Automatisk koppling till Swedbank

Den automatiska kopplingen till banken gör att du på ett smidigt sätt kan hantera betalningar till och från banken. En bankintegration gör att du kan arbeta digitalt, effektivt och minskar risken för manuella fel. 

Bankintegrationen är kostnadsfri från vår sida, däremot tar de olika bankerna ut en avgift. För att veta mer om detta hänvisar vi dig till din bank.

I en bankintegration med Swedbank kan följande automatiseras:

• Du kan skicka leverantörsbetalningar direkt från Fortnox till Swedbank, som du endast behöver signera i internetbanken.
• Du får automatiskt de genomförda betalningarna inlästa och matchade mot dina leverantörsfakturor.
• Du får automatiskt inbetalningar från dina kunder matchade mot dina kundfakturor.
• Du får kontoutdraget automatiskt inläst för avstämning i funktionen Stäm av konto.

Steg för att komma igång

1. Skapa ett bankkonto i Fortnox under Register - Bankkonton, fyll i ett namn för kontot, välj Swedbank som bank, samt skriv in ditt IBAN & BIC. Är du osäker på ditt IBAN hittar du information via denna länk. 
   
   OBS! Du behöver vara inloggad i Fortnox med bankID för att kunna ändra bankkonto.

2. Skriv in ditt avtalsnummer för betalningar på bankkontot i Fortnox under Register - Bankkonton. Exempel på avtalsnummer är: 06organisationsnummerB001.

3. Klicka på knappen Bankintegration. Logga in hos Swedbank och gör ansökan om bankintegration under menyn Bokföring/anslut bokföringssystem.

4. Du kommer att få en notis i Fortnox om att automatisk bankintegration med Swedbank mottagits. Du kan då börja skicka betalningar.

Innan integrationen sätts igång rekommenderar vi:

• Att alla dina betalningar via LB-fil har utförts innan kopplingen till Swedbank aktiveras. Väntande betalningar redovisas inte tillbaka till Fortnox utan måste bokföras manuellt. Tips! Använd Bankgirots E-blankett för att tidigarelägga alla väntande betalningar: Blankett Bankgiro. (Välj blanketten: Leverantörsbetalningar - Makulera eller ändra. Välj åtgärd: Ändra. Välj typ av betalning: Ändra betalningsdag för alla fakturor (KK21). Skriv in bankgironummer och välj betalningsdag minst en dag tidigare än integrationen startas.

När integrationen är igång rekommenderar vi:

• Att betalningar av leverantörsfakturor alltid initieras från Fortnox. Betalningar som görs manuellt på internetbanken kommer inte med i återrapporteringen till Fortnox, utan måste bokföras manuellt. *
• Att kundinbetalningar alltid betalas till ditt bankgiro. Om betalningar sker till ditt kontonummer kommer de inte med i återrapporteringen till Fortnox, och du måste bokföra dem manuellt. *
• Att du, om du hanterar kreditfakturor för leverantörsfakturor, läser om hur hanteringen av dessa kommer att förändras i det nya filformatet XML: Kreditfakturor XML

 
** Om du aktiverat kopplingen efter 7:e december 2021 kommer du att få ett nyare filformat (en camt053-fil) återrapporterad till Fortnox. Denna filen innehåller hela kontoutdraget, därmed gäller inte dessa punkter för dig.

Betalflöden med Swedbank

Du väljer ut vilka leverantörsfakturor du vill betala i fliken Leverantörsfakturor genom att markera dem i listan och klicka på knappen Betalfil längst ner till höger. Till vänster på knappen har du en lista med de bankkonton du har upplagda. Välj det bankkonto som du vill använda för att betala fakturorna.

När du klickat på Betalfil kommer du vidare till nästa steg där du får en sammanfattning av de leverantörsfakturor som kommer att ingå i din betalfil, med möjlighet att justera betaldatum och belopp på respektive faktura. För att skicka filen klickar du på Skicka ISO20022-fil längst ner till höger på sidan.

Du får en bekräftelse på att filen är skickad samt en direktlänk till en rapport över transaktionerna som skickats. Rapporten kan du även hitta i efterhand under Behandla betalfiler.

Filen landar för signering i Internetbanken Företag under Filhantering.
När det finns en fil att godkänna i internetbanken hittar du den här.

Godkänn i det gamla gränssnittet.

Godkänn i det nya gränssnittet.

På bankkontot under Register - Bankkonton i Fortnox, kan du välja att få e-post till valfri e-postadress, när filer skickats och behöver signeras på banken.

Skulle det vara så att banken av någon anledning inte kan genomföra de betalningar du skickat kommer du att få en notis om detta. Det kan t.ex. vara om du angett felaktiga betaluppgifter på leverantören alternativt om ditt bankkonto på betaldatumet saknar täckning för betalningen.

Notisen är klickbar och tar dig till Behandla betalfiler där du kan återställa betalningen.

OBS! Det går även bra att skicka betalningar direkt från Fortnox App, se
Betala leverantörsfakturor i Fortnox app‍‍

Ångra en skickad betalning

När du signerat en betalning med ett framtida förfallodatum kommer betalningen inte synas som kommande i internetbanken men betalningen finns hos banken och kommer att utföras på valt betaldatum. Om du vill ångra en betalning behöver du göra på följande sätt: 

Inrikesbetalning: Fyll i en E-blankett som du hittar hos Bankgirocentralen, välj blanketten Leverantörsbetalningar - Makulera eller ändra. 

Utrikesbetalning: Kontakta Swedbank för att makulera betalningsuppdraget. Följande information behövs för att makulera betalningen hos banken: betalningsmottagare, betalningsdag, summa, valuta samt ett EndtoEnd-ID för transaktionen. EndtoEnd-ID tas fram av Fortnox support. 

När betalningsuppdraget är makulerat hos banken kan du återställa statusen på fakturan i Fortnox i vyn Behandla betalfiler som du hittar över listan med leverantörsfakturor.

Registrera utbetalningar av leverantörsfakturor

När banken på betaldatum genomfört betalningen får du en klickbar notis om att utbetalningar lästs in, som leder dig till vyn Utbetalningar. Vill du läsa mer om hur du bokför/hanterar de inlästa transaktionerna, se Betala leverantörsfakturor‍.

Registrera inbetalningar av kundfakturor

När banken tagit emot inbetalningar från dina kunder får du en klickbar notis om att inbetalningar lästs in som leder dig till vyn Inbetalningar. Vill du läsa mer om hur du bokför/hanterar de inlästa transaktionerna, se Registrera betalda kundfakturor‍.

Kontoavstämning med kontoutdraget

Med Swedbank kan du automatiskt få ditt kontoutdrag inläst för att stämma av eller bokföra utifrån ditt konto. Du behöver ställa in att din kontoavstämning ska tas emot automatiskt, samt ange ditt bokföringskonto (oftast används konto 1930) under Register - Bankkonton för att dina transaktioner från kontoutdraget ska komma in direkt till fliken Stäm av konto.

I Stäm av konto kan knappen Matcha transaktioner användas för att automatiskt stämma av banktransaktionerna mot bokföringen. Du kan även använda plustecknet för att få hjälp att bokföra banktransaktionerna direkt utifrån kontoutdraget.
Läs mer här: Stäm av konto

Aktivera bankkoppling

I de flesta fall kommer integrationen att aktiveras automatiskt, men det finns fall det kan behövas en manuell handpåläggning av dig. I de fall finner du ett meddelande i notisklockan om att du har en väntande bankkoppling och genom att klicka på notisen kommer du direkt till den vy där du kan aktivera ditt konto.

Bocka i kontot och klicka därefter på "Aktivera" för att etablera kopplingen mellan banken och Fortnox.

När du valt ditt konto kommer kopplingen aktiveras direkt och du kan börja skicka dina betalningar från Fortnox och få dem återrapporterade. Vi rekommenderar att ange ditt konto som förvalt Huvudkonto, som underlättar vid betalningar av leverantörsfakturor. 

‍‍