Inställningar i Fortnox Tid

Film: Inställningar

För att komma till inställningarna i Fortnox Tid klickar du på kugghjulet uppe till höger i programmet och väljer Tid.

Inställningarna är indelade i tre flikar:
* Personliga inställningar
* Generella inställningar
* Registreringskoder.

Personliga inställningar

Under Personliga inställningar gör du de inställningar som endast berör dig som användare.

Välj hur många dagars registreringar som ska visas
Ofta när du registrerar tid så kan du utgå från en tidigare registrering som gjorts för samma aktivitet. Här väljer du hur många dagar bakåt i tiden som du vill se registreringar för.

Visa tid i timmar och minuter i Registrering
Denna inställning handlar om hur du vill ange minuter. Grundinställningen är att exempelvis en halvtimme skrivs som 0,50, så två registreringar à 0,50 blir en timme. Du kan dock välja att en halvtimme ska skrivas som faktiska minuter, alltså 0,30, och då blir två registreringar à 0,30 en timme.

Visa debiterbar tid i Registrering
Med denna inställning visas, utöver den arbetade tiden, även den debiterbara tiden i registreringsvyn. Den debiterbara tiden presenteras inom parentes.

Generella inställningar

De generella inställningarna gäller för alla användare av Tid.

Order/fakturaunderlag
Här ställer du in om det från Tid ska skapas orderunderlag eller fakturaunderlag. Om du vanligtvis skapar exempelvis fakturor, så kan du tillfälligt ändra inställningen om du vill skapa en order. Glöm inte att ändra tillbaka efteråt.

Tidsregistreringar
Denna inställning reglerar vilken den minsta debiterbara enheten som ska användas är. Du kan välja mellan 1, 15, 30 eller 60 minuter. Har du exempelvis inställningen 15 minuter och du registrerar 5 minuters arbete, så räknas den debiterbara tiden automatiskt upp till 15 minuter.

Uppskattad kostnad/h
Här anger du vilken uppskattad kostnad per timme som ska användas för de olika användarna. Du kan även ställa in ett tidsintervall som anger när den aktuella kostnaden per timme ska gälla.

Fakturaunderlagsmall
En fakturaunderlagsmall styr hur innehållet på fakturan presenteras. Det finns färdiga mallar att utgå ifrån, men du kan även skapa en egen genom att klicka på Skapa ny. Den nya mallen ger du en benämning och skriver in om det finns någon text som du alltid vill inleda dina fakturor med. Sedan bestämmer du upplägg på mallen genom att dra de tillgängliga detaljnivåerna från vänster till höger ruta, och där välja den ordning de ska visas i. Avslutningsvis väljer du om dina tidsregistreringar ska visas separerade eller ej, alltså en per rad eller i klump.

Intern tid
Om du har företag där du vill kunna följa upp nedlagd tid, men där tiden aldrig ska faktureras, så lägger du upp dessa företag under Intern tid. Det kan gälla den egna verksamheten eller vissa kunder. Observera att registreringar på dessa företag aldrig visas under Debiterbar tid och du kan inte heller skapa fakturaunderlag.

Kunna låsa upp klarmarkerade dagar
Här ställer du in vilka användare som ska kunna låsa upp sina egna klarmarkerade dagar. För att låsa upp dagar bakåt i tiden måste man låsa upp dag för dag, bakåt till den dag man behöver ändra. 
En användare som redan har behörighet att ändra andras tider påverkas inte av denna inställning.

Prisgrupper

När ett fakturaunderlag skapas hämtas priser för de artiklar som har debiterbar tid registrerat. Med prisgrupper kan man sätta olika priser på en artikel (enbart tjänst, ej vara) beroende på vem som utfört arbetet och registrerat den debiterbara tiden. Är prisgrupper aktiverat för tjänsten och användaren så hämtas priset från prisgrupper istället. Inställningar för prisgrupper hittar man under fliken Prisgrupper.

För att aktivera prisgrupper klickar du på Aktivera prisgrupp.

Notera: Att inaktivera prisgrupper är “icke destruktivt”. Dina inställningar tas inte bort, de blir enbart tillfälligt inaktiva och priser hämtas från aktuell prislista.

Artiklar har sina sina priser definierade i prislistor i artikelregistret, detta för att kunder i kundregistret kan använda sig av en förvald prislista och därmed kan en artikel ha olika priser mot olika kunder. Prisgrupper anammar också detta och för att skapa priser för en specifik artikel så väljer man först vilken prislista man vill sätta priser för.

För att skapa en prisgrupp med priser för prislista A skriver du in namnet för prisgruppen i fältet Lägg till prisgrupp, t ex juniors. Klicka sedan utanför fältet eller tryck på TAB. Fortsätt med samma förfarande för resterande prisgrupper, t ex seniors. Lägg sedan till tjänster genom att söka eller välja en artikel (tjänst) från fältet Lägg till tjänst, t ex Bokföring.

När du skapat prisgrupper och valt vilka tjänster som ska ha alternativa priser för dessa prisgrupper så skriver du in pris för varje prisgrupp och tjänst. Notera att innan du skrivit in ett alternativt pris så är det priset från prislistan, “Standardpris”,  som gäller som förvalt pris. 
Detta ger möjligheten att konfigurera en mer komplex prisgruppsmatris där du kan välja att vissa prisgrupper för vissa tjänster inte ska ha ett alternativt pris, dessa standardpriser visas med kursiv stil och grå färg i prismatrisen.

För att lägga till användare till en prisgrupp så söker du fram och väljer en användare i fältet Välj användare samt bredvid användaren, t ex Anna.

I fältet Välj prisgrupp till höger om användaren väljer du den prisgrupp som användaren ska tillhöra, t ex Seniors.

En dialogruta visas som ger möjlighet att skapa tidsperioder som en användare ska tillhöra prisgrupper. T ex så kan en användare börja som junior fram till ett visst datum och sedan automatiskt bli senior. Klicka på OK för att spara och stänga rutan.

Nu är det klart för användaren att registrera debiterbar tid och priset från användarens prisgrupp ska tillämpas när fakturaunderlag skapas.

Gör om proceduren för ytterligare prislistor, prisgrupper och användare.

Registreringskoder

På fliken Registreringskod finns en översikt över de olika registreringskoder som kan användas vid tidsregistrering, samt vilka inställningar du vill ha för dessa.

- Prismultiplikator gäller priset till kund och du anger här hur mycket det ska justeras på fakturan.
- Kostnadsmultiplikator gäller istället den interna kostnaden och hur mycket kostnaden för användaren ska justeras.
- Endast registreringskoder som är aktiva kan användas vid tidsregistrering.