Fakturatolkning - Byråsamarbete

Slipp den manuella hanteringen av din klients leverantörsfakturor och få dem tolkade och automatiskt registrerade i programmet – redo för dig att bokföra med ett enda klick. 

Om din klient arbetar med Fortnox smarta tolkning så tolkas leverantörsfakturor direkt när de kommer in till Fortnox. Om det inte finns ett sparat motkonto eller konteringsmall på leverantören presenteras ett förslag på hur fakturan ska bokföras.

Vi erbjuder två olika arbetsvyer, Standardvyer och Förenklade vyer. Om din klient arbetar i Förenklade vyer eller Appen kan de alltid ta hjälp av byrån när det behövs genom att välja alternativet Få hjälp av byrån på underlaget. Du som konsult kan då se över underlaget innan det bokförs.

När en ny faktura kommit in visas kortet Inkomna fakturor för klientanvändare med licens för Fortnox Bokföring. Kortet visas både i appen och på startsidan i webben. Kortet visas oavsett om fakturan inkommit till Fortnox via e-faktura, e-post, laddats upp till Fortnox Arkivplats, tolkats via postalt flöde eller fotats i appen.

Priset för automatisk fakturatolkning är 4.90 kr per tolkad faktura. Debiteringen sker när konsulten eller klienten klickar på Spara, Skicka för attest, Få hjälp av byrån eller Bokför.

Läs mer i Fakturatolkning med bokföringsförslag.

Hur skiljer sig Standardvyer mot Förenklade vyer?

Standardvyer har stöd för samma funktionalitet som när du skapar en leverantörsfaktura manuellt. Det är vårt primära arbetsflöde för inkomna fakturor. 

Förenklade vyer är våra enklaste arbetsvyer. De är till för användaren som bara vill granska sin inkomna faktura och få ett bokföringsförslag. Förenklade vyer lämpar sig bäst för de klienter som vill hantera leverantörsfakturaflödet på egen hand och primärt ta hjälp av byrån vid enskilda fakturor.

Förenklade vyer har ej stöd för:

• Korrigering av attestflöde
• Lägga till/ändra projekt och kostnadsställe
• Konteringsmallar
• Automatkontering
• Lagerhantering och artikelregistrering
• Periodisering

Hur går det till?

1. Klienten eller du som konsult aktiverar fakturatolkningen.

Fakturatolkningen kan aktiveras via klientens startsida, webbinställningar eller Fortnox App. Du som konsult kan enbart aktivera funktionen via din klients webbinställningar. 

På startsidan aktiveras funktionen genom att klicka på kortet Tolkad på ett ögonblick, bokförd med ett klick!. Följ sedan guiden för att aktivera. 

Aktivering via webbinställningar görs under Kugghjulet, Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning. Välj Fakturatolkning med bokföringsförslag. Om klienten ska arbeta i förenklade arbetsvyer, sätter ni även en bock i rutan Förenklade vyer.

Vid aktivering via Fortnox App loggar klienten in i appen och klickar på det informationskort som finns om fakturatolkning. Från kortet går klienten igenom en aktiveringsguide med mer information.

2. En faktura inkommer och sparas eller bokförs

När en ny faktura kommit in visas detta för klienten genom kortet Inkomna fakturor i appen och på startsidan. Kortet visas oavsett om fakturan inkommit till Fortnox via e-faktura, e-post, laddats upp till Fortnox Arkivplats, tolkats via postalt flöde eller fotats i appen.

För att kunna se kortet behöver klienten ha licens för Fortnox Bokföring med behörighet att Spara leverantörsfaktura och Skicka för tolkning. Om klienten inte ska kunna bokföra fakturorna kan detta styras genom att klienten endast har behörighet för att Spara, ej Bokföra. 

Konsulten kan se vilka fakturor som finns tolkade, men som ännu inte hanterats av klienten. Detta göras via tjänsten Digitala registreringar: inkomna fakturor.

Få hjälp av byrån

Även om klienten har behörighet att bokföra fakturorna, kan det finnas fall när hen vill att konsulten uttalar sig innan detta görs. Alternativet Få hjälp av byrån kan då användas från fakturaunderlaget. Det finns idag tillgängligt i Förenklade vyer och Appen. 

Tjänsten Leverantörsfakturor - Digitala inkomna förfrågningar skapas automatiskt första gången din klient önskar hjälp från byrån, en aktivitet per förfrågan. Aktiviteten benämns Digitala inkomna förfrågningar: Lev.faktura: X.

När klienten väljer Få hjälp av byrån är det även obligatoriskt med en kommentar för att förklara vad fakturan gäller, så att du som redovisningskonsult kan bokföra korrekt. Kommentaren skickas i meddelandetjänsten till redovisningskonsulter som har tillgång till leverantörsfakturan. Meddelandet kopplas också till den leverantörsfaktura där förfrågan gjordes och kan kommas åt därifrån av konsulter som har tillgång till fakturan. Meddelandet visas även i samlingsvyn på klientkortet.

Till vilka skickas meddelanden vid förfrågningar?

Initialt skickas meddelandet i samband med inkommen förfrågan till de senast inloggade som har tillgång till leverantörsfakturan, alternativt är systemadministratör på klienten samt handläggare för tjänsten Leverantörsfakturor - Digitala inkomna förfrågningar.

I andra hand väljs de konsulter som har tillgång till leverantörsfakturan på klienten och i tredje hand de konsulter som är systemadministratörer på klienten. Finns inget av ovanstående så skapas meddelandet ändå och återfinns på leverantörsfakturan på klienten, men utan mottagare. Meddelandet skickas till max 5 mottagare.

Om en konsult får meddelanden i samband med förfrågningar men inte vill få dessa, kan behörigheterna för konsulten ses över på klienten. Det gäller då behörigheterna för leverantörsfaktura. Konsulten behöver också tas bort som handläggare på tjänsten. Det motsatta gäller om någon som inte får meddelandet ska få notiser i meddelandetjänsten.