Fakturatolkning - Kom igång

Fakturatolkning med bokföringsförslag

Om du arbetar med Fortnox smarta tolkning så tolkas dina leverantörsfakturor ögonblickligen när de kommer in till Fortnox. Leverantör, datum, belopp m.m. läggs automatiskt in och du får ett förslag på hur fakturan ska bokföras. När en ny faktura kommit in ser användare med licens för Fortnox Bokföring det i kortet Inkomna fakturor. Kortet visas både i appen och i Lobbyn på datorn. Det spelar ingen roll om fakturan kommit till Fortnox via e-faktura, e-post, laddats upp till Fortnox Arkivplats, tolkats via postalt flöde eller fotats. Alla dokument i formaten pdf, jpg och png som kommer in som leverantörsfakturor tolkas. Priset för automatisk fakturatolkning är 4.90 kr per tolkad faktura. Debiteringen sker när du klickar på Spara, Bokför, Skicka för attest eller Få hjälp av byrån.

Vilka fakturor kan tolkas? 

Fakturor via e-post

Vi rekommenderar att du undviker pappersfakturor i möjligaste mån, både för att de kräver mer arbete för dig att hantera och på grund av den negativa miljöpåverkan. Hämta istället e-postadressen under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning och ge till dina leverantörer. Det är denna e-postadress de ska använda när de skickar fakturan så att den kommer direkt in i ditt Fortnox. För att kunna skickas får en fakturas filstorlek inte vara större än 10 MB och filen måste vara i ett av filformaten PDF, TIFF eller JPEG. Varje faktura ska skickas som en separat fil, men kan innehålla flera sidor. Du kan också ladda upp leverantörsfakturorna eller mejla in dem själv. 
Läs mer här: Koppla bild till leverantörsfaktura eller verifikation 

E-faktura

Ännu bättre är att få in fakturorna som e-fakturor. Då kan du vara säker på att alla fakturauppgifterna läggs in korrekt. 
Läs mer här: Kom igång med e-faktura

Pappersfaktura

Om du fått en pappersfaktura kan du fota denna via appen. Då tolkas uppgifterna automatiskt och underlaget skapas upp inom några sekunder. Du klickar på det gröna plustecknet längst ned i appen och väljer Registrera underlag. Kameran startas, du fotograferar din faktura och väljer att registrera den som en leverantörsfaktura. I nästa steg finns möjlighet att skapa en ny leverantör, dela upp fakturan på flera konton samt välja om du vill spara eller bokföra fakturan. 
Läs mer här: Skicka in bilder på leverantörsfakturor 

Det finns också möjlighet att skicka dina pappersfakturor till en annan adress där de hanteras och tolkas. 
Läs mer här: Fakturatolkning - Postalt flöde‍ 

Aktivera Fakturatolkning med bokföringsförslag

För att aktivera Fakturatolkning med bokföringsförslag behöver en användare eller konsult ha licens för Fortnox Bokföring, med behörighet Skicka för tolkning och inställningar för Leverantörsfakturor. Fakturatolkning med bokföringsförslag aktiveras/inaktiveras under Kugghjulet → Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning när du är inloggad i Fortnox på datorn. Det kan också finnas kort för aktivering i appen eller Lobbyn. 

I inställningarna väljer du Fakturatolkning med bokföringsförslag och sparar. Inskickade underlag tolkas omgående. Vi erbjuder Förenklade vyer för den som enbart vill se de viktigaste fälten att hantera på en leverantörsfaktura. Observera att Förenklade vyer inte har stöd för alla funktioner som skapa periodisering, korrigera attestflöde och liknande. Om förenklade vyer passar ditt arbetssätt, markerar du både Fakturatolkning med bokföringsförslag och Förenklade vyer i inställningarna.
Läs mer här: Fakturatolkning - Webbvyer‍

Så här fungerar Fakturatolkning med bokföringsförslag

Fakturaflödet i fakturatolkning med bokföringsförslag består av 6 steg. Nedan presenteras de olika stegen i korthet. Samtliga steg kan genomföras i både app och webb. I webben erbjuder vi två olika arbetsvyer, Standardvyer och Förenklade vyer. 

Steg 1 - Klicka på todo-kortet Du har fått X fakturor.

Steg 2 - Användaren skickas till vyn Inkomna fakturor och kan där hantera en eller flera fakturor. I listan visas fakturor som tolkats digitalt och postalt, samt inkomna e-fakturor. 

Steg 3 - Klicka på en faktura och se över tolkad information. Komplettera med det som saknas eller justera det som är felaktigt. I Standardvyer finns möjlighet till massbearbetning. 

Steg 4 - Om fakturan kommer från en ny leverantör, skapar du upp leverantören och sparar önskvärd information. 

Steg 5 - Fördela kostnaden på fler bokföringskonton. I Förenklade vyer och Appen benämns det Lägg till uppdelning. 

Steg 6 - Spara fakturan, bokför fakturan, skicka fakturan för attest eller välj att ta hjälp av din byrå. Valmöjligheterna styrs av företagets inställningar och eventuell byråkoppling. 

Kort för attest och betala

När fakturan är tolkad och granskad får du fortsatt hjälp av nya todo-kort i appen och Lobbyn. 

Läs mer om attest av leverantörsfakturor

• Attestera leverantörsfakturor i Fortnox App
  
  
• Attestera leverantörsfakturor 

Läs mer om betalning av leverantörsfakturor

• Betala leverantörsfakturor i Fortnox App
  
  
• Betala leverantörsfakturor