Dubbla rapportmottagare i Kvitto & Resa

Du kan skicka utlägg och reseräkningar från Kvitto & Resa till olika mottagare genom att välja in fler rapportmottagare under Inställningar. Exempelvis kan du välja att skicka utlägg som hör till företagskortet till bokföringen, men resterande utlägg till ditt löneprogram. Både till Fortnox Bokföring samt Fortnox Lön får du med bilder som underlag.

Inställningar

Gå till Inställningar i Kvitto & Resa, klicka på plustecknet vid Rapportmottagare och välj sedan de rapportmottagare du vill lägga till.

För att sortera vilken som ska vara första respektive andra mottagare kan du dra och flytta prickarna till vänster om respektive rapportmottagare.

Exempel: Välj Fortnox Bokföring som första rapportmottagare om du vill att alla rapporter ska till bokföringen för att kostnadsföras så snart som möjligt, och löneprogrammet som andra rapportmottagare om du exempelvis vill skicka in alla löneunderlag samtidigt en gång per månad. 

Viktigt är nu att välja ut vilka utläggstyper som ska gå till respektive rapportmottagare.

I bildexemplet nedan vill vi att alla utlägg som har betalsättet Företagskort ska gå till Fortnox Bokföring. Till Fortnox Lön skickar vi alla utlägg med betalsätt Privat och även reseräkningar för Milersättningar och Traktamenten.

Det går att välja samma utläggstyper till båda rapportmottagarna, exempelvis om det ska vidarefaktureras. Det som är viktigt att tänka på då är att kontot som används för betalsätten även läggs in under Inställningar - Lön - Utlägg. Detta för att undvika att det blir dubbelt bokfört.

Läs mer här: Skicka reseräkningar till både Bokföring och Lön‍‍

Skicka in rapporter

Under Rapporter - Redo att skickas ser du båda rapportmottagarna och kan klicka på den mottagare du vill hantera. Oavsett vilken rapportmottagare utläggen ska skickas till så hamnar alla rapporter först under rapportmottagare 1.
När användarna skickar in sina rapporter hamnar de i detta fall på Fortnox Bokföring. Har du Attest aktiverat måste du attestera rapporterna innan de syns under Redo att skickas.

Markera rapporterna och välj Skicka rapporter, när du gör detta kommer det att skapas en verifikation i bokföringen för betalsättet Företagskort, som vi tidigare gjort inställningar för. Traktamente ställde vi in att det ska gå till Fortnox Lön, och då skapas ingen verifikation för den resan.

Därefter klickar du på rapportmottagare Fortnox Lön och där ligger alla de rapporter som du nyss valt att skicka.

Markera dem på nytt och klicka på Skicka rapporter. I detta skede kommer de rapporter med utläggstyper som ställts in på Rapportmottagare Fortnox Lön, att föras över till Fortnox Lön. De reseräkningar som inte är inställda för att skickas till denna rapportmottagare skickas inte dit.