skulle Jenny fått sin nya lön på 20 800 kronor redan i maj hade sjukavdraget varit högre och lönebeskedet hade då sett ut enligt bilden nedan:

När avtalen blev klara i juni var det dags att betala ut den nya lönen samt retroaktiv lön för april och maj. Då Jenny varit sjuk och fått sjukavdrag baserat på hennes tidigare lön i maj görs ett avdrag på löneutbetalningen för juni. Avdraget utgörs av mellanskillnaden på sjukavdraget för en lön på 20 000 kronor respektive 20 800 kronor och blir 44,42 kronor.
För att få fram vad den retroaktiva lönen blir för sjukfrånvaron summerar du alla sjuklöneraderna (löneart 44, 440 och 442) på första lönebeskedet som är beräknade på gamla lönen 20 000 kr, detta blir -1107,58 kr.
Summera därefter alla sjuklöneraderna på andra lönebeskedet som visar hur beräkningen hade sett ut baserat på den nya lönen 20 800 kr, detta blir -1152,00 kr. Mellanskillnaden på dessa är 44,42 kr som den anställde skulle ha mer i avdrag.
Löneart 144, Retroaktiv lön semestergrundande används både för den retroaktiva
lönen för april och maj samt för det korrigerade sjukavdraget. För tydlighetens skull läggs den retroaktiva lönen samt det retroaktiva sjukavdraget på två rader på lönebeskedet. Se exempel i bilden nedan: