Inför inläsning av Visma Lön 300/600 - Personalkort

Har du bestämt dig för att byta löneprogram från Visma Lön 300/600 till Fortnox Lön? Då har du en hel del hjälp här för att smidigt få över uppgifter om er personal. Importen görs utifrån utskrifterna Arbetsschema och Personalkort som du skapar i Visma Lön 300/600 och sparar som PDF. För bästa resultat rekommenderar vi att du gör inläsningen i följande ordning:

1. Arbetsschema (utan helgdagar)
2. Personalkort 
   
    

OBS! I Fortnox Lön godtas inte personnummer som anställnings-id. Har ni personnummer som anställnings-ID i Visma Lön så behöver dessa ändras innan ni skapar pdf-utskriften av Personalkort. Därefter kan ni göra importen till Fortnox Lön.

Inställningar att se över innan du gör importen

Collectum

Inställningar - Lön - Collectum. Redovisar ni de anställda till Collectum från Visma Lön 300/600 idag så markerar du Ja och fyller i era uppgifter för rapporteringen till Collectum här. Informationen angående Collectum på utskriften Personalkort kommer läsas in på de anställda till personalregistret i Fortnox Lön. Kontrollera så att den som ska ta ut underlagen för Collectum har behörigheter för Collectum under Administrera användare.

Fora

Inställningar - Lön - Fora. Redovisar ni de anställda till Fora från Visma Lön 300/600 idag så markerar du Ja och fyller i era uppgifter för rapporteringen till Fora här. Information angående Fora på utskriften Personalkort kommer läsas in på de anställda till personalregistret i Fortnox Lön.

Arbetstidsförkortning

Inställningar - Lön - Arbetstidsförkortning. I Fortnox Lön kan du på de anställda fylla i den redan intjänade arbetstidsförkortningens timmar eller arbetstids kontots kronor. Aktivera först vilket av dessa ni använder er av i ert företag.

Skatt och arbetsgivaravgifter

Inställningar - Lön - Skatt och arbetsgivaravgifter. Har ni anställda som är idrottsutövare om ni har rabatt för stödområde A eller forskning och utveckling aktiverar du dessa inställningar här. När de anställda är inlästa kan du här fylla i om ni använder växa-stödet för första anställd på någon av de anställda samt hur länge till det gäller.

Bokföringskonto

Register - Kontoplan. Här kontrollerar du så de konto ni fyllt i på de anställda i personalkortet i Visma är aktiva i kontoplanen i Fortnox. 

 

Bra att veta:

Nettosemester

Fortnox Lön beräknar semester enligt nettosemester. Det innebär att anställda som arbetar mindre än 5 dagar i veckan (intermittent deltid) får ett mindre anstal semesterdagar men däremot anpassas värdet på semesterlnen efter antalet dagar så den anställde förlorar ingen semesterlön. Man använder en så kallad uttagsfaktor. Har den anställde intermittent deltid i samband med semesterårsavslutet så hanteras antalet dagar och värdet automatiskt. Sker denna förändring under pågående semesterår behöver dagarna korrigeras manuellt i personalregistret. Har ni använt bruttosemester i Lön 600 behöver dagarna justeras manuellt till nettodagar i Fortnox lön.

Semestervillkor

Vi tolkar i dagsläget inte semestervillkoret som är valt på den anställde i Visma Lön 300/600. För att underlätta era semesterinställningar så motsvarar deras semestervillkor följande:

Semestervillkor 10 - Semesterlagen, anställd med semesterdaglön - Procentregeln i Fortnox Lön

Semestervillkor 20/21 - Månadslön med semestertillägg+rörliga delar - Sammalöneregeln i Fortnox lön

Semestervillkor 30 - Säsongs/Extraanställd med semesterersättning - Procentregeln i Fortnox Lön Semesterersättning i anslutning till lön - timavlönad‍

Semestervillkor 40 - Teknikavtalet IF Metall Semester - Metall‍ 

Semestervillkor 50 - Detaljhandeln Semester - Handels‍ 

Bilförmån

Anställda med bilförmån behöver ni göra inställningarna för bilförmånen under Register - Personal. Har du redan ett beräknat förmånsvärde/år kan du fylla i det direkt, annars kan du beräkna förmånsvärdet via vår guide som hämtar uppgifterna direkt från Skatteverket. 

Arbetsgivaravgifter

Arbetsgivaravgifterna på de anställda beräknas utifrån den anställde personnummer. De inställningar som behöver göras är om den anställde inte ska ha arbetsgivaravgifter, är idrottsutövare, ska vara underlag för regionalt stöd (stödområde A) eller forskning och utveckling. Det är automatiskt inställt att Fortnox Lön ska hantera 1000 kronorsregeln. När denna inställning är på Ja så hanteras detta automatiskt och behöver inte ställas in på den anställde.

När man skapar bokföringsunderlag efter lönekörningen och arbetsgivardeklarationen så kan man även behöva skapa ett bokföringsunderlag för arbetsgivaravgifterna. Detta bokföringsunderlag bokför antingen allt som berör arbetsgivaravgifterna eller enbart justeringar som t.ex. öresavrunding, 1000 kronorsregeln eller om ni har stöd för forskning och utveckling eller stödområde A. Här görs även justering för arbetsgivaravgifter när du har anställda som har en lägre arbetsgivaravgift än 31,42%. De inställningar som är gjorda under Inställningar - Lön - Bokföringsinställningar‍ påverkar hur arbetsgivaravgifterna bokförs.

Lönekörning

I Fortnox Lön så låser man inte löneperioden när lönekörningen är klar. Behöver du göra justering på något lönebesked är det bara att gå till det lönebeskedet och skapa om lönebeskedet. 
Läs mer här: Backa en felaktig lönekörning‍ 

Flex, Komp, Arbetstidsförkortning och Arbetstidskonto

De värde som ni lägger in under Register - Personal - Ingående saldon för komptid, flextid, arbetstidförkortning eller arbetstidskonto följer löneåret som är enligt kalenderår. Det värde som ni har i Aktuellt saldo vid årets slut flyttas till ingående komptid, flextid, arbetstidsförkortning och arbetstidskonto i samband med att ett nytt löneår skapas.

Standardlönerader

Har du i Visma Lön 300/600 lagt in lönearter som är återkommande på den anställdes lönebesked t.ex frivillig skatt så behöver du även lägga till dessa på den anställde under Register - Personal - Löneuppgifter i Fortnox Lön.

Register barn - Semestergrundande frånvaro vid föräldraledighet

I samband med föräldraledighet så anger man vilket barn föräldraledigheten avser. Programmet håller automatiskt reda på när frånvaron övergår från semestergrundande frånvaro till ej semestergrundande frånvaro för respektive barn.

Du kan lägga till den anställdes barn under Register - Personal och fliken Semester, här kan du även ange om det redan finns ett antal semestergrundande dagar uttagna för barnet som programmet ska ta hänsyn till. Den anställde kan också lägga till barn i samband med registrering av föräldraledighet i Fortnox app eller www.fortnox.se och på så sätt få frånvaron på rätt barn från början. 

Så här hanteras de olika uppgifterna på utskrifterna

Grunduppgifter:

Anhörig:

Anställning:

*Anställningsform har översatts enligt följande, dessa kan justeras manuellt på den anställde under Register - Personal - Anställning när inläsningen är klar.

Lön:

Skatt:

**Beräkningsmetod för skatten har översatts till följande i inställningen för Skatteavdrag.

Semester:

Övriga uppgifter:

Arbetstidsschema:

Scheman där typ av arbetsschema är oregelbunden arbetstid och genomsnittliga arbetstiden är 5 dagar så skapas schemat och genomsnittliga arbetstiden fördelas på de 5 dagarna från måndag - fredag.

Scheman där typ av arbetsschema är oregelbunden arbetstid och genomsnittliga arbetstiden är mindre än 5 dagar så skapas schemat men du måste i efterhand gå in på schemat och fördela den genomsnittliga arbetstiden på det antal arbetsdagar som står i schemat. Detta för att få en korrekt sysselsättningsgrad på den anställde. 
Det är viktigt att detta görs innan ni börjar registrera avvikelser i kalendern och lönebesked i Fortnox Lön.