Rapporter

I Fortnox program finns en mängd olika rapporter som kan vara användbara för dig när du vill se ditt företags ekonomiska ställning. För att ta fram en rapport klickar du på Rapporter i huvudmenyn.

Rapporterna är indelade per program som du har tillgång till, t.ex. Bokföring, Leverantörsfakturor, Kundfakturor, Register och Listor samt Egna rapporter.

Skulle du skriva ut en rapport som är större än 5 MB kommer den inte skrivas ut direkt utan lägga sig i kö för utskrift. Det innebär att du kommer kunna fortsätta att arbeta som vanligt i programmet. När rapporten skrivits ut kommer du få en notis under klockan i programmets högra hörn. Rapporten kommer då ligga under rubriken Köade rapporter som du hittar när du klickat på Rapporter i huvudmenyn. De rapporter som blivit köade sparas i två dagar.

Utskrivningsalternativ

Det finns tre olika sätt att visa de olika rapporterna. Du väljer utskrivningsalternativ beroende på vad du ska göra med rapporten. 

Visa på skärm - rekommenderas om du bara vill titta på rapporten och inte skriva ut den.
Visa PDF - rekommenderas om du vill skriva ut rapporten. Du måste ha en PDF-läsare installerad på din dator. Detta kan du ladda ner gratis på exempelvis Adobes hemsida.
Visa TXT - rekommenderas om du vill ta ut rapporten i text-format för att kunna öppna den i exempelvis Excel. 

Läs mer om de olika rapporterna och vad de innebär nedan.

Artikelregister

Om du vill få ut en lista på alla artiklar du har i artikelregistret är det denna rapport du ska skriva ut. Du kan välja att rapporten ska visa artikelpriserna utifrån en viss prislista eller om priset enligt alla prislistor ska tas med.

Artikelstatistik avancerad

I den avancerade artikelstatistiken har du möjlighet att göra ett större urval på t.ex. kostnadsställe och projekt. Här kan du även få med referensperson och täckningsbidrag samt täckningsgrad. 

Artikelstatistik

Om du vill ta ut statistik för dina artiklar kan du skriva ut rapporten Artikelstatistik. I den rapporten kan du exempelvis se hur mycket som offererats, fakturerats m.m. av en viss artikel samt vad som sålt mest procentuellt sett under vald period. 

Balansrapport

I balansrapporten ser du företagets tillgångar och skulder vid ett angivet tillfälle. Du får information om det ingående och utgående saldot på skulderna och tillgångarna för den valda perioden. Du ser även om det skett någon förändring inom det valda intervallet och hur stor den i sådant fall har varit. 

Arbetar du med Attest via attestflöde kommer du ha möjlighet att välja om du vill att rapporten ska ta med de leverantörsfakturor som ligger under attest, alltså de ej bokföra leverantörsfakturorna. 

Behandlingshistorik

I behandlingshistoriken ser du när och vem som har gjort vad i programmet. Klicka på administrationsmenyn som du hittar uppe i högra hörnet och välj sedan Behandlingshistorik. Om du inte har det alternativet behöver en programadministratör eller en systemadministratör ge dig den behörigheten. Du kan välja att visa händelserna inom ett visst datumintervall, för ett visst program eller för en viss del av ett program. När du gjort din sökning kan du skriva ut historiken genom verktygen som du hittar uppe till höger i vyn.  

Borttagna verifikationer

I denna rapport där du kan se alla borttagna verifikationer i sin helhet. Du kan även se av vem och när verifikationen tagits bort. Siffran inom parentes efter verifikationsnumret visar antalet gånger just denna verifikation tagits bort, (1) visar verifikationen som den såg ut första gången den togs bort, (2) visar hur den såg ut andra gången den togs bort o.s.v.

Förfallolista - Kundfakturor

Genom förfallolistan ser du alla förfallna kundfakturor inom valt datumintervall.

Förfallolista - Leverantörsfakturor

På förfallolistan ser du alla förfallna leverantörsfakturor inom valt datumintervall. Arbetar du med Attest via attestflöde kommer du ha möjlighet att välja om du vill att rapporten ska ta med de leverantörsfakturor som ligger under attest, alltså de ej bokföra leverantörsfakturorna. 

Huvudbok

I huvudboken ordnas företagets alla verifikationer systematiskt. Varje konto och vad som har hänt på detta går att avläsa. Det är lätt att se vad saldot är på de olika kontona och därigenom blir det lätt att se hur företagets intäkter, kostnader, tillgångar och skulder förändras.

Ingående balans

Denna rapport visar årets ingående balans, vilket är de belopp man bokför i början av ett nytt räkenskapsår som ingående saldon på konton för tillgångar, eget kapital, avsättningar och skulder i balansräkningen. Saldona på de olika kontona hämtas från den utgående balansen i balansräkningen per sista dagen för föregående räkenskapsår.

Kontoanalys

Om du vill se alla affärshändelser på ett konto under en viss period kan du ta ut en Kontoanalys.

Kontoplan

I rapporten Kontoplan kan du skriva ut din kontoplan. Väljer du att bocka i rutan Specificerad kommer du få med information om de inställningar som gjorts på kontot vad gäller t.ex. vilket kostnadsställe som ska föreslås eller om transaktionsinformation alltid ska anges. 

Kundregister

Om du vill få ut en lista på alla kunder du har i kundregistret är det denna rapport du ska skriva ut. Du får då med kundens namn och adressuppgifter. 

Kundstatistik

I rapporten Kundstatistik kan du se alla fakturor som skickats till en kund under valt datumintervall. Du ser saldot på fakturan, fakturadatum m.m. 

Lagerlista

Här kan du ta ut en lista för att lättöverskådligt kontrollera bland annat lagersaldot på dina artiklar samt det totala lagervärdet. Lagervärdet beräknas på inpriset som är angivet i artikelregistret. 

Leverantörsregister

Om du vill få ut en lista på de leverantörer som du har i ditt leverantörsregister är det denna rapport du ska skriva ut. Du får med namn och adressuppgifter och en summering av antalet leverantörer.

Leverantörsstatistik

I denna rapport kan du se statistik över dina leverantörsfakturor. Du kan bland annat ta ut rapporten per Leverantör och se vilken status fakturorna till respektive leverantör har.

Arbetar du med Attest via attestflöde kommer du ha möjlighet att välja om du vill att rapporten ska ta med de leverantörsfakturor som ligger under attest, alltså de ej bokföra leverantörsfakturorna. 

Likviditetsrapport

Likviditetsrapporten är en jämförelse av förväntade utbetalningar och inbetalningar under en viss period. Man tittar med hjälp av brytdatumen på en prognos över hur likviditeten kommer att se ut under den här perioden med nedslag under specifikt utvalda datum. I vår likviditetsrapport kan man även lägga in förväntade in- och utbetalningar som ännu inte finns registrerade i systemet och då blir uppskattningen av likviditeten mer "korrekt". Rapporten tittar på bokförda fakturor.

Arbetar du med Attest via attestflöde kommer du ha möjlighet att välja om du vill att rapporten ska ta med de leverantörsfakturor som ligger under attest, alltså de ej bokföra leverantörsfakturorna. 

Momsrapport

När du ska betala in mervärdesskatten, momsen, till staten skapar du i Fortnox Bokföring under menyvalet Rapporter en momsrapport. Om du tagit ut en momsrapport som inte stämmer kan du läsa om hur du gör för att felsöka den här: Felsökningsguide - Att felsöka en momsrapport‍ 

Arbetar du med Attest via attestflöde kommer samtliga leverantörsfakturor för den aktuella perioden att behöva attesteras innan du kan skapa din momsrapport. Om det skulle finnas leverantörsfakturor under attest kommer du att få ett varningsmeddelande. 

Offert/Order/Fakturalista

I Offert/Order/Fakturalistan har du stora möjligheter att söka fram information på olika nivåer. Du kan till exempel ta ut en lista på alla slutbetalda fakturor för en viss kund, eller för alla kunder. Du kan ta ut en lista på alla förfallna offerter eller alla ännu ej fakturerade order samt mycket annan information.

Offert/Order/Fakturalista summerad

I Offert/Order/Fakturalista summerad summeras de, för vald period, aktuella beloppen per kund.

Periodiseringar

Periodisering innebär att utgifter ska kostnadsföras under den period då den underliggande resursen förbrukas, liksom att inkomster ska tas upp som intäkter under den period då de faktiskt intjänas, även om kassaflödet (betalningen) i praktiken genomförs under en annan period. I denna rapport kan du se både utförda och ännu ej utförda periodiseringar.

Periodisk sammanställning (kvartalsrapport)

I den periodiska sammanställningen (kvartalsredovisningen) rapporteras värdet av varor och vissa tjänster du sålt momsfritt till andra EU-länder p.g.a. att köparen åberopat ett giltigt momsregistreringsnummer och varan transporterats till ett annat EU-land.

Rapportera värdet av tjänster endast om båda två av följande villkor är uppfyllda:

- Du säljer tjänsterna momsfritt enligt huvudregeln för försäljning till näringsidkare.

- Köparen finns i ett annat EU-land och ska deklarera och betala moms på inköpet.

För att rätt uppgifter ska komma med på rapporten måste följande kriterier uppfyllas: 

- Kundens VAT-nummer måste anges i kundregistret.

- Kunden måste vara märkt med typen EU-kund omvänd skattskyldighet i kundregistret.

- Inställningen Kvartalsredovisning EU måste vara markerad på kundfakturan.

- Endast artiklar registrerade i artikelregistret kan användas.

- Försäljningskonton som används måste vara märkta med momskoderna VTEU eller FTEU.

- Har försäljningskontot VTEU (Varor) måste artikeln ha märkningen vara. Om det är FTEU (tjänst) måste artikeln vara märkt som tjänst.

Projektredovisning

I denna rapport kan du ta ut all befintlig information om dina olika projekt. Du kan bland annat välja att rapporten ska innehålla projektuppgifter vilket innebär att du får en lista på alla projekt som visar status, belopp, timmar, fakturerat, ej fakturerat samt anteckningar på projekten beroende på filtrering och vilka val du gör under rubriken Kolumner och Status.

Reskontralista - Kundfakturor

I denna rapport kan du se vilka kundfakturor du har i din reskontra, d.v.s. de fakturor som är obetalda per valt datum. Det första datumfältet avser fakturadatum. För att vara säker på att få med alla obetalda fakturor väljer du ett datum långt bak i tiden. I det andra fältet väljer du per vilket datum du vill visa reskontran. De fakturor som blivit registrerade som betalda efter det datum du skriver i det andra fältet kommer att visas som obetalda i rapporten.

Reskontralista - Leverantörsfakturor

I denna rapport kan du se vilka leverantörsfakturor du har i din reskontra, d.v.s. de fakturor som är obetalda per valt datum. Det första fältet avser fakturadatum. För att vara säker på att få med alla obetalda fakturor väljer du ett datum långt bak i tiden. I det andra fältet väljer du per vilket datum du vill visa reskontran. De fakturor som blivit registrerade som betalda efter det datum du skriver i det andra fältet kommer att visas som obetalda i rapporten.

Arbetar du med Attest via attestflöde kommer du ha möjlighet att välja om du vill att rapporten ska ta med de leverantörsfakturor som ligger under attest, alltså de ej bokföra leverantörsfakturorna. 

Resultatbudget

I rapporten Resultatbudget kan du välja om du endast vill se vad som är budgeterat på dina resultatkonton, genom att välja Ackumulerat eller månadsvis genom att välja Per månad, eller om du vill se en periodiserad budget/månad för räkenskapsåret. Väljer du att visa rapporten per månad kan du i samma rapport kombinera utfallet för passerade månader med kommande månaders budget och på så sätt få en prognos för helåret. Rapporttiteln är redigerbar så du kan själv namnge din rapport. 

Resultatrapport avancerad

I denna rapport kan du får ut lite mer information än du får i den vanliga resultatrapporten. Du kan göra jämförelser med bl.a. budget och föregående år m.m. Om du kryssar i Kompakt summeras beloppen per kontogrupp, och visar alltså inte varje konto för sig.

Arbetar du med Attest via attestflöde kommer du ha möjlighet att välja om du vill att rapporten ska ta med de leverantörsfakturor som ligger under attest, alltså de ej bokföra leverantörsfakturorna. 

Resultatrapport

Resultatrapporten är uppställd i kontonummerordning och visar hur ett företags resultat (vinst, förlust eller nollresultat) varit under en viss tidsperiod. I en resultatrapport kan man bland annat läsa ut omsättningen, bruttovinsten samt vinsten före och efter skatt. Om du kryssar i Kompakt summeras beloppen per kontogrupp, och visar alltså inte varje konto för sig.

Arbetar du med Attest via attestflöde kommer du ha möjlighet att välja om du vill att rapporten ska ta med de leverantörsfakturor som ligger under attest, alltså de ej bokföra leverantörsfakturorna. 

Resultatrapport 12 månader

Resultaträkningen visar företagets intäkter och kostnader under ett räkenskapsår och ger som saldo periodens resultat (vinst eller förlust). I denna rapport visas resultatet per månad.

Systemdokumentation

Enligt bokföringslagen ska en beskrivning finnas över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad. Denna beskrivning, systemdokumentation, ska ge en överblick över bokföringssystemet. Syftet med systemdokumentationen är att envar som har anledning att på något sätt hantera ett företags bokföring, t.ex. företagaren själv, företagets bokföringskonsult, företagets revisor, skatterevisor, konkursförvaltare etc., utan dröjsmål ska kunna erhålla sådan information om bokföringssystemets uppbyggnad som de behöver för att fullfölja sina respektive uppdrag. Systemdokumentationen består normalt sett, enligt Bokföringsnämnden, av kontoplan och samlingsplan.

Topplista kund

Denna rapport visar de kunder ni fakturerat högst summa under vald period. Rapporten räknar bara på fakturor som är bokförda och inkluderar frakt och fakturaavgift.

Topplista leverantör

Denna rapport visar de leverantörer ni betalat högst summa under vald period. Rapporten räknar bara på fakturor som är bokförda. 

Valutarapport kund

Denna rapport visar hur stort fakturabelopp som är bokfört i de olika valutor du använder. Du kan välja om du vill visa valutakursdifferensen (differensen som blir om kursen förändrats mellan tillfällena då fakturan bokfördes och då den betalades). För att du ska kunna visa differensen måste du ha angivit ett konto för valutakursvinst och ett annat för valutakursförlust i inställningarna för Förvalda konton. 

Valutarapport leverantör

Denna rapport visar hur stort fakturabelopp som är bokfört i de olika valutor du använder. Du kan välja om du vill visa valutakursdifferensen (differensen som blir om kursen förändrats mellan tillfällena då fakturan bokfördes och då den betalades). För att du ska kunna visa differensen måste du ha angivit konton för valutakursvinst och valutakursförlust i inställningarna för Förvalda konton. 

Verifikationslista

I verifikationslistan kan du se alla dina verifikationer inom valt intervall. Du kan sortera på en viss verifikationsserie eller om du vill visa alla verifikationer oavsett serie. Om du använder dig av kostnadsställen och bockar i Summerat kommer alla kostnadsställen visas på samma sida. Specificerat innebär att kostnadsställena visas var för sig på olika sidor.