Koppla betalningsuppdrag till medgivanden i Autogiro

När du har skapat dina medgivanden i Fortnox Autogiro behöver du skapa ett betalningsuppdrag för att dragningar ska kunna göras utifrån det medgivande som har godkänts.

Betalningsplan inställningar

Innan du skapar dina betalningsuppdrag så finns det en inställning som kan göras för att underlätta för dig och som kan spara dig tid. Klicka på inställningar uppe till höger i programmet, gå in i inställningarna för Autogiro och öppna upp blocket Betalningsplaner. 

Här kan du skapa och lägga upp betalningsplaner som kommer att fungera som en mall som du kan använda dig av när du lägger upp betalningsuppdrag på dina medgivanden. Genom att skapa betalningsplaner kan du på ett enkelt sätt välja in dessa i dina betalningsuppdrag och på så sätt behöver du inte fylla i alla fält varje gång du skapar ett nytt betalningsuppdrag. Denna inställning ger dig möjlighet att lägga upp betalningsplaner på dina vanligaste betalningsuppdrag, till exempel en medlemsavgift, ett abonnemang eller liknande. För att skapa en ny betalningsplan klickar du på knappen Skapa ny. 

Det är här du lägger upp och skapar dina betalningsplaner. Du fyller i en benämning och väljer sedan vilket intervall din betalningsplan ska ha samt om den ska vara löpande eller ha ett fast antal dragningar. Beroende på vilket intervall du väljer så blir dragningsdagen annorlunda. Alla de intervall som har sista bankdag utskrivet kommer inte ge dig möjlighet att själv fylla i en dag i dragningsdag. Då gråas denna ruta ut, eftersom de intervall bygger på att denna dag kan variera beroende på när sista bankdag infaller i den aktuella månaden.

När du har fyllt i informationen i din betalningsplan klickar du på Spara för att avsluta.

När din betalningsplan är sparad kommer du att se den i listan över betalningsplaner i inställningarna för betalningsplaner samt i betalningsuppdrag som ska skapas.

Här kan du läsa mer om övriga Inställningar i Autogiro‍‍.

Skapa betalningsuppdrag

Efter denna inställning är gjord går vi tillbaka till våra medgivanden. Genom att klicka på fliken Medgivanden uppe till vänster så du kommer tillbaka till listan. Välj det medgivande som du ska skapa ett betalningsuppdrag i listan och klicka på det. Här finner du längst ner på sidan en del som heter betalningsuppdrag. För att skapa ett betalningsuppdrag klickar du på Lägg till betalningsuppdrag. 

När du gjort detta öppnas en ny ruta upp där du skapar ditt aktuella betalningsuppdrag som är kopplat till det valda medgivandet. Här har du möjlighet att ställa in det du gjorde tidigare när betalningsplanen skapades i inställningarna. Det som är värt att poängtera är att alla de betalningsplaner som skapats i inställningarna endast är mallar och även om du väljer in en sådan betalningsplan kan du ändå ändra alla de olika fälten om det skulle vara så att det inte passar för just detta betalningsuppdrag. 

Om du vill välja in en redan skapad betalningsplan så klickar du på pilen till höger i fältet för betalningsplan. Där kan du välja mellan de redan skapade betalningsplaner som du har lagt upp och när du väljer en av dessa hämtas informationen för den valda betalningsplanen från inställningarna. 

När du är färdig med inställningarna i ditt betalningsuppdrag väljer du att klicka på Spara.

När du har sparat ditt betalningsuppdrag kommer du att se ditt betalningsuppdrag på själva medgivandet.

I ovanstående exempel blir betalningsuppdraget gult då själva medgivandet inte är godkänt, vilket innebär att betalningsuppdraget inte kan skickas iväg förrän medgivandet har godkänts.

Om du till exempel arbetar med nya betalningsuppdrag varje månad till ett medgivande så kommer du endast att se de senaste 10 betalningsuppdrag som skapats inne på ett medgivande, även om det finns fler skapade betalningsuppdrag. För att se alla betalningsuppdrag till ett specifikt medgivande kan du då klicka på fliken Historik och där söka på det aktuella medgivandet för att se alla kopplade betalningsuppdrag.

Du kan se om ett medgivande har ett aktivt betalningsuppdrag genom att medgivandet i listan har en symbol längst ute till höger på raden.

Här kan du läsa mer om hur du skapar och lägger upp medgivanden.

Skapa betalningsuppdrag via en faktura

Det går också att skapa ett betalningsuppdrag i Autogiro genom att skapa en kundfaktura där du väljer att betalningsvillkoret är Autogiro. För att detta ska fungera måste den valda kunden på kundfakturan ha ett aktivt medgivande i Fortnox Autogiro. Om kunden inte har detta kommer du att få ett felmeddelande i programmet.

Har kunden ifråga ett aktivt medgivande, kommer det utifrån den kundfaktura som skapats att skapas ett betalningsuppdrag i Fortnox Autogiro. Förfallodagen på fakturan beräknas utifrån den inställning som är gjord i Generella inställningar för Autogiro i inställningar. En viktig sak att tänka på är att om man mot förmodan ändrar förfallodatum på en bokförd faktura med betalningsvillkoret Autogiro så uppdateras inte dragningsdatumet på det kopplade betalningsuppdraget. För att kunna ändra dragningsdatumet på betalningsuppdraget behöver du i så fall radera det i autogiro, sätta fakturan som ej bokförd, ändra förfallodatumet och bokföra den igen. Därefter skapas det ett nytt betalningsuppdrag med rätt dragningsdatum uträknat efter det nya förfallodatumet på fakturan.

Alla dina betalningsuppdrag visas under fliken Betalningsuppdrag. Där listas dem och du kan även söka fram ett specifikt betalningsuppdrag via sökrutan du finner längst upp. Du kan här söka på uppdragsnummer, kundnummer, namn och fakturanummer.

Fliken Betalningsuppdrag är endast till för att lista alla de betalningsuppdrag som du har i Fortnox Autogiro. Du kan här söka upp ett specifikt betalningsuppdrag men du kan inte skapa några nya. Detta kan du endast göra under fliken Medgivanden och inne på ett specifikt medgivande.