Rapporter - Skapa ny rapport

Klicka på Rapporter i vänstermenyn och klicka sedan på Skapa rapport. Finns det mallar sparade så visas de högst upp. Om du vill använda en mall så klickar du på mallens namn.

Börja med att välja aktuellt datum för rapporten med datumväljaren. Om du exempelvis vill skicka en månadsrapport så ställer du in datumväljaren till den specifika månaden. Då kommer graferna och tabellerna att presentera den månadens siffror. Du kan även välja vad för typ av rapport den ska avse, exempelvis VD-rapport eller koncernrapport. 

I fältet för rubrik anger du huvudrubriken för rapporten. Sedan kan du bygga rapporten med dessa byggstenar:

1. Underrubriker
2. Textfält
3. Grafer (fördefinierade och egna)
4. Tabeller (fördefinierade och egna)
5. Bilder (Bilder eller pdf-sida)
6. Kolumner (skapar en sektion med två kolumner, dvs en halv sida var)

Så här ser verktygsfältet ut, klicka på det du vill lägga till:

1. Lägg till en rubrik
Gör att du kan skapa underrubriker i innehållet.

2. Lägg till en text
Gör att du kan lägga till textstycken. Här kan du även göra enkel formatering som fet stil, kursiv, skapa listor samt göra indrag.

3. Lägg till en graf
Här har du möjlighet att lägga till en grafer som du antingen har skapat själv eller som ligger som standard i Fortnox Koncern. Här går det även att välja vilket affärsområde eller dotterbolag (vid koncernrapport) som grafen ska presentera. Graferna visar historik fram till den tidsperiod du valt ovan. Behöver grafen justeras så kan du klicka på Redigera graf så kopplas du direkt till graf-editorn.  Här kan du se hur du skapar en egen graf.

4. Lägg till en tabell
Denna använder du för att lägga till en tabell, antingen en som du har skapat själv eller en som ligger som standard i Fortnox Koncern, exempelvis resultaträkning, balansräkning eller några av våra Oneliners.

Precis som med graf går det även här att filtrera ut tabellen på affärsområde eller dotterbolag samt att redigera tabellen direkt i tabell-editorn. Här kan du se hur du skapar en egen tabell.

5. Lägg till bild
Här kan du ladda upp en bild till rapporten. Det går även bra att importera en pdf-sida. Tänk på att beskära och skala bilden innan du laddar upp den för bästa resultat.

6. Lägg till kolumner
Här kan du lägga till en sektion med två kolumner i rapporten. Det gör det möjligt att exempelvis ha två tabeller bredvid varandra.

Bifoga fil
Längst ned finns möjligheten att bifoga filer, antingen genom att ladda upp eller välja från Dokument.

Redigera innehåll och flytta
Om du för musen över ett block eller en rad, så ser du några alternativ uppe till höger:

1. Kommentar: Lägg till kommentar under tabellen eller grafen.

2. Kugghjul: Byt ut innehållet mot något annat av samma typ.

3. Plus-tecken: Lägg till innehåll på raden under.

4. & 5. Pilar upp/ned – gör att du kan flytta innehållet uppåt eller nedåt i rapporten.

6. Kryss – Radera innehållet.

Högst upp i rapporten finns ett antal andra alternativ. Genom att klicka på de tre prickarna högst upp till höger kan du spara rapporten som en rapportmall eller skapa en kopia av rapporten. Har bokföringsdata eller andra värden ändrats så att du vill uppdatera pdf:en så klickar du på Uppdatera PDF. Det finns även möjlighet att ladda ner PDF i denna vy.

Klickar du på knappen Ta bort så raderas hela rapporten inklusive alla versioner av den. Då raderas även mappen i dokumentarkivet med pdf-versionen av rapporten och eventuella bilagor.

Bilagor
Under fliken Bilagor finns möjligheten att bifoga finasiella rapporter samt bilagor. Du kan välja att ladda upp filer direkt eller välja dokument från Dokumentarkivet. 

Förhandsgranska
I denna flik visas hur rapporten kommer att se ut innan du bjuder in deltagare och publicerar rapporten. 

Deltagare
I denna flik väljer du vilka användare som rapporten ska skickas till. 
Du kan även bjuda in andra användare att redigera protokollet. Tänk på att inte redigera protokollet samtidigt då ni riskerar att spara över varandra.

När du klickar på Publicera rapport har du möjlighet att skicka mail till användare med ett meddelande, mailet innehåller även en länk till rapporten i Fortnox.

När rapporten har publicerats kommer den inte längre att kunna redigeras. Administratörer, observatörer, ekonomiansvariga och användare som bjudits in att redigera kommer att kunna läsa rapporten, liksom ytterligare användare du bjuder in.

PDF
I sista fliken genereras en PDF av rapporten. För att en PDF ska genereras behöver du ha sparat rapporten i första fliken Rapport. Samtliga publicerade rapporter arkiveras i fliken Dokument i vänstermenyn. 

Inställningar

Under inställningar kan du välja vad för typ av rapport den ska avse, exempelvis VD-rapport eller koncernrapport. Beroende på vilken rapport du väljer kommer olika grafer och tabeller att rekommenderas. Ytterligare rapportinställningar är:

• Tillåt drill down: Gör det möjligt för läsaren att klicka på ett värde eller kategori i finansiella tabeller för att utforska mer detaljerad information.
• Konfidentiell: Rapporten blir endast tillgänglig för de personer som ska ha behörighet att ta del av den. Dessa personer väljs i nästa flik "bjud in och publicera".
• PDF i Landskapsvy: Rapporten justeras till landskapsvy vilket gör det möjligt till bredare tabeller/grafer.